Ruolo chiave per Office 365 e Information Leadership nella trasformazione e conformità del business presso il Central Hawke's Bay District Council

Pubblicato il 21 aprile 2020

Riepilogo

Il Central Hawke's Bay District Council (CHB) è il primo consiglio neozelandese a utilizzare l'Office 365 per un sistema elettronico di gestione dei documenti e dei record (EDRMS) diffuso e conforme al Public Records Act.

Questa mossa è stata vista dal nuovo team dirigenziale di CHB come un progetto fondamentale per la trasformazione aziendale interna. In precedenza, i documenti del consiglio venivano creati e gestiti come documenti cartacei e documenti elettronici in condivisioni di file ad hoc. Ciò ha reso difficile per il personale ottenere un quadro completo nel prendere decisioni e dare consigli. Ha inoltre ostacolato la razionalizzazione dei processi aziendali per migliorare l'efficienza ei livelli di servizio.

Il nuovo sistema Office 365 fornisce metodi coerenti e semplici per archiviare documenti ed e-mail e fornisce una ricerca potente, inclusa la ricerca per proprietà o cliente. È anche integrato con il loro sistema di valutazione e proprietà.

Ciò ha migliorato la capacità del personale di lavorare ovunque, collaborare, servire i propri elettori in modo più efficiente e costituisce la base per il posto di lavoro del futuro. CHB sta ora sfruttando ulteriormente questo aspetto attraverso iniziative digitali per lavorare e servire la comunità e le parti interessate.

Sfida

Gran parte delle informazioni di CHB erano conservate in documenti cartacei, nonché in file elettronici su condivisioni di file e all'interno di e-mail. Le cartelle di condivisione file erano profonde fino a dieci e avevano strutture ad hoc. Ciò ha reso difficile individuare tutte le informazioni su un argomento o una proprietà, soprattutto per il nuovo personale.

Affrontando questi problemi, CHB ha voluto incoraggiare la condivisione delle conoscenze e diffondere le informazioni all'interno dell'organizzazione, nonché aumentare l'efficienza e aumentare i livelli di servizio.

Per raggiungere questo obiettivo sarebbero necessari comportamenti significativi e cambiamenti di processo. Il piano di implementazione doveva essere integrato nella gestione e nella governance del cambiamento. Occorreva anche la creazione di strutture concordate coerenti per il modo in cui le informazioni sarebbero state archiviate e trovate.

Strategia

I workshop hanno mostrato che i dipartimenti di CHB avevano ciascuno esigenze e flussi di lavoro molto specifici, ma avevano comunque bisogno di accedere agli stessi documenti. Per questo motivo, l'unificazione di varie condivisioni di file e fonti di informazioni era una priorità. In particolare, tirando tutto in un'unica ricerca immobiliare.

La facilità di archiviazione delle informazioni, nonché la protezione delle informazioni sensibili, erano una priorità. I progetti includevano l'uso di app iWorkplace basate su Azure che consentono la classificazione automatica dei metadati. Un'altra app iWorkplace (Smart Case Files) semplifica la gestione dei contenuti e offre al personale amministrativo un facile accesso per impostare sicurezza e autorizzazioni dettagliate senza diritti di amministratore di sistema. Questo è molto utile per gestire i rischi legati alla privacy e alla sensibilità commerciale.

Le esigenze di conformità al Public Records Act sono state soddisfatte dalla raccolta di documenti nativi di Office 365 e dalle strutture di metadati accoppiate all'app iWorkplace Smart Records. Questa app Azure crea un datamart di tutti i record che possono essere utilizzati per i rapporti di giunzione/dadi, nonché per creare regole per la conservazione e l'eliminazione dei contenuti. Le regole possono essere automatizzate e includere processi per la valutazione manuale e le approvazioni da smaltire, se necessario.

Il progetto prevedeva un profondo impegno con il personale sulla progettazione degli spazi di lavoro che avrebbero utilizzato. C'è stato anche un evento espositivo interattivo che ha mostrato visivamente lo scopo del progetto, i problemi risolti e come altre organizzazioni e consigli della Nuova Zelanda avevano utilizzato Office 365.

Con il progredire del progetto, è stata allestita un'ulteriore fiera per elaborare i cambiamenti chiave necessari per l'interazione digitale esterna - con clienti, comunità e gruppi di parti interessate. Ciò ha aiutato non solo a pianificare il futuro, ma anche ad approfondire l'adesione e la comprensione di come Office 365 dovrebbe funzionare per loro.

Volevamo qualcosa che andasse oltre la semplice archiviazione di file digitali. Volevamo qualcosa che sarebbe stato un catalizzatore per il nostro viaggio digitale in modo da poter realizzare la nostra aspirazione a pensare in modo più intelligente, lavorare meglio insieme e consentire l'eccellenza dei clienti. Office 365 ci ha consentito l'accesso al posto di lavoro del futuro e l'accesso al futuro digitale.

Monique Davidson (CEO, Central Hawke's Bay District Council)

Risultati

La ricerca dettagliata e personalizzabile di SharePoint è stata un miglioramento immediato per il personale che ora può trovare i documenti, filtrati per: reparto, fascicolo o tipo di documento. Le informazioni sono conservate in spazi di lavoro strutturati in modo coerente che includono tutte le funzioni e le attività.

Il personale ha riscontrato vantaggi inaspettati, come la possibilità di lavorare da remoto durante le udienze di presentazione. Con i loro EDRMS e la loro strategia in atto, CHB continua a scoprire nuove opportunità di lavorare con SharePoint e Office 365. Questo informa la loro strategia mentre pianificano di sviluppare la loro piattaforma Office 365 nelle fasi future della loro trasformazione digitale.

In qualità di prima organizzazione del governo locale in Nuova Zelanda ad adottare SharePoint e Office 365 per EDRMS di livello di conformità, il Consiglio distrettuale della baia di Hawke centrale ha aperto le porte ad altri comuni.

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