Maire Tecnimont rationalisiert Vertragsprozesse mit Microsoft Syntex

Veröffentlicht am 7. November 2022

Zusammenfassung

Maire Tecnimont mit Hauptsitz in Mailand, Italien, ist eine führende Industriegruppe im Bereich der Umwandlung natürlicher Ressourcen: Technologie, Ingenieurwesen und Konstruktion im Öl- und Gas-Downstream-Bereich und in der Energiewende. Die Organisation ist in 45 Ländern durch etwa 50 Unternehmen tätig und beschäftigt mehr als 40.000 Mitarbeiter, darunter Anbieter, Auftragnehmer und Partner aus 70 Ländern weltweit.

Maire Tecnimont ist bekannt für Innovation und Einführung führender Technologien und ist ein Verfechter von Projekten für moderne Arbeitsplätze, die Transformation von Rechenzentren und moderne Content-Services. Im gesamten Unternehmen herrscht die tiefe Überzeugung, dass die Nutzung der neuesten Technologie Möglichkeiten bietet, von monolithischen, veralteten Tools zu servicebasierten Komponenten und Lösungen zu migrieren, die dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern besser dienen. Diese Überzeugung passt zu ihrer unternehmensweiten Mission, menschliches Verhalten zu verändern und menschliche Intelligenz durch Automatisierung und künstliche Intelligenz (KI) freizusetzen.

Herausforderung

Maire Tecnimont verwaltet jedes Jahr eine Fülle von Ingenieurprojekten, die zur Produktion von Millionen von Dokumenten führen. Diese Dokumente werden von mehr als 20 Abteilungen im gesamten Unternehmen sowie deren Kunden geteilt und gemeinsam bearbeitet, was zu zahlreichen Versionen führt.

Unabhängig davon, ob sich die Dokumente auf technische Entwürfe und Spezifikationen, Prozesskontrollen und -überprüfungen, Kundenlieferungen oder andere wichtige technische Unterlagen beziehen, müssen die Dokumentenverantwortlichen jedes Dokument gegen den Code des Kunden prüfen und verifizieren – jedes Mal, wenn es von einem Mitarbeiter zum nächsten weitergegeben wird. Die Durchführung solcher Qualitätsprüfungen stellt sicher, dass die Teams von Maire Tecnimont vertrags- und rechtskonform bleiben.

Bei Millionen von Dokumenten wurden oft bis zu 50 Teammitglieder zur Unterstützung der Technik mit der Qualitätsprüfung von Dokumenten beauftragt. Betrachtet man die Gesamtzahl der zu prüfenden Dokumente, würde allein die Verwaltung der Dokumente durchschnittlich 8 Tage in Anspruch nehmen.

Als Unternehmen, das sich auf Innovation konzentriert, waren die Mitarbeiter von Maire Tecnimont schnell und bereit, Microsoft-Partner, Protiviti und Microsoft-Experten zu engagieren, als sie von Microsoft Syntex erfuhren – der neuesten Content-KI-Lösung von Microsoft.

Microsoft Syntex ist eine Content-KI-Lösung, die Inhalte automatisch liest, taggt und indiziert und dort verbindet, wo sie benötigt werden – in der Suche, in Anwendungen und als wiederverwendbares Wissen.

Strategie

Mit Microsoft Syntex können Dokumentenprüfer jetzt automatisch wichtige Informationen aus jedem Dokument erfassen, das mit ihrem jeweiligen Projekt verbunden ist, wodurch sie ihre Qualitätsprüfungen schneller durchführen können.

Bei Maire Tecnimont haben die Mitarbeiter strukturierte Dokumentverarbeitungsmodelle verwendet, die Teil von Syntex sind, um strukturierte Dokumente wie Ingenieurverträge zu analysieren und Schlüsselkennungen wie Kundennamen, Projektnummern, Dokumentnummer, Revision und Genehmiger zu extrahieren. In diesem Fall trainierten Maire Tecnimont Document Controllers strukturierte Dokumentenverarbeitungsmodelle, um den Kundencode, die Dokumentennummer und andere relevante Informationen im Zusammenhang mit dem Vertrag zu finden. Nachdem ein Teammitglied Dokumente in seine SharePoint-Bibliothek hochgeladen hat, löst ein Power Automate-Flow das strukturierte Dokumentverarbeitungsmodell aus. Das Modell extrahiert die Schlüsselinformationen und dann wird ein zweiter Power Automate-Fluss ausgelöst, um die extrahierten Attribute in das Projektregister einzugeben.

Mit der ihnen zur Verfügung stehenden Leistungsfähigkeit der KI können Document Controller den Zeitaufwand für mühsame, manuelle Aufgaben erheblich reduzieren und ihre Bemühungen darauf konzentrieren, einen Mehrwert für die technische Organisation zu schaffen.

„Wir haben das Glück, ein Führungsteam zu haben, das enthusiastisch ist und Innovationen begrüßt. Wir sind begeistert von den Möglichkeiten mit Syntex. Wir lieben Syntex und wir lieben Microsoft.“

Luca Simonelli (IT Engineer, Digital Transformation & Modern Workplace)

Ergebnisse

Durch die Nutzung von Microsoft Syntex haben Führungskräfte bei Maire Tecnimont das Gefühl, dass sie ihren Mitarbeitern Wert zurückgeben. Wo bis zu 50 Personen durchschnittlich 8 Tage mit Dokumentenkontrollprozessen verbrachten, wurden die Prozesse bei zwei Mitarbeitern auf Minuten reduziert. Dieselben Mitarbeiter, die Tage damit verbracht haben, Codes und Schlüsselwörter in Projektdokumenten zu verifizieren, können jetzt das Engineering unterstützen, indem sie neue Systeme erstellen – und so mehr Geschäftswert sowie Wert für ihre individuelle Karriere bieten.

Document Controlling ist nur der Anfang für Microsoft Syntex bei Maire Tecnimont. „Wir sind sehr begeistert von Syntex“, sagt IT-Ingenieur Luca Simonelli, „und wir haben Glück, weil unsere Führung mehr Ideen für die Technologie und die Zukunft hat.“ Mit der Weiterentwicklung der Technologie hoffen sie, Syntex nutzen zu können, um Informationen aus Bildern und Videos zu extrahieren, um die Einhaltung von Vorschriften auf Baustellen zu verbessern und lizenzierte Dokumente zu überprüfen.