Die Millennium Services Group baut mit Microsoft 365 und Circle T digitale Ausfallsicherheit auf

Veröffentlicht am 19. April 2021

Zusammenfassung

Die Millennium Services Group ist ein an der ASX notiertes Unternehmen, das spezialisierte Reinigungs- und Sicherheitsdienste für große Einkaufszentren, Gewerbe- und Regierungsgebäude, öffentliche Verkehrsmittel und Großveranstaltungen in Australien und Neuseeland anbietet. Millennium wuchs aus der Übernahme kleinerer Unternehmen und seine IT-Landschaft – ein Teppich aus fragmentierten Legacy-Systemen – spiegelte diese Geschichte wider. In Zusammenarbeit mit dem strategischen Partner Circle T wollte Millennium eine kohärentere IT-Strategie im gesamten Unternehmen etablieren, um moderne digitale Arbeitsplatzfunktionen bereitzustellen, die auf Microsoft 365 basieren. Der Ausbruch der COVID-19-Pandemie verstärkte die Notwendigkeit von Millennium, die Einführung digitaler Prozesse zu beschleunigen. Millennium ist jetzt mit einer Unternehmens-Wissensplattform und einer verstärkten Sicherheitslage ausgestattet und sieht, wie seine digitale Vision zur digitalen Realität wird.

Herausforderung

Die Millennium Services Group wurde 2015 gegründet und begann als Gruppe unabhängiger kleiner Unternehmen. Die IT-Kosten des Unternehmens waren aufgrund mehrerer veralteter Rechenzentren vor Ort und doppelter, unterschiedlicher Technologiesysteme in Australien und Neuseeland hoch.

Die 5.300 Mitarbeiter von Millennium sind mobil und geografisch verstreut, wobei die überwältigende Mehrheit vor Ort beim Kunden arbeitet. Weniger als 10% der Mitarbeiter hatten Zugriff auf die IT-Systeme von Millennium, was bedeutete, dass es für Teams schwierig war, zusammenzuarbeiten, und für die Führung, Informationen schnell mit allen Mitarbeitern auszutauschen.

In Ermangelung eines zentralen Content-Management-Systems speicherten Mitarbeiter Dokumente und Verzeichnisse als lokale Dateien auf PCs und teilten sie über E-Mail-Anhänge. Dies führte zu Versionskontroll- und Compliance-Problemen. Darüber hinaus setzen sensible oder vertrauliche Daten, die auf Laptops gespeichert sind, Millennium dem Risiko von Datenverlust und -diebstahl aus.

Millennium benötigte eine moderne digitale Arbeitsplatzplattform für Unternehmen, um Inhalte und Kommunikation zu vereinheitlichen, die Zusammenarbeit der Mitarbeiter zu ermöglichen, Compliance-Anforderungen einzuhalten und ihren Mitarbeitern einen sicheren mobilen Zugriff zu bieten.

Strategie

Die Anforderungen von Millennium in Bezug auf IT-Vereinfachung und -Sicherheit passten eindeutig zu Microsofts Enterprise 365-Funktionen und den von Circle T angebotenen modernen Beschleunigern für digitale Arbeitsplätze. Millennium beauftragte Circle T mit der Bereitstellung von Microsoft 365 als Teil eines sechsmonatigen Projekts zur Bereitstellung eines zusammenhängenden, robusten Unternehmensintranets Content-Management-Funktionen, eine zuverlässige Kommunikations- und Kollaborationsplattform und sicherer mobiler Zugriff.

Unmittelbar vor den nationalen Lockdowns in Australien und Neuseeland, die sich mit der COVID-19-Krise im Jahr 2020 ereigneten, traf Millennium die Entscheidung der Geschäftsleitung, die Microsoft 365-Lösung Wochen früher als erwartet in Betrieb zu nehmen, um Work-from-Home-Regelungen zu mobilisieren. Außerdem wollte man Microsoft 365 in einer systematischen Reihenfolge einführen, entschied sich aber stattdessen für einen „Big Bang“-Ansatz in der gesamten Organisation.

Die Entscheidung war ein kalkuliertes Risiko und hat sich gelohnt. Die Mitarbeiter wurden auf ihren BYO-Geräten mit Millennium verbunden und Millennium vollzog den Übergang in die neue Welt der Fernarbeit. Darüber hinaus nutzten die Führungskräfte von Millennium Videokonferenzen in Microsoft Teams und Yammer Enterprise, um Mitarbeiter zu erreichen und wichtige Nachrichten zu übermitteln.

