Microsoft Viva verstärken
Projektaktualisierungen
Szenario
Eine effektive Kommunikation von Projektaktualisierungen ist von entscheidender Bedeutung, um die Stakeholder auf dem Laufenden zu halten, einzubinden und über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu bleiben. Hier ist ein Rahmen, den Sie bei der Kommunikation von Projektaktualisierungen berücksichtigen sollten:
Definieren Sie Ihre Zielgruppe: Bestimmen Sie, wer Ihre wichtigsten Stakeholder sind. Dazu können Teammitglieder, Kunden, Management, Investoren und alle anderen relevanten Parteien gehören. Wenn Sie Ihre Zielgruppe verstehen, können Sie Ihre Kommunikation besser auf deren Bedürfnisse und Interessen abstimmen.
Häufigkeit und Konsistenz: Legen Sie einen regelmäßigen Zeitplan für die Bereitstellung von Updates fest. Ob wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich, Konsistenz ist der Schlüssel. Dies hilft den Stakeholdern, vorherzusagen, wann mit Aktualisierungen zu rechnen ist, und verringert die Unsicherheit.
Klarheit und Kürze: Halten Sie Ihre Updates klar, prägnant und konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Informationen. Verwenden Sie eine einfache Sprache und vermeiden Sie Fachjargon, der technisch nicht versierte Interessenten verwirren könnte.
Heben Sie Erfolge und Meilensteine hervor: Betonen Sie die seit dem letzten Update erzielten Fortschritte. Heben Sie erledigte Aufgaben, erreichte Meilensteine und alle positiven Entwicklungen hervor. Dies weckt Erfolgserlebnisse und motiviert die Beteiligten.
Besprechen Sie Herausforderungen und Risiken: Seien Sie transparent über alle Herausforderungen, Hindernisse oder Risiken, mit denen das Projekt konfrontiert ist. Dies zeigt Ehrlichkeit und hilft den Beteiligten, potenzielle Hindernisse zu verstehen, die sich auf den Zeitplan oder die Ergebnisse des Projekts auswirken könnten.
Visuelle Hilfen: Integrieren Sie visuelle Elemente wie Diagramme, Grafiken oder Zeitleisten, um komplexe Informationen leichter verständlich zu machen. Visuelle Hilfsmittel können Fortschritte und Trends schnell vermitteln.
Erfolge feiern: Scheuen Sie sich nicht, sowohl kleine als auch große Erfolge zu feiern. Erkennen Sie die Bemühungen Ihres Teams an und würdigen Sie die erreichten Meilensteine.
Geschichtenerzählen: Gestalten Sie Ihre Aktualisierungen in einem narrativen Format, das die Geschichte des Projektfortschritts erzählt. Storytelling kann Stakeholder emotional ansprechen und ihnen helfen, sich mit der Projektentwicklung zu identifizieren.
Aufstellen
Diese Art von Kampagnen werden am besten als eine Kampagne für alle Projektaktualisierungen während des gesamten Lebenszyklus des Projekts durchgeführt. Dies kann die besten Ergebnisse beim Vergleich Ihrer Nachrichtenmetriken im Zeitverlauf liefern.
Kanäle
- SharePoint: Projektseite.
- SharePoint: Startseite (je nach Projekt).
- Projektteams-Kanal: Updates zum Projekt für alle, die am Projekt beteiligt sind.
- E-Mail: die Microsoft 365-Gruppe, die alle Beteiligten des Projekts umfasst.
- Viva Engage: Für Communities, die mit dem Projekt verbunden sind.
Ziele der Kampagne
- Steigern Sie die Bekanntheit und Sichtbarkeit Ihres Projekts bei Ihrer Zielgruppe in den nächsten drei Monaten um 50%.
- Steigern Sie die Kundenzufriedenheit und -treue, indem Sie jeden Monat positive Erfahrungsberichte und Fallstudien Ihrer bestehenden Kunden teilen, die von Ihrem Projekt profitiert haben.
- Verbessern Sie Ihre Projektmanagementfähigkeiten und -kenntnisse, indem Sie vierteljährlich die gewonnenen Erkenntnisse und Best Practices aus Ihrem Projekt dokumentieren und analysieren.
Schlüsselnachrichten
Ideen oder Beispiel-Kernbotschaften:
- Erfolge und Meilensteine: Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass wir diese Woche [bestimmten Meilenstein] erreicht haben, was einen bedeutenden Schritt vorwärts im Projektfortschritt darstellt.
- Fortschrittsbericht: Wir haben bei [Aufgabe oder Phase] erhebliche Fortschritte gemacht und sind unserem Gesamtziel des Projekts näher gekommen. Die harte Arbeit unseres Teams zahlt sich aus.
- Positive Entwicklungen: Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass eine [positive Entwicklung] stattgefunden hat, die positiv zum Verlauf des Projekts beigetragen und sein Potenzial gesteigert hat.
- Herausforderungen und Lösungen: Während wir auf eine [Herausforderung oder ein Problem] stießen, implementierte unser Team schnell eine [Lösung], um das Problem anzugehen. Dies zeigt unsere Anpassungsfähigkeit und unser Engagement für eine reibungslose Projektabwicklung.
- Kommende Prioritäten: Während wir in die nächste Phase eintreten, wird sich unser Fokus auf [kommende Prioritäten] verlagern. Wir sind bestrebt, unsere Dynamik zu nutzen und diese Aufgaben anzugehen.
- Zusammenarbeit und Teamarbeit: Die Synergie innerhalb unseres Teams hat entscheidend zum Erreichen von [Meilenstein] beigetragen. Unsere gemeinsamen Bemühungen tragen weiterhin zum Erfolg des Projekts bei.
- Fristen und Fristen: Wir halten unseren Zeitplan ein und halten unsere gesetzten Fristen ein. Dieser stetige Fortschritt spiegelt unser Engagement für eine pünktliche Projektabwicklung wider.
- Auswirkungen auf den Kunden/Kunden: Unser Fortschritt bedeutet, dass sich unsere Kunden/Kunden auf [Vorteile oder Verbesserungen] freuen können, die ihr Erlebnis und ihre Zufriedenheit steigern.
- Fahrplan voraus: Für die Zukunft umfasst unsere Roadmap [anstehende Aufgabe], die das Potenzial hat, die Richtung des Projekts maßgeblich zu beeinflussen.
- Transparenz und Ehrlichkeit: Im Sinne der Transparenz möchten wir mitteilen, dass wir uns mit [Herausforderung oder Problem] befassen. Unser Engagement für eine offene Kommunikation stellt sicher, dass wir Rückschläge direkt bewältigen.
- Anerkennung und Wertschätzung: Wir danken den Teammitgliedern, die eine entscheidende Rolle beim Erreichen des [Meilensteins] gespielt haben. Ihr Engagement und Ihre harte Arbeit werden sehr geschätzt.
- Feedback und Engagement: Wir freuen uns über Ihre Gedanken und Ihr Feedback zu unseren bisherigen Fortschritten. Ihr Beitrag ist für die Weiterentwicklung unseres Ansatzes von entscheidender Bedeutung.
- Kontinuierliche Innovation: In unserem Streben nach Exzellenz erforschen wir innovative Ansätze für [Aspekt des Projekts] und bleiben so an der Spitze der Branchentrends.
- Langfristige Vision: Jeder Schritt vorwärts bringt uns der Verwirklichung unserer langfristigen Vision für dieses Projekt näher. Wir sind bestrebt, unsere übergeordneten Ziele zu erreichen.
- Spannende Entwicklungen: Bereiten Sie sich auf einige spannende Updates in den kommenden Wochen vor. Wir stehen kurz davor, [Teaser für die bevorstehende Entwicklung] zu enthüllen. Bleiben Sie dran!
