บริษัทวางผังเมืองเพิ่มการทำงานร่วมกันเป็นทีมผ่าน Microsoft 365 ด้วยความช่วยเหลือของ Cloudwell

สรุป

Topology เป็นบริษัทชุมชนและการวางผังเมืองที่ร่วมมือกันในเมืองนวร์ก รัฐนิวเจอร์ซีย์ โดยมุ่งเน้นที่การพัฒนาที่ยึดผู้คนเป็นศูนย์กลาง และเน้นที่การเข้าถึงชุมชน ด้วยอุปกรณ์ที่แตกต่างกันมากมายบนแพลตฟอร์มที่หลากหลายและพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่อย่างมาก Topology จึงจำเป็นต้องมีชุดการทำงานร่วมกันที่สามารถบรรลุเป้าหมายทั้งหมดได้ การใช้ Office 365 และเทคโนโลยีสนับสนุนทำให้ Cloudwell สามารถรวมศูนย์และทำให้การดำเนินธุรกิจของตนง่ายขึ้น

ท้าทาย

ก่อนการมีส่วนร่วมนี้ Topology ได้ใช้ชุด Google