Entwickeln Sie Ihre KI-Strategie in vier Entscheidungen

Definieren Sie das Geschäftsergebnis, das Sie erreichen möchten. “Produktivität steigern” mag zwar das Ziel beschreiben, ist aber nicht präzise genug, um Investitionen zu steuern oder Fortschritte zu messen.

Seien Sie konkret, was sich ändern soll, wer davon profitieren soll und wann Sie mit Ergebnissen rechnen. Anstatt beispielsweise ein allgemeines Produktivitätsziel festzulegen, könnten Sie anstreben, die Bearbeitungszeit für Kundenangebote durch das Vertriebsteam bis zum Quartalsende von neun auf vier Tage zu reduzieren.

Bei der Definition des Ergebnisses sollten Sie drei Fragen berücksichtigen:

• Was ändert sich? Verwenden Sie eine Kennzahl, die Ihr Unternehmen bereits kennt, wie z. B. Durchlaufzeit, Kosten, Umsatz, Kundenbindung oder Qualität.
• Für wen? Nennen Sie ein bestimmtes Team oder eine bestimmte Funktion, nicht die Organisation als Ganzes.
• Wer ist der Sponsor? Nennen Sie eine Führungskraft, die Hindernisse beseitigen und die Arbeit mit den Geschäftsprioritäten verknüpfen kann.

Als Nächstes sollten Sie festlegen, worauf Sie sich konzentrieren möchten. Suchen Sie anhand des von Ihnen identifizierten Ergebnisses nach dem Schnittpunkt von Geschäftsauswirkungen und Bereitschaft.

Welche Abteilungen sind am nächsten an den Arbeitsabläufen beteiligt, die geändert werden müssen? Wenn das Ziel beispielsweise darin besteht, die Angebotszykluszeit zu verkürzen, könnte der Vertrieb ein naheliegender Kandidat sein.

Als Nächstes sollte die Bereitschaft geprüft werden. Achten Sie auf Teams mit Unterstützung der Führungsebene, der Fähigkeit zur aktiven Teilnahme und dem Zugang zu den benötigten Informationen und Tools für den Start. Eine Abteilung, die sich in einem tiefgreifenden Veränderungsprozess – wie beispielsweise einer Umstrukturierung – befindet, ist wahrscheinlich nicht der beste Kandidat für die erste Phase, selbst wenn sie erhebliches Potenzial bietet.

Wirkung und Einsatzbereitschaft weisen nicht immer in dieselbe Richtung. Entscheiden Sie in diesem Fall, ob Sie mit einem Team weitermachen, das zwar bereits einsatzbereit ist, aber möglicherweise nicht die größte Wirkung erzielt, oder ob Sie in die Vorbereitung eines Teams mit höherer Wirkung investieren.

Wählen Sie für Ihre erste Lernphase eine Abteilung aus, damit Sie einen praktischen Ausgangspunkt zum Lernen haben.

Mit Blick auf eine bestimmte Abteilung, Identifizieren Sie die spezifischen Arbeitsabläufe, bei denen KI einen Unterschied machen könnte..

Konzentrieren Sie sich auf wiederkehrende Arbeitsabläufe, die sich klar von Anfang bis Ende beschreiben lassen und bei denen Copilot das Potenzial hat, die Geschäftsergebnisse zu verbessern. Anstatt zu versuchen, alles auf einmal zu ändern, priorisieren Sie einige wenige Arbeitsabläufe als Kandidaten für Ihre erste Phase.

Lassen Sie sich inspirieren von der Microsoft Szenariobibliothek KI-Szenarien nach Funktion und Branche anzeigen.

Bewerten Sie jeden Kandidaten anhand von vier Kriterien:

• Auswirkungen auf das Geschäft: Die Verbesserung des Arbeitsablaufs trägt zu dem von Ihnen identifizierten Geschäftsergebnis bei.
• Ein namentlich genannter Eigentümer: Eine Person, die eng mit der Arbeit verbunden ist, ist bereit, sich den Arbeitsablauf und dessen Ergebnisse zu eigen zu machen.
• Messbarkeit: Sie können eine Ausgangsbasis schaffen und ein klares Ziel für Verbesserungen festlegen.
• Bereitschaft: Das Team hat alles, was es braucht, um innerhalb der nächsten Wochen mit dem Testen des Arbeitsablaufs zu beginnen.

Wenn ein Workflow diese Kriterien nicht erfüllt, heben Sie ihn für eine spätere Phase auf. Konzentrieren Sie sich auf zwei oder drei Workflows, um aussagekräftige Erkenntnisse darüber zu sammeln, was funktioniert, bevor Sie den Umfang erweitern.

Die Nutzungszahlen geben Aufschluss darüber, ob Copilot Anklang findet, aber sie sagen nichts darüber aus, ob diese Akzeptanz zu besseren Geschäftsergebnissen führt.

Bevor Sie mit dem Pilotprojekt beginnen, wählen Sie für jeden Workflow eine Kennzahl aus, die das zu verbessernde Ergebnis widerspiegelt, z. B. Zykluszeit, Kosten, Fertigstellungsrate oder Qualität. Definieren Sie anschließend für jeden Workflow vier Aspekte:

• Ausgangswert: Wo steht die Kennzahl heute?
• Ziel: Wo soll die Kennzahl in 90 Tagen stehen?
• Eigentümer: Wer wird den Fortschritt verfolgen und darüber berichten?
• Überprüfungsdatum: Wann werden Sie die Ergebnisse auswerten?

Legen Sie außerdem im Voraus fest, was Sie tun, wenn ein Workflow sein Ziel nicht erreicht. Sie könnten den Ansatz anpassen und es erneut versuchen oder ihn abbrechen und einen anderen Workflow priorisieren. Wenn Sie diese Erwartungen im Vorfeld festlegen, haben Sie eine klarere Grundlage für Ihre weiteren Entscheidungen.