TECE digitalisiert dokumentenbasierte Prozesse mit d.velop und Office 365

Veröffentlicht am 7. April 2020

Zusammenfassung

TECE ist ein mittelständisches Familienunternehmen mit Hauptsitz in Deutschland, das Sanitär- und Installationssysteme herstellt, die mit zahlreichen Zertifikaten und Auszeichnungen ausgezeichnet wurden. Mit Niederlassungen, Niederlassungen und Vertriebspartnern weltweit profitiert das Unternehmen von einer hohen Fertigungstiefe und der Einhaltung anspruchsvoller Qualitätsstandards.

TECE wollte ein Informationsmanagementsystem als zentrale Datenablage etablieren. Ziel war es, sich an ihrer Cloud-Strategie auszurichten und sich nahtlos in ihre CRM- und ERP-Anwendungen zu integrieren und gleichzeitig die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten.

Gemeinsam mit d.velop hat TECE eine Lösung implementiert, die den Zugriff auf geschäftskritische Dokumente in Office 365 und SharePoint im Kontext der relevanten Geschäftsobjektinformationen (Kunden, Lieferanten, Personal, Produkte, Projekte, Aufträge, Fälle) ermöglicht. Dies wird über einen automatisierten und standardisierten Prozess auf Basis vorhandener CRM/ERP-Daten erreicht. Alle Informationen sind zugänglich, ohne die primären Anwendungen zu verlassen, wodurch vollständige Informations- und Dokumentationstransparenz über alle Niederlassungen und Abteilungen hinweg geschaffen wird. Benutzer können Dokumente einfach und schnell finden und erhalten einen umfassenden Überblick über alle Informationen. Wenn Informationen mühelos verfügbar sind, können sich Benutzer auf das Wesentliche konzentrieren.

Herausforderung

TECE ist ein international agierendes Unternehmen mit dynamischem Wachstum. Mit mehr als 22 Niederlassungen und Produktionsstätten an 5 Standorten in verschiedenen Ländern gehörten Informationssilos zum Alltag der Mitarbeiter. Informationen wurden nur abteilungsübergreifend und ausschließlich mit direkt betroffenen Mitarbeitern geteilt, was die Verfügbarkeit wichtiger Informationen in der gesamten Organisation einschränkte. Diese vertikale Kommunikation in Informationssilos machte es unmöglich, vollständige Transparenz zu ermöglichen, was zu zeitaufwändiger Suche, Doppelarbeit und fehlenden Synergien zwischen verschiedenen Abteilungen führte, was letztendlich zu verpassten Chancen führte. Ein immer wiederkehrendes Beispiel war Baustellen, wo bei wichtiger Kommunikation mit Geschäftspartnern keine Informationen verfügbar waren. TECE wollte und brauchte schnellen und einfachen Zugriff auf Informationen – egal wo und wann.

Aufgrund der Verfügbarkeitsprobleme beim mobilen Zugriff sowie der standortübergreifenden Nutzung verfolgte das Unternehmen eine Cloud-First-Strategie. Letztendlich war das Ziel, eine vollständige, rechtssichere und transparente Digitalisierung aller Dokumente sowie deren Archivierung zu ermöglichen. Die Ausrichtung der Cloud-Strategie an diesen Zielen ermöglichte Skalierbarkeit, einfache Koordination und Kostensenkung durch die Bereitstellung von Managed Services. Prozesse und Arbeitsabläufe, wie beispielsweise der Procure-to-Pay-Prozess, können weiter verbessert werden, da Informationen leicht zugänglich sind. Zudem können Informationssilos nachhaltig abgebaut werden. Vollständige Transparenz führt zu konkreten Ergebnissen in Form von Zeit- und Arbeitsersparnis, sowohl durch eine verbesserte Koordination zwischen Abteilungen und physischen Standorten als auch durch die Sicherstellung, dass Entscheidungen auf der Grundlage der richtigen Dokumentversionen getroffen werden.

Die größte Herausforderung im Projekt war die Migration der bestehenden Lösung, in der Informationen in SAP, Salesforce und Dateisystemen gespeichert waren, hin zu Office 365 als zentralem, umfassendem Ort für Informationen. Darüber hinaus mussten diese zentral gespeicherten Informationen über die Integration in SAP und Salesforce direkt verfügbar sein.

Strategie

TECE setzt strategisch auf SharePoint. Die Anforderung, ein Informationsmanagementsystem als zentrale Dokumentenablage zu etablieren, wurde mit der Einführung von d.velop für Office 365 erfüllt. Diese Ablage organisiert Dokumente in Aktenordnern nach betriebswirtschaftlichen Kriterien (nach Kunde, Lieferant, Auftrag etc.) und zusätzlich speichert technische Datenblätter und stellt diese im richtigen Kontext direkt in einem SAP- oder Salesforce-Prozess zur Verfügung. Die von d.velop geschaffene Plattform ermöglicht zudem eine rechtskonforme Archivierung und Aufbewahrung.

Strategisch ermöglicht der Einsatz von Office 365 den Online-Austausch und die Zusammenarbeit, beispielsweise in Projekten mit sich ständig ändernden Anforderungen, die ein standort- und bereichsübergreifendes Informationsmanagement erfordern. Durch die vollständige Integration aller Systeme können die Prozesse von TECE verschlankt und Compliance- und Governance-Fragen umfassend und strategisch angegangen werden.

Mit Office 365 von Microsoft profitieren wir von einer leistungsstarken Plattform für das Informationsmanagement. Mit d.velop for Office 365 verbinden wir diese Plattform mit SAP ERP und Salesforce, erreichen volle Transparenz über unsere Dokumente und Geschäftsprozesse und sorgen für eine rechtssichere Ablage.

Reinhard Wiggers (Leiter Systeme und Prozesse, TECE GmbH)

Ergebnisse

Durch die Einführung eines Informationsmanagementsystems konnte TECE die mit mehreren Insellösungen verbundenen Ineffizienzen reduzieren. Stattdessen wurde d.velop for Office 365 verwendet, um Office 365 zum Mittelpunkt für Informationen zu machen, die aus strategisch wichtigen Anwendungen stammen, darunter SAP als ERP und Salesforce als CRM. Der größte Vorteil für TECE ist, dass jetzt jeder Mitarbeiter jederzeit und überall Zugriff auf alle relevanten Dokumente hat. Mit mehr als 1,5 Millionen digitalisierten Dokumenten pro Jahr kann TECE jetzt sofort auf seine Informationen zugreifen – egal ob in einer Kunden-, Auftrags- oder Lieferantenakte.

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