ลูกค้า
Visiting Nurse Service & Hospice of Suffolk (VNSHS)
สรุป
Visiting Nurse Service & Hospice of Suffolk (VNSHS) ให้บริการชุมชนในนิวยอร์กด้วยการดูแลทางการแพทย์ที่บ้านด้วยความเห็นอกเห็นใจ เจ้าหน้าที่ดูแลผู้ป่วยจำนวนมากในภาคสนาม และองค์กรไม่แสวงผลกำไรต้องการวิธีดิจิทัลในการติดตามกระบวนการ สื่อสารระหว่างผู้ให้บริการดูแล และปรับปรุงความคล่องตัวของพนักงาน VNSHS นำ Microsoft Flow และ Office 365 มาใช้เพื่อทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นอัตโนมัติและสร้างมาตรฐานวิธีที่เจ้าหน้าที่หน้างานรับการแจ้งเตือน โดยไม่ต้องมีเอกสารและการเดินทางเพิ่มเติม พยาบาลจึงสามารถใช้เวลาร่วมกับผู้ป่วยได้มากขึ้น และรับประกันการดูแลที่สม่ำเสมอและมีคุณภาพสูง
ท้าทาย
ระบุความท้าทายของการรักษาพยาบาลที่บ้านอย่างสม่ำเสมอ
โรงพยาบาลไม่ใช่สถานที่เดียวที่ผู้ป่วยต้องการการรักษาพยาบาล หรือที่แพทย์ทุ่มเทชั่วโมงการทำงานที่ยาวนานและการรักษาอย่างจริงใจ Visiting Nurse Service & Hospice of Suffolk (VNSHS) ส่งเจ้าหน้าที่หน้างาน เช่น พยาบาลที่มีทักษะ นักกายภาพบำบัด และนักกิจกรรมบำบัด ไปดูแลผู้ป่วยในบ้านของพวกเขา องค์กรไม่แสวงผลกำไรซึ่งมีฐานอยู่ในนอร์ธพอร์ต รัฐนิวยอร์ก ยังให้การดูแลผู้ป่วยระยะสุดท้ายเพื่อจัดการกับความเจ็บปวดของผู้ป่วย และรับประกันความสบายของผู้ป่วยในช่วงบั้นปลายชีวิต
งานเหล่านั้นเป็นงานที่สำคัญและไม่ง่ายเสมอไป นอกเหนือจากความรับผิดชอบเหล่านั้น พยาบาล VNSHS และเจ้าหน้าที่อื่นๆ ยังต้องติดตามข้อมูลจำนวนมหาศาลในการเยี่ยมผู้ป่วยที่ดูแลที่บ้าน 3,000 รายและผู้ป่วยในบ้านพักรับรอง 600 รายในแต่ละปี 90,000 ครั้ง
เจ้าหน้าที่หน้างานต้องกรอกการรับเข้าและรายงานเหตุการณ์ทั้งหมดเป็นกระดาษ นำเอกสารไปที่สำนักงาน จากนั้นจึงกลับมาที่สนาม “การนำเอกสารกลับมาที่ออฟฟิศใช้เวลานานมากและอาจสูญหายได้ เนื่องจากเราไม่มีบันทึกดิจิทัลที่สม่ำเสมอเกี่ยวกับกระบวนการของเรา ขั้นตอนต่างๆ จึงอาจพลาดไป” Alvin Ledwidge ผู้เชี่ยวชาญด้านระบบของ Visiting Nurse Service & Hospice of Suffolk กล่าว
เมื่อเจ้าหน้าที่รับผู้ป่วยหรือยื่นรายงาน พวกเขาจะต้องเพิ่มชื่อของพนักงานที่เกี่ยวข้องทั้งหมดลงในอีเมลด้วยตนเองเพื่อแจ้งให้ทุกคนทราบ พนักงานบางครั้งอาจถูกละทิ้ง “ด้วยระบบเดิมของเรา สิ่งต่างๆ อาจพังทลายลงได้ เช่น นักบำบัดหรือนักสังคมสงเคราะห์ที่ไม่ได้รับการแจ้งเตือนและพลาดการนัดหมาย” Ledwidge กล่าว “ผู้ป่วยและครอบครัวแสดงอารมณ์ความรู้สึกอย่างถูกต้องเกี่ยวกับการพลาดการนัดหมาย เราต้องการวิธีที่จะปฏิบัติตามคำมั่นสัญญาของเราในการส่งมอบการดูแลที่โดดเด่นที่ผู้ป่วยของเราสมควรได้รับอย่างสม่ำเสมอมากขึ้น”
กลยุทธ์
การรวมศูนย์ข้อมูลและการวนซ้ำในพนักงานที่เหมาะสม
VNSHS ต้องการเปลี่ยนกระบวนการให้เป็นดิจิทัล และให้แน่ใจว่าเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องรวมอยู่ในแผนการดูแลผู้ป่วยแต่ละรายตั้งแต่เริ่มต้น ในเดือนกรกฎาคม พ.ศ. 2560 องค์กรจึงตัดสินใจใช้ ไมโครซอฟต์โฟลว์ เพื่อสร้างขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติ ในเวลาเดียวกัน VNSHS ก็นำมาใช้ ไมโครซอฟต์ ออฟฟิศ 365 และเชื่อมต่อ Microsoft Flow กับ Microsoft SharePoint Online ในปัจจุบัน สำหรับการรายงานเหตุการณ์ การรับเข้า และการตรวจสอบสัญญาณชีพของผู้ป่วยจากระยะไกล VNSHS ใช้โฟลว์เฉพาะ 12 โฟลว์ที่สร้างขึ้นสำหรับกระบวนการทางธุรกิจและทางคลินิกที่สำคัญที่สุด
Ledwidge และทีมของเขาสร้างรายการ SharePoint โดยมีพนักงาน กลุ่ม และผู้จัดการที่เหมาะสมสำหรับบริการเฉพาะเจาะจง พนักงานกรอกแบบฟอร์มขั้นตอนการทำงานใน ไมโครซอฟต์ฟอร์ม หรือ PowerAppsซึ่งเชื่อมต่อกับรายการ SharePoint และ Microsoft Flow “ด้วยการใช้ Microsoft Flow เราได้ทำให้กระบวนการสำหรับเจ้าหน้าที่หน้างานเร็วขึ้นมาก พวกเขากังวลน้อยลงว่าใครอยู่ในอีเมล เพียงกรอกแบบฟอร์มขั้นตอนการทำงานและรู้ว่าระบบจะรวมพนักงานและหัวหน้างานที่เหมาะสมไว้โดยอัตโนมัติ”
ก่อนหน้านี้ เจ้าหน้าที่ต้องอัปเดตบันทึกจากเวชระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ แต่เจ้าหน้าที่คนต่อไปในกระบวนการดูแลจะไม่ได้รับแจ้งจนกว่าการอัปเดตจะเสร็จสมบูรณ์ ซึ่งอาจใช้เวลาสองหรือสามวัน “ขณะนี้ด้วย Microsoft Flow เมื่อเจ้าหน้าที่หน้างานของเราเริ่มกรอกแบบฟอร์ม PowerApps ระบบจะแจ้งให้ผู้อื่นทราบว่าผู้ป่วยต้องการบริการประเภทใดต่อไป” Ledwidge กล่าว “ด้วยวิธีนี้ พนักงานสามารถจัดลำดับความสำคัญและวางแผนตามนั้น ซึ่งจะช่วยลดความเครียด การวุ่นวายในนาทีสุดท้าย และความเสี่ยงที่จะพลาดการนัดหมาย”
ด้วยการใช้ Microsoft Flow เราได้ทำให้กระบวนการสำหรับเจ้าหน้าที่หน้างานเร็วขึ้นมาก พวกเขากังวลน้อยลงว่าใครอยู่ในอีเมล เพียงกรอกแบบฟอร์มขั้นตอนการทำงาน และรู้ว่าระบบจะรวมพนักงานและหัวหน้างานที่เหมาะสมไว้โดยอัตโนมัติ
Alvin Ledwidge (ผู้เชี่ยวชาญด้านระบบ บริการพยาบาลเยี่ยม และ Hospice of Suffolk)
ผลลัพธ์
ลดเวลาการบริหาร ปรับปรุงการดูแลผู้ป่วย
พนักงานทั้ง 250 คนสามารถเข้าถึง Microsoft Flow รวมถึงเจ้าหน้าที่หน้างาน 180 คนที่ใช้เครื่องมือบน iPad สำหรับการรับเข้าแต่ละครั้ง เจ้าหน้าที่จะประหยัดเวลาเอกสาร 15 ถึง 20 นาที เจ้าหน้าที่ยินดีที่ขณะนี้สามารถจดบันทึกได้แบบเรียลไทม์ ทราบว่ามีการอัปเดตพนักงานที่เหมาะสม และหลีกเลี่ยงการขับรถกลับไปกลับมาระหว่างสำนักงานและบ้านของผู้ป่วย
“Microsoft Flow คือกาวที่ยึดทุกสิ่งไว้ด้วยกัน” Ledwidge กล่าวสรุป “ก่อนหน้านี้เราเสียเวลาอันมีค่าในการขับรถเอกสารไปที่สำนักงานและพยายามสื่อสารแผนการดูแลรักษา ตอนนี้เจ้าหน้าที่ใช้เวลาในการทำเอกสารน้อยลง และมีเวลาดูแลคนไข้มากขึ้น”
ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ เยี่ยมเยียนบริการพยาบาลและบ้านพักรับรองพระธุดงค์ซัฟฟอล์ก บน เฟสบุ๊ค และ ลิงค์อิน.
อ่านกรณีศึกษาฉบับเต็ม