Wie man den Geschäftserfolg misst
Auswirkungen von KI – nicht nur deren Nutzung

Messen Sie, was zählt

Kennzahlen wie aktive Nutzer, versendete Aufforderungen und genutzte Funktionen können Aufschluss darüber geben, ob Mitarbeiter KI einsetzen. Eine hohe Nutzung bedeutet jedoch nicht zwangsläufig, dass sich die Arbeit oder die Geschäftsergebnisse verbessert haben.

Um über das weitere Vorgehen zu entscheiden, müssen Sie die Veränderungen der Arbeitsabläufe analysieren, sie mit einem übergeordneten Unternehmensziel verknüpfen und die Aussagekraft der vorliegenden Daten bewerten. Anschließend können Sie eine fundiertere Empfehlung aussprechen: Erfolgreiche Prozesse ausbauen, nicht erfolgreiche Prozesse anpassen oder Investitionen in Arbeitsabläufe einstellen, die nicht genügend Mehrwert bieten.

Beginnen Sie mit Ihren Workflow-Ergebnissen

Bevor Sie die Auswirkungen auf das Geschäft messen können, müssen Sie wissen, ob sich der Arbeitsablauf selbst verbessert hat.

Wenn Sie die Strategie-Scorecard für KI-Führungskräfte, Sie haben bereits einen Ausgangspunkt. Falls nicht, benötigen Sie dieselben grundlegenden Informationen:

• Der von Ihnen getestete Workflow
• Die Kennzahl, die Sie verfolgen
• Ihr Ausgangspunkt
• Das Ergebnis, das Sie sich erhofft hatten

Vergleichen Sie nun diesen Ausgangspunkt mit dem tatsächlichen Ergebnis. Wenn beispielsweise die Vertriebsmitarbeiter zuvor 11,5 Stunden pro Woche mit dem Verkauf verbrachten und das Ziel darin bestand, diese Zeit auf 14 Stunden zu erhöhen, wo landeten sie nach der Einführung des neuen Arbeitsablaufs?

Die Antwort sollte aus den Geschäftssystemen stammen, die die Arbeit bereits erfassen, wie beispielsweise Ihrem CRM-System, Betriebsberichten oder einem anderen Datenerfassungssystem. Verwenden Sie nach Möglichkeit dieselbe Quelle und Methodik wie für Ihre Ausgangsbasis, um vergleichbare Daten zu vergleichen.

Verknüpfen Sie die Workflow-Änderung mit dem Geschäftswert.

Zu wissen, dass sich ein Arbeitsablauf verbessert hat, ist ein wichtiger erster Schritt, aber es sagt einem noch nichts darüber aus, was diese Verbesserung für das Unternehmen bedeutet.

Kennzahlen wie Verkaufsstunden pro Vertriebsmitarbeiter und Woche, Tage bis zum ersten Entwurf oder aktualisierte Datensätze zeigen Ihnen, wie sich die Arbeit verändert hat. Stellen Sie anschließend einen Bezug zwischen dieser Veränderung und einem Ergebnis her, das für Ihr Unternehmen wichtig ist:

• Mehr Verkaufsstunden können Möglichkeiten für eine zusätzliche Vertriebspipeline schaffen.
• Schnellere erste Entwürfe können die Produktionskosten eines Produkts senken.
• Vollständigere Datensätze können die Betriebskosten senken, indem sie den nachgelagerten Abgleichsaufwand verringern.

Ziel ist es nicht, zu behaupten, dass KI allein zu einem Geschäftsergebnis geführt hat. Vielmehr geht es darum, einen glaubwürdigen Zusammenhang zwischen der Workflow-Verbesserung und dem Ergebnis herzustellen, der durch Beweise gestützt wird.

Die Einsparung von 100 Stunden klingt vielversprechend, doch die Auswirkungen auf das Unternehmen hängen davon ab, wie diese Stunden genutzt wurden. Konnten die Vertriebsmitarbeiter mehr Zeit mit Kunden verbringen? Hat ein Team mehr Arbeit geleistet? Konnte der Kundenservice Probleme schneller lösen?

So sieht eine abgeschlossene Bewertung aus

Stellen Sie sich ein Vertriebsteam vor, das Copilot zur Vor- und Nachbereitung von Kundengesprächen nutzt. Nach 90 Tagen muss der KI-Verantwortliche entscheiden, ob genügend Daten vorliegen, um den Workflow auf die gesamte Vertriebsorganisation auszuweiten.

Dieses Beispiel kombiniert die Ergebnisse der Strategie-Scorecard mit beispielhaften Finanzannahmen. Verwenden Sie in einer realen Bewertung von Ihrem Finanzteam validierte Konversionsraten und Kosten.

Die Verkaufszeit erhöhte sich um 2,3 Stunden pro Vertriebsmitarbeiter und Woche. Bei 40 Vertriebsmitarbeitern summiert sich das auf etwa 92 zusätzliche Verkaufsstunden pro Woche.

Das belegt zwar die Verbesserung des Arbeitsablaufs, doch die zusätzlichen Arbeitsstunden stellen keinen Umsatz dar. Um ihren finanziellen Wert zu ermitteln, bedarf es einer vereinbarten Methode, die zusätzliche Vertriebsaktivitäten mit einem Geschäftsergebnis verknüpft.

