Bauingenieurbüro wendet sich an Silversands, um Non-Conformity-Anwendung mit M365 zu erstellen

Zusammenfassung

Die Bourne Group ist ein europäisches Bautechnikunternehmen, das sich darauf konzentriert, technische Exzellenz auf mehreren Märkten zu liefern. Die Organisation besteht aus vier Konzernunternehmen, darunter Bourne Steel, Bourne Special Projects, Bourne Parking und Bourne Nuclear.

Mit Office 365 als Schlüsselkomponente zur Förderung der Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb der Organisation wollte die Bourne Group eine moderne Anwendung entwickeln, um ihr Excel-basiertes System zur Meldung von Nichtkonformitäten innerhalb des Unternehmens zu ersetzen. Bourne bat Silversands, sich eine browserbasierte Anwendung anzusehen, die es sowohl entfernten als auch im Büro ansässigen Benutzern ermöglichen würde, Nichtkonformitäten zu protokollieren, darauf zuzugreifen und darüber zu berichten. Mit SharePoint, PowerApps, Flow und Excel lieferte Silversands eine Lösung, die sich schnell entwickeln und bereitstellen ließ und enorme geschäftliche Vorteile brachte

Herausforderung

Alle Unternehmen von Bourne erfassen Nichtkonformitäten, die auftreten, wenn Bauarbeiten nicht den Spezifikationen entsprechen. Durch die Nachverfolgung von Nichtkonformitäten und wie und warum sie aufgetreten sind, können Bauunternehmen wie die Bourne Group Wege finden, sie in Zukunft zu verhindern und dadurch das Risiko von Nacharbeiten und Überschreitungen zu reduzieren.

Mitarbeiter in allen Unternehmen erfassten die Nichtkonformitäten in zahlreichen Excel-Tabellen, sodass alle Mitarbeiter Zugriff auf Excel und den Dateiserver haben mussten. Um den Prozess weiter zu verkomplizieren, sind einige Datenfelder in allen Unternehmen ähnlich, andere nicht. Am Ende jedes Zyklus musste der Konformitätsmanager die Tabellenkalkulationen zusammenstellen, um einen Gesamtüberblick über den Umfang, die Art und die Effizienz der Lösung zu erhalten. Diese bestehende Nichtkonformitätslösung war nicht nur

komplex und sehr manuell, aber auch unsicher und potenziell fehleranfällig. Es musste einen einfacheren Weg geben.

Um die Nichtkonformitäten genau aufzuzeichnen und zu überwachen, wünschte sich Bourne einen nahtloseren Prozess, der es einem Benutzer ermöglicht, ein Element in einem Formular von einem entfernten Standort aus hinzuzufügen und dann die richtigen Personen zu benachrichtigen, um Daten gemäß den Antworten zu erfassen. Sie wandten sich an Silversands, um eine Office 365-basierte Lösung für die Berichterstattung über Nichtkonformitäten zu erhalten.

Strategie

Um eine konsistente Methode für Dateneingabe, Benachrichtigung, Workflow und Berichterstellung bereitzustellen, stellte Silversands eine Lösung bereit, die die Office 365-Dienste nutzte, über die Bourne bereits verfügte. Unter Verwendung von Office 365-Tools erstellte Silversands eine Anwendung mit PowerApps, die es Benutzern ermöglicht, eine Nichtkonformität von ihren Mobilgeräten oder Desktops aus zu melden. In dieser Anwendung geben Mitarbeiter alle Daten innerhalb einer SharePoint-Liste ein. Das Formular reagiert, wenn der Benutzer Daten eingibt, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt erfasst werden, wodurch der richtige Geschäftsablauf ausgelöst wird – der von Microsoft Flow gesteuert wird. Der Konformitätsmanager kann die SharePoint-Liste, in der die Daten gespeichert sind, filtern und sortieren, um die für die Berichterstellung erforderlichen Informationen bereitzustellen. Bei Bedarf kann der Manager die Daten dann in einer Excel-Datei herunterladen.

Ergebnisse

Durch die Nutzung vorhandener Dienste in Office 365 konnte Silversands schnell eine benutzerfreundliche Lösung für Bourne und seine Konzernunternehmen erstellen, skalieren und bereitstellen, für die keine zusätzlichen Lizenzen erforderlich waren. Mitarbeiter, die im Außendienst und im Büro arbeiten, können jetzt auf die Anwendung zugreifen, eine Nichtkonformität schnell melden und auf aufgezeichnete Daten reagieren.