Erfreut über das Ergebnis des Unternehmensintranets und der Einführung von Microsoft 365 konzentrierten sich Millennium und Circle T auf die Erweiterung der Möglichkeiten des modernen digitalen Arbeitsplatzes, die Migration von Exchange, SharePoint vor Ort und Dateifreigabedaten auf Microsoft 365 und den Schutz des Bestands mit Microsoft E5-Fähigkeit.

Zu den Highlights gehören die folgenden:

  • Der Controlled Document Manager von Circle T auf Microsoft 365 stellt sicher, dass die Unternehmensrichtlinien von Millennium leicht zugänglich sind, gut gepflegt werden und den geschäftlichen, gesetzlichen und behördlichen Anforderungen entsprechen
  • Das intelligente Intranet von Circle T beschleunigt die Einführung und den Inhalt des Unternehmens-Intranets von Millennium
  • Microsoft 365 bietet das gesamte Toolset für den Arbeitsplatz von Videokonferenzen, Remote-Meetings, Enterprise Social, E-Mail, Dokumentenspeicherung und -verwaltung bis hin zu Zusammenarbeit, Automatisierung und Intranet
  • Mitarbeiter und Kundenmitarbeiter werden mit sicherer Remote-Arbeitstechnologie ausgestattet, die sicherstellt, dass sie jederzeit, überall und von jedem Gerät aus auf wichtige Informationen zugreifen können
  • Die Microsoft E5 Security and Compliance Suite stärkt die Sicherheitslage von Millennium, indem sie erstklassige Sicherheitsbedrohungen und Datenschutz bietet
  • Informationsmanagement und Data Governance setzen die Richtlinien, Standards, Verfahren und Arbeitsanweisungen von Millennium durch und führen sie aus
  • Microsoft Endpoint Manager (Intune) führt die Gerätebereitstellungsrichtlinien von Millennium aus und stellt sicher, dass Feldgeräte sicher verbunden und konsistent konfiguriert sind
  • Microsoft Defender ATP bietet Endpunktsicherheitsfunktionen rund um die Erkennung, den Schutz und die Reaktion auf Bedrohungen
  • Power Automate steigert die Unternehmensproduktivität durch die Integration mehrerer SaaS-Angebote für Geschäftsbereiche und die Automatisierung zuvor zeitintensiver Prozesse wie Audit-Berichte

„Die Verbindung zu unseren Mitarbeitern war noch nie so wichtig. Wir erhalten jetzt sofort Feedback – das Management kann schnell erkennen, ob die Schlüsselbotschaften, die es vermitteln möchte, ankommen. Die Mitarbeiter fühlen sich Millennium stärker verbunden. Das sieht man den Menschen an. Mit Office 365 und Microsoft Teams können wir uns jetzt erstmals mit all unseren Teams verbinden und die Mitarbeiter können mit uns interagieren.“

David Benjamin (CIO, Millennium Services-Gruppe)

Ergebnisse

Circle T half Millennium dabei, seine Vision eines modernen digitalen Arbeitsplatzes zu verwirklichen, und veränderte die Art und Weise, wie Wissen und Erkenntnisse innerhalb des Unternehmens geteilt werden. Die Lösung bietet Millennium digitale Resilienz und ermöglicht es Millennium, auf die COVID-19-Krise zu reagieren, indem es seinen Betrieb sichert. Die Plattform ermöglicht es Millennium, weiterhin in strategische Prioritäten zu investieren, um durch die Erweiterung und Stärkung seiner digitalen Plattform und die Konzentration auf Automatisierung eine kontinuierliche Resilienz aufzubauen.

Ergebnisse auf einen Blick:

  • 30% Reduzierung der IT-Kosten durch die Außerbetriebnahme mehrerer Rechenzentren vor Ort, alternde SharePoint-Farmen, E-Mail- und Dateiserver
  • Kultivieren einer integrativen Unternehmenskultur durch Mitarbeiterbindung und -engagement
  • Erhebliche Produktivitätsvorteile für Mitarbeiter im gesamten Unternehmen, da 100% des Unternehmens jetzt Microsoft Teams als primäres Kollaborationstool verwendet und den wichtigen Zugriff auf Daten und Inhalte ermöglicht