TransAlta konsolidiert und spart Kosten mit Microsoft 365 und VersaFile

Veröffentlicht am 7. April 2020

Zusammenfassung

TransAlta, ein Energieunternehmen in Privatbesitz, befindet sich in einem enormen Umstieg auf erneuerbare Energien. Dies wiederum führt zu Veränderungen in allen Aspekten des Unternehmens, um wettbewerbsfähiger zu werden und verfügbare Ressourcen zu nutzen, um ihre Übergangsanforderungen zu erfüllen. Ein Bereich, in dem Effizienz und Kosteneinsparungen vorangetrieben werden können, ist die Konsolidierung von IT-Anwendungen und der Wechsel in die Cloud.

Das TransAlta-Team arbeitete mit VersaFile zusammen, um Inhalte und Metadaten aus einem mit SAP verbundenen IBM Content Manager-System in die Microsoft 365-Cloud zu exportieren und umzuwandeln. Während weitere Phasen noch geplant sind, haben große Teile der Organisation bereits Vorteile der Benutzerfreundlichkeit gewonnen und arbeiten mithilfe der größeren Microsoft 365-Anwendungssuite effizient über ihre globalen Operationen hinweg zusammen.

Herausforderung

TransAlta verfügt über eine Reihe von Quellen für Geschäftsinhalte, darunter SharePoint, IBM Content Manager, SAP und Dateisysteme. Ein Schwerpunkt war IBM Content Manager, wo zahlreiche Gruppen das System für die tägliche Dokumentenverwaltung nutzten. Benutzer fanden das System schwierig zu verwenden und nur für die Speicherung fragmentierter Arten von Inhalten geeignet. In der Zwischenzeit stellte die Organisation fest, dass die Wartung der gesamten Plattform teuer war, und sie hatte Schwierigkeiten, leicht verfügbare Ressourcen zu finden, um sie zu unterstützen. Da es sich nicht um ein vollständiges System für alle Inhalte handelte, nutzte die allgemeine Unternehmensbevölkerung das System immer weniger und infolgedessen wurde es für die Organisation immer schwieriger, das System aufrechtzuerhalten.

TransAlta benötigte eine einzige Cloud-basierte Lösung, die einfach zu bedienen und kostengünstig war. Die Ergebnisse, die erforderlich sind, um die Benutzeranforderungen zu erfüllen und Kosten zu sparen. Da einige der Inhalte direkt mit wichtigen Branchenanwendungen wie SAP und zentralen Zeichnungsverwaltungstools wie AutoCAD und IBM Document Manager verbunden waren, war es für TransAlta außerdem wichtig, eine flexible Lösung zu finden, mit der sie diese verwalten können Verbindungen.

Strategie

TransAlta hat sich bereits dem Microsoft 365-Ansatz und den Anwendungen verschrieben. Als es an der Zeit war, Content-Management-Systeme zu konsolidieren, war die Wahl von SharePoint als Teil der Office 365-Suite eine einfache und kostengünstige Entscheidung.

Das VersaFile-Team unterstützte TransAlta mit seinen alten IBM-Fähigkeiten und -Tools dabei, Inhalte und Metadaten im aktuellen IBM-System zu segmentieren und für die Migration vorzubereiten. Die Art der zu überführenden Inhalte reichte von HR über Finanzen bis hin zu Vereinbarungen und Handelsverträgen.

Die sorgfältige Vorbereitung des Inhalts war wichtig, da Teile der Dokumente mit dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) von SAP verknüpft sind und an Dokumentenlenkungssysteme gebunden sind, die ihre CAD-Zeichnungen für die Anlagenwartung verwalten.

Als nächstes extrahierte das Team die relevanten Inhalte, Versionen und Metadaten mit den einzigartigen IBM ECM-Transformations- und Extraktionstools von VersaFile und führte die erforderlichen Übergänge durch, um sie für den Import in SharePoint vorzubereiten. Dies umfasste die folgenden Schritte:

  • Bewertung der Datenqualität
  • Datenbereinigungsansatz und Deduplizierungsausführung
  • Datenzuordnung und Vorbereitung für die Migration
  • Datenvalidierung und Prüfung

Das TransAlta-Team implementierte die verschiedenen Lösungen in Microsoft 365 und schloss dann den Import von Inhalten und Metadaten in das System mit internen Tools ab.

VersaFile (RKO) arbeitet seit 2014 mit TransAlta bei der Verwaltung ihrer Content-Management-Systeme zusammen, einschließlich ihrer laufenden Initiativen zur Migration von Inhalten zu SharePoint Online, ihrem Unternehmensstandard. „RKO ist seit Jahren ein großartiger Partner für TransAlta.

Michael Ksenak (Betreuer, IT Collaboration Services, TransAlta)

Ergebnisse

Als Ergebnis dieser Bemühungen befindet sich ein großer Teil der Geschäftsunterlagen von TransAlta jetzt in SharePoint. Während die überwiegende Mehrheit der Benutzer mit einer einzigen Lösung arbeiten kann, verfügt das Unternehmen jetzt über eine kostengünstigere Möglichkeit, seine Benutzer innerhalb seiner Enterprise-Support-Teams zu unterstützen. Kosteneinsparungen resultierten aus weniger Software-Verlängerungsabonnements zusammen mit geringeren Kosten für die Unterstützung von Sonderlösungen, die nicht den gängigen Unternehmensstandards entsprechen.