Yorktown Systems Group ปรับปรุงสถาปัตยกรรมข้อมูลและการรักษาความปลอดภัยให้ทันสมัยด้วย Office 365 และ Summit 7

สรุป

Yorktown Systems Group, Inc. (ยอร์กทาวน์) เป็นบริษัทผู้ให้บริการระดับมืออาชีพที่มีพนักงานมากกว่า 750 คน ซึ่งให้การฝึกอบรมและให้ความรู้ การเรียนรู้ภาษาและวัฒนธรรม การสร้างแบบจำลองและการจำลอง การวิเคราะห์การจัดการ บริการด้านการบริหาร และการขนส่งแบบบูรณาการเพื่อช่วยเหลือองค์กรของรัฐบาลกลางและภาคประชาสังคม พนักงานส่วนใหญ่ของยอร์กทาวน์ซึ่งมีสำนักงานใหญ่อยู่ที่ฮันต์สวิลล์ รัฐแอละแบมา ประจำอยู่ที่ไซต์งานกับลูกค้า ซึ่งเป็นความท้าทายในการเสริมสร้างความร่วมมือระหว่างบุคคลและทีมภายในองค์กร Yorktown ต้องการใช้แพลตฟอร์ม Office 365 เพื่อให้การสื่อสารและการทำงานร่วมกันข้ามทีมดีขึ้น

ท้าทาย

Yorktown บริหารจัดการเอกสารและการดำเนินงานส่วนใหญ่ภายในสภาพแวดล้อมภายในองค์กร SharePoint 2010 ระบบข้อมูลนี้ไม่เพียงแต่ถูกจำกัดด้วยชุดความสามารถเท่านั้น แต่โมเดลภายในองค์กรยังทำให้กลยุทธ์การรักษาความปลอดภัยและการปฏิบัติตามกฎระเบียบใหม่ของยอร์กทาวน์ซับซ้อนอีกด้วย หลังจากหลายปีที่แผนกต่างๆ ที่แตกต่างกันสร้างคลังข้อมูลที่มีระดับการกำกับดูแลที่แตกต่างกัน โครงสร้างการอนุญาตขององค์กรก็ไม่สอดคล้องกันในวงกว้างและยากต่อการจัดการ โครงสร้างเนื้อหาของ Yorktown ขาดแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับสถาปัตยกรรมสมัยใหม่ และพนักงานรายงานปัญหาในการค้นหาเอกสารหรือข้อมูลสำคัญอย่างทันท่วงทีอย่างสม่ำเสมอ สุดท้ายนี้ เนื้อหาบางส่วนของ Yorktown อยู่ในฟาร์มเซิร์ฟเวอร์ที่โฮสต์โดยบุคคลที่สาม และทีมไอทีภายในไม่สามารถเข้าถึงสำหรับการดูแลระบบแบ็กเอนด์ได้

กลยุทธ์

Summit 7 Systems ทำงานร่วมกับ Yorktown เพื่อวิเคราะห์และจัดทำเอกสารสภาพแวดล้อม SharePoint 2010 ขององค์กร เพื่อทำความเข้าใจว่าผู้ใช้ใช้แพลตฟอร์มเพื่อทำงานระหว่างทีมอย่างไร จากนั้น Summit 7 ได้ทำงานร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้นำของ Yorktown จากแต่ละทีมภายในองค์กรเพื่อทำความเข้าใจว่าพวกเขาจัดโครงสร้างเนื้อหาของตนภายใน SharePoint 2010 อย่างไร และโครงสร้างนี้ปรับปรุงหรือขัดขวางกระบวนการทางธุรกิจที่มีอยู่อย่างไร นอกจากนี้ การประชุมสุดยอด 7 ยังแจกแจงรายละเอียดของสถาปัตยกรรมความปลอดภัยที่มีอยู่สำหรับเนื้อหาภายในสภาพแวดล้อมอีกด้วย

การใช้ข้อมูลนี้ Summit 7 สามารถสร้างการออกแบบสถาปัตยกรรมข้อมูลและการรักษาความปลอดภัยที่คำนึงถึงเนื้อหาทั้งหมดภายในสภาพแวดล้อม SharePoint 2010 ของยอร์กทาวน์ การใช้ประสบการณ์สมัยใหม่กับ SharePoint Online การออกแบบสถาปัตยกรรมข้อมูลให้พื้นที่สำหรับทีมองค์กรในการเผยแพร่เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง เช่น ประกาศข่าว นโยบาย ขั้นตอน ข้อมูลการเดินทาง และแบบฟอร์มความปลอดภัย ให้กับผู้ชมในยอร์กทาวน์ในวงกว้างโดยใช้ไซต์การสื่อสาร ไซต์ทีมถูกนำมาใช้เพื่อให้ทีมภายในมีความสามารถในการทำงานร่วมกันและแบ่งปันเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับทีมได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ไซต์ฮับนำการออกแบบโดยรวมมารวมกันโดยจัดเตรียมโครงสร้างตามลำดับชั้นให้กับเนื้อหา และการใช้การจัดประเภทไซต์อนุญาตให้ผู้ใช้ปลายทางตีความประเภทของเนื้อหาที่จัดเก็บไว้ในไซต์และกลุ่มได้อย่างง่ายดาย การประชุมสุดยอด 7 นำการออกแบบยอร์กทาวน์และโครงสร้างไซต์เริ่มต้นสำหรับแต่ละไซต์ภายในสภาพแวดล้อมโดยใช้การออกแบบไซต์

ด้วยสถาปัตยกรรมข้อมูลที่แข็งแกร่งซึ่งได้รับการออกแบบและใช้งานแล้ว Summit 7 จึงทำงานอย่างใกล้ชิดกับ Yorktown IT เพื่อดำเนินการย้ายเนื้อหาเป็นระลอก เพื่อให้ทีมไอทีลดความซับซ้อนของผู้ใช้ในอินเทอร์เฟซที่ทันสมัย ทำความเข้าใจว่าเนื้อหาของพวกเขาอยู่ที่ไหน และเข้าถึงได้อย่างไร เนื่องจากทีมหรือกลุ่มในยอร์กทาวน์ได้ย้ายเนื้อหาจาก SharePoint 2010 ไปเป็น SharePoint Online แล้ว Summit 7 จะทำการตรวจสอบเนื้อหาดังกล่าวกับพวกเขา และระบบไอทีของยอร์กทาวน์จะทำงานโดยตรงกับผู้ใช้ปลายทางเพื่อปรับให้คุ้นเคยกับวิธีการทำงานแบบใหม่

สำหรับยอร์กทาวน์ แนวทางนี้ประสบความสำเร็จอย่างสูงและทำให้ผู้ใช้มั่นใจในการนำไปใช้ทั่วทั้งองค์กร Summit 7 ทำงานอย่างใกล้ชิดกับยอร์กทาวน์เพื่อให้แน่ใจว่าผู้ดูแลระบบไอทีมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับแพลตฟอร์ม Office 365 และความสามารถเต็มรูปแบบ Summit 7 ให้คำปรึกษาแก่ Yorktown IT ซึ่งช่วยให้พวกเขาทำงานอย่างใกล้ชิดกับผู้ใช้ทั่วทั้งองค์กรเพื่อเอาชนะความท้าทายและส่งเสริมการใช้แพลตฟอร์มต่อไป ในท้ายที่สุด ด้วยการทำงานอย่างใกล้ชิดกับ Summit 7 ทีมไอทีจึงกลายเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักในความสำเร็จโดยรวมของแพลตฟอร์มภายใน Yorktown Systems Group

ผลลัพธ์

ด้วยการสนับสนุนของ Summit 7 Yorktown ได้สร้างแพลตฟอร์มที่เข้าถึงได้ง่ายเพื่อปรับปรุงการทำงานร่วมกันในทีมและการมีปฏิสัมพันธ์ของพนักงาน ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลองค์กรได้มากขึ้นผ่าน SharePoint Search และการใช้ Microsoft Graph ด้วยการระบุและรวมผู้ใช้เข้าไว้ในกลุ่ม Office 365 ตามโครงสร้างธุรกิจและทีมภายใน ผู้ดูแลระบบ IT ของ Yorktown ประหยัดเวลาด้วยการจัดการความปลอดภัยของผู้ใช้ที่ลดลง ทั้งหมดนี้ช่วยให้พนักงานของ Yorktown จัดการธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพและราบรื่นยิ่งขึ้น ขณะเดียวกันก็มอบความเป็นผู้นำของ Yorktown ด้วยความมั่นใจว่าข้อมูลขององค์กรมีความปลอดภัย