Für dieses Beispiel wird angenommen, dass die Finanzabteilung einen geschätzten Beitrag von $50 pro zusätzlicher Verkaufsstunde genehmigt hat. Bei einer Arbeitswoche von 46:

Die Steigerung der Verkaufsstunden wird gemessen, während der jährliche Deckungsbeitrag und die Amortisationszeit anhand des beispielhaften, finanzgenehmigten Zinssatzes modelliert werden. Die Schätzung zeigt den potenziellen Wert dieser zusätzlichen Kapazität, belegt aber nicht, dass Copilot einen realisierten Deckungsbeitrag von $211.600 generiert hat.

Auf Grundlage dieser Erkenntnisse könnte die Empfehlung lauten, den Workflow zu erweitern, vorausgesetzt, der Workflow-Verantwortliche bestätigt, dass die zusätzliche Zeit für kundenorientierte Tätigkeiten aufgewendet wurde und die Finanzabteilung die Umstellungsmethode akzeptiert. Die fortlaufende Erfassung der Verkaufsstunden und der tatsächlichen Geschäftsergebnisse kann zeigen, ob der modellierte Mehrwert tatsächlich realisiert wird.

Formulieren Sie eine Empfehlung, die durch die Beweislage gestützt wird.

Bevor Sie eine Empfehlung aussprechen, sollten Sie drei Fragen beantworten können:

• Woher stammt dieses Ergebnis? Welches Geschäftssystem oder welcher Bericht hat die Workflow-Änderung gemessen? Falls Sie dieses Ergebnis in einen finanziellen Wert umgerechnet haben, woher stammte die Konversionsrate?
• Was hat zu diesem Ergebnis beigetragen? Was hat sich in der Praxis geändert, und welche anderen Faktoren könnten die Kennzahl beeinflusst haben? Vermeiden Sie es, die gesamte Verbesserung der KI zuzuschreiben, wenn die Beweislage dies nicht stützt.
• Was bleibt ungewiss? Welche Annahmen liegen der Finanzprognose zugrunde, und was müssten Sie als Nächstes messen, um diese zu bestätigen?

Nicht jede Unsicherheit muss vor dem weiteren Vorgehen beseitigt sein. Vielversprechende operative Ergebnisse können eine Ausweitung des Arbeitsablaufs rechtfertigen, während Sie weiterhin die Geschäftsergebnisse messen. In anderen Fällen kann die Unsicherheit stattdessen auf eine kleinere nächste Phase hindeuten.

Wenn die Beweislage nicht eindeutig ist

Nicht jeder Workflow liefert bis zum ursprünglichen Prüftermin ein eindeutiges Ergebnis, aber ein unklares Ergebnis bedeutet nicht automatisch, dass der Workflow gescheitert ist. Fragen Sie:

War die Ausgangsmessung korrekt? Eine schwache Ausgangslage kann echte Verbesserungen verschleiern oder normale Schwankungen bedeutsam erscheinen lassen.

Hat sich der Arbeitsablauf tatsächlich geändert? Möglicherweise nutzen Mitarbeiter KI, ohne die Schritte zu ändern, die darüber entscheiden, wie schnell oder effektiv die Arbeit erledigt wird.

Ist genügend Zeit vergangen? Operative Verbesserungen können sich bereits vor den Geschäftsergebnissen bemerkbar machen, auf die sie Einfluss nehmen sollen.

Ein Team könnte beispielsweise KI einsetzen, um schneller auf Angebotsanfragen zu antworten, während sich die Gesamtbearbeitungszeit kaum verändert. Wenn die rechtliche Prüfung weiterhin den Engpass darstellt, löst eine Erweiterung des Workflows zur Angebotserstellung das Hauptproblem möglicherweise nicht. Eine Überarbeitung dieses Prozessabschnitts könnte ein sinnvollerer nächster Schritt sein.

Manchmal deuten die Ergebnisse einfach auf geringe oder gar keine Verbesserung hin. Auch das ist eine nützliche Information. Durch die Änderung oder den Stopp des Arbeitsablaufs lassen sich weitere Investitionen in Arbeiten vermeiden, die nicht den erwarteten Nutzen bringen.

Wandeln Sie Ihre Ergebnisse in einen Bericht über die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen um.

An diesem Punkt wissen Sie, ob sich der Arbeitsablauf verbessert hat, wie diese Verbesserung mit dem Geschäftswert zusammenhängt, welche potenziellen finanziellen Auswirkungen sie hat und wie sicher Sie sich der Beweislage sein können.

Das ROI-Arbeitsblatt für KI-Führungskräfte hilft Ihnen, diese Informationen in einem Bericht über die Geschäftsauswirkungen zusammenzuführen. Wenn Sie die Strategie-Scorecard verwendet haben, übertragen Sie Ihre Workflows, Kennzahlen, Baselines und Ziele und ergänzen Sie diese um die tatsächlichen Ergebnisse, den finanziellen Wert, die Kosten und die Amortisationszeit. Andernfalls erfassen Sie diese Daten direkt von den Systemen und Teams, die Sie für Ihre Bewertung herangezogen haben.

Nutzen Sie das Beispiel im Arbeitsblatt als Referenz und ersetzen Sie die darin enthaltenen Annahmen durch die tatsächlichen Daten Ihrer Organisation und die von der Finanzabteilung genehmigten Methoden.