100 Jahre alte Handelsgruppe nutzt SharePoint, Power BI und Flow, um interne Prozesse zu modernisieren

Zusammenfassung

Jewellers of America, ein 100 Jahre alter Mitgliedsverband mit Sitz in New York City, nutzte Office 365-Anwendungen wie SharePoint, Power BI und Flow, um eine organisatorische digitale Transformation zu erleichtern. Das Unternehmen verfügte über zahlreiche manuelle Prozesse sowie mehrere Datenbanken für Geschäftsanwendungen, die ihrer Meinung nach effektiver als bisher integriert werden könnten. Jewellers of America wandte sich an Longi Engineering, um Microsoft 365-Lösungen zur Modernisierung dieser Prozesse zu implementieren.

Herausforderung

Jewellers of America stützte sich auf eine Fülle veralteter und manueller Prozesse und musste seine Geschäftsprozesse und Geschäftsanwendungsdatenbanken modernisieren. Zu ihren Geschäftsprozessen, die aktualisiert werden mussten, gehörte die Möglichkeit, mit über 2.000 Mitgliedern von Schmuckorganisationen auf der ganzen Welt zusammenzuarbeiten. Die Organisation musste außerdem in der Lage sein, Führungskräften und Vorstandsmitgliedern Visualisierungen zur Verfügung zu stellen, die ihr Mitgliederwachstum sowie ihre finanzielle Rentabilität darstellen. Mit modernisierten Prozessen wollte die Organisation:

– Gewinnen Sie statistische und grafische Einblicke in ihre SQL Server-Mitgliedschaftsdatenbank

– Bieten Sie Führungskräften und Vorstandsmitgliedern eine grafische Ansicht dieser Daten

– Vergleichen Sie die Finanzen des Geschäftsjahres mit früheren Geschäftsjahren und analysieren Sie das Budget nach Abteilung

– Verwalten Sie manuelle Prozesse wie Urlaubsanträge und die Genehmigung von Ausgleichszeiten effektiv

Strategie

Bei der Auswahl einer Lösung wurden alternative Business-Intelligence-Produkte in Betracht gezogen, aber die Integrationsfähigkeit und der Gesamtwert von Power BI machten es schnell zu einem Favoriten unter Entscheidungsträgern. Nachdem festgestellt wurde, dass Power BI in die Unternehmensmitgliedschaftsdatenbank, das Dynamics GP-Buchhaltungssystem integriert werden konnte und auch Dashboards/Visualisierungen in Echtzeit auf SharePoint aktualisieren konnte, war die Entscheidung, Power BI zu nutzen, endgültig.

Die Mitgliederabteilung verbrachte viele Arbeitsstunden damit, Datenbankabfragen durchzuführen und Excel-Tabellen mit mitgliedschaftsbezogenen Statistiken zu aktualisieren. Diese in SQL Server untergebrachten Daten waren ein ausgezeichneter Kandidat für die Power BI-Integration. Sobald eine Power BI-Gateway-Verbindung über den Geschäftsanwendungsserver hergestellt wurde, wurden die Mitgliedschaftsdaten nahtlos gelesen und zahlreiche Visualisierungen erstellt, um den Vergleich der Mitgliedschaftsdaten über Geschäftsjahre hinweg zu ermöglichen.

Der CFO und die Buchhaltung suchten lange nach einer Möglichkeit, um festzustellen, ob ihre Ausgaben im Laufe des Geschäftsjahres mit ihren Budgetbeträgen übereinstimmten. Die Power BI-Integration ermöglichte die Erstellung eines Dashboards, in dem Debitoren, Verbindlichkeiten und Kassenbestände in Echtzeit angezeigt werden konnten.

Zusätzlich zu den Business-Intelligence-Funktionen gab es mehrere Workflows, die das Unternehmen automatisieren und rationalisieren wollte. Zwei dieser Workflows waren der Antragsprozess für arbeitsfreie Zeit und der Prozess für den Antrag auf Vergütung. Bei diesen Prozessen mussten die Mitarbeiter ein Formular ausfüllen, ausdrucken, unterschreiben und das Formular ihrem Vorgesetzten zur Unterschrift vorlegen. Anschließend bringen sie das Formular zu der Person, die für die Erfassung/Verwaltung der arbeitsfreien Zeit verantwortlich ist.

Diese manuellen Prozesse eigneten sich gut für die Prozessautomatisierung über SharePoint-Formulare/-Listen und Flow. Das SharePoint-Formular wurde implementiert, damit Mitarbeiter ihre beantragte Abwesenheit eingeben können. Nach dem Absenden wurde ein Ablauf initiiert, der automatisch den Vorgesetzten des Anforderers ermittelte und dem Vorgesetzten eine E-Mail schickte, um die Anfrage in Outlook zu genehmigen oder abzulehnen, ohne sich jemals bei SharePoint anmelden zu müssen. Nach der Genehmigung durch den Manager wurden der Anforderer und die für die Pflege der Daten verantwortliche Person per E-Mail benachrichtigt. Alle Freizeiten wurden als Ergebnis der Interaktionen automatisch in einer SharePoint-Liste aktualisiert.

Ergebnisse

SharePoint, Power BI und Flow haben einen starken Kern von Geschäftsanwendungen gebildet, auf dem Jewellers of America aufbauen möchte, um sie dabei zu unterstützen, ihrer globalen Mitgliederbasis weiterhin exzellenten Service zu bieten.