TransAlta รวบรวมและประหยัดต้นทุนด้วย Microsoft 365 และ VersaFile

สรุป

TransAlta ซึ่งเป็นบริษัทพลังงานเอกชนกำลังอยู่ระหว่างการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ไปสู่พลังงานทดแทน สิ่งนี้จะช่วยขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงในทุกด้านของธุรกิจเพื่อให้สามารถแข่งขันได้มากขึ้น และใช้ทรัพยากรที่มีอยู่เพื่อตอบสนองความต้องการในการเปลี่ยนแปลง ด้านหนึ่งในการขับเคลื่อนประสิทธิภาพและประหยัดต้นทุนคือการรวมแอปพลิเคชันด้านไอทีและย้ายไปยังระบบคลาวด์

ทีม TransAlta ทำงานร่วมกับ VersaFile เพื่อส่งออกและแปลงเนื้อหาและข้อมูลเมตาจากระบบ IBM Content Manager ที่เชื่อมต่อกับ SAP ไปเป็นคลาวด์ Microsoft 365 ในขณะที่ยังคงมีการวางแผนระยะเพิ่มเติม แต่ส่วนใหญ่ขององค์กรได้รับประโยชน์จากการใช้งานที่ง่ายดาย และทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพในการดำเนินงานทั่วโลกโดยใช้ชุดแอปพลิเคชัน Microsoft 365 ที่ยิ่งใหญ่กว่า

ท้าทาย

TransAlta มีแหล่งที่มาของเนื้อหาทางธุรกิจจำนวนมาก รวมถึง SharePoint, IBM Content Manager, SAP และ File Systems จุดสนใจประการหนึ่งคือ IBM Content Manager ซึ่งหลายกลุ่มใช้ระบบสำหรับความต้องการการจัดการเอกสารในแต่ละวัน ผู้ใช้พบว่าระบบนี้ใช้งานยากและใช้สำหรับการจัดเก็บเนื้อหาประเภทที่กระจัดกระจายเท่านั้น ในขณะเดียวกัน องค์กรพบว่าแพลตฟอร์มโดยรวมมีราคาแพงในการรักษา และพวกเขามีปัญหาในการหาทรัพยากรที่พร้อมจะสนับสนุน เนื่องจากไม่ใช่ระบบที่สมบูรณ์สำหรับเนื้อหาทั้งหมด ประชากรองค์กรทั่วไปจึงใช้ระบบน้อยลงเรื่อยๆ และเป็นผลให้องค์กรสามารถรักษาระบบไว้ได้ยากขึ้นเรื่อยๆ

TransAlta ต้องการโซลูชันบนคลาวด์เพียงโซลูชันเดียว ซึ่งใช้งานง่ายและคุ้มค่า ผลลัพธ์ที่จำเป็นต่อการตอบสนองความต้องการของผู้ใช้และประหยัดค่าใช้จ่าย นอกจากนี้ เนื่องจากเนื้อหาบางส่วนเชื่อมต่อโดยตรงกับแอปพลิเคชันธุรกิจหลัก เช่น SAP และเครื่องมือการจัดการการเขียนแบบหลัก เช่น AutoCAD และ IBM Document Manager จึงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับ TransAlta ในการค้นหาโซลูชันที่ยืดหยุ่นที่จะช่วยให้พวกเขาสามารถรักษาสิ่งเหล่านั้นได้ การเชื่อมต่อ

กลยุทธ์

TransAlta มุ่งมั่นที่จะใช้แนวทางและแอปพลิเคชัน Microsoft 365 อยู่แล้ว เมื่อถึงเวลาที่ต้องรวมระบบการจัดการเนื้อหา การเลือก SharePoint เป็นส่วนหนึ่งของชุด Office 365 ถือเป็นการตัดสินใจที่ง่ายและคุ้มต้นทุน

ทีม VersaFile ใช้ทักษะและเครื่องมือของ IBM เดิม ช่วย TransAlta แบ่งส่วนเนื้อหาและข้อมูลเมตาในระบบ IBM ปัจจุบัน และเตรียมพร้อมสำหรับการย้ายข้อมูล ประเภทของเนื้อหาที่จะเปลี่ยนมีตั้งแต่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลไปจนถึงการเงินไปจนถึงข้อตกลงและสัญญาเชิงพาณิชย์

การเตรียมเนื้อหาอย่างรอบคอบเป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากเอกสารบางส่วนเชื่อมโยงกับระบบการจัดการเอกสาร (DMS) ของ SAP และเชื่อมโยงกับระบบควบคุมเอกสารที่จัดการแบบร่าง CAD สำหรับการบำรุงรักษาโรงงาน

จากนั้น ทีมงานได้แยกเนื้อหา เวอร์ชัน และข้อมูลเมตาที่เกี่ยวข้องโดยใช้เครื่องมือการแปลงและแยกข้อมูล IBM ECM ที่เป็นเอกลักษณ์ของ VersaFile และดำเนินการเปลี่ยนผ่านที่จำเป็นเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการนำเข้าไปยัง SharePoint รวมถึงขั้นตอนต่อไปนี้:

• การประเมินคุณภาพข้อมูล
• วิธีการล้างข้อมูลและการขจัดความซ้ำซ้อน
• การแมปข้อมูลและการเตรียมการสำหรับการย้ายข้อมูล
• การตรวจสอบและทดสอบข้อมูล

ทีม TransAlta ใช้โซลูชันต่างๆ ใน Microsoft 365 จากนั้นนำเข้าเนื้อหาและข้อมูลเมตาเข้าสู่ระบบโดยใช้เครื่องมือภายใน

ผลลัพธ์

จากความพยายามนี้ บันทึกทางธุรกิจส่วนใหญ่ของ TransAlta ปัจจุบันอยู่ใน SharePoint แม้ว่าผู้ใช้ส่วนใหญ่จะมีโซลูชันเดียวที่จะใช้งานได้ แต่ปัจจุบันบริษัทมีวิธีที่คุ้มค่ากว่าในการสนับสนุนผู้ใช้ภายในทีมสนับสนุนระดับองค์กร การประหยัดต้นทุนเป็นผลมาจากการสมัครสมาชิกต่ออายุซอฟต์แวร์ที่น้อยลง พร้อมกับต้นทุนที่น้อยลงสำหรับการสนับสนุนโซลูชันที่ผิดปกติซึ่งไม่อยู่ในมาตรฐานองค์กรกระแสหลัก