Triangle Equities sfrutta SharePoint Online e Microsoft Flow per automatizzare il reporting degli investitori

Riepilogo

Triangle Equities (Triangle) è una società di sviluppo immobiliare a servizio completo con sede a New York City che possiede e gestisce oltre un milione di piedi quadrati di proprietà commerciali, residenziali e miste. Sono stati una delle principali società di sviluppo immobiliare a New York City negli ultimi 30 anni. Triangle ha numerosi sviluppi e proprietà in tutta New York City che possiede e gestisce e si rende conto che una tecnologia all'avanguardia è un requisito per consentire loro di condurre affari in modo efficiente. L'organizzazione fa affidamento su SharePoint Online e Office 365 da diversi anni, disponendo di una intranet aziendale integrata in SharePoint Online, oltre ad essere un negozio Microsoft.

Triangle Equities disponeva di un processo manuale che sfruttava Microsoft Excel per gestire e mantenere le attività relative ai requisiti di rendicontazione degli investitori. Questi requisiti includevano rapporti di conformità, rendiconti finanziari e altri file critici relativi allo sviluppo. Sebbene Excel sia potente, non possedeva nessuna delle funzionalità di flusso di lavoro, gestione delle attività e gestione dei progetti necessarie. Inoltre, la possibilità di creare automaticamente nuove attività ricorrenti una volta completate le attività farebbe risparmiare ore di lavoro su ciascun progetto. SharePoint Online, con le sue potenti funzionalità di gestione delle attività, insieme a Microsoft Flow, disponeva di tutte le funzionalità desiderate per automatizzare questo processo manuale e, a sua volta, ridurre il numero di ore lavorative trascorse in un'attività o nella capacità di gestione di un progetto.

Sfida

Come parte delle loro operazioni, i membri dello staff di Triangle hanno il compito di rendicontare gli investitori, che comprende numerosi elementi ricorrenti che vanno dai rapporti di conformità, ai rendiconti finanziari, ai rapporti sui benefici della comunità e ai rapporti sui costi di costruzione. Le date di scadenza per questi articoli possono variare da mensili, trimestrali, semestrali o annuali, a seconda dell'attività.

Per gestire le proprie attività di rendicontazione degli investitori, Triangle Equities si è affidata all'uso di un foglio di calcolo Excel. Una delle principali sfide che hanno dovuto affrontare è stata che numerosi membri del team sono stati coinvolti in diversi progetti e ognuno aveva le proprie date di scadenza per le attività associate. Gli utenti dovevano essere in grado di assegnare attività ai membri del team e avvisarli 15, 30, 60 e 90 giorni prima della data di scadenza dell'attività. Inoltre, tutti i membri del team associati a un'attività dovevano ricevere un'e-mail automatizzata ogni lunedì, in cui venivano evidenziate le attività scadute e le attività in scadenza nella settimana successiva.

Quando si utilizza Excel, una volta contrassegnate come completate le attività ricorrenti, è stato necessario un intervento manuale per aggiungere nuove attività ricorrenti per il ciclo ricorrente successivo. Quando si gestiscono più progetti, l'esecuzione di queste attività costa una quantità significativa di ore di lavoro. Potenzialmente essere in grado di automatizzare questo processo aggiungerebbe ancora più valore alla soluzione di reportistica per gli investitori di SharePoint.

Sebbene Excel sia potente, questi requisiti di automazione specifici andavano oltre le sue capacità. La scelta logica era sfruttare Microsoft Flow insieme a un elenco di attività di SharePoint personalizzato per implementare i requisiti.

Strategia

Longi Engineering aveva implementato una intranet SharePoint Online per Triangle, utilizzata in tutta l'azienda da tutte le business unit. L'adozione da parte degli utenti era elevata e verso la fine dell'implementazione, Longi Engineering aveva dimostrato potenzialmente come Flow, PowerApps e Power BI potessero essere utilizzati per altre sfide aziendali.

Come parte dell'implementazione, Microsoft Flow è stato utilizzato per implementare le notifiche per gli utenti 15, 30, 60 e 90 giorni prima della scadenza delle attività. Ciò aiuta a garantire che i membri del team possano evitare scadenze mancate poiché ora sono più consapevoli delle loro imminenti attività da affrontare. Nel caso in cui un'attività non sia stata affrontata entro la data di scadenza, l'attività viene evidenziata in rosso ed elencata come prima attività nell'elenco. Viene eseguito un Microsoft Flow settimanale che invia tramite posta elettronica ai singoli membri del team lo stato degli articoli correnti, evidenziando le attività scadute. Una volta completate le attività ricorrenti, viene attivato un flusso Microsoft per creare automaticamente una nuova attività con una nuova data di scadenza.

Risultati

L'implementazione di Microsoft Flow ha contribuito a ridurre notevolmente i costi di gestione dei progetti e il numero di ore di lavoro dedicate a ciascun progetto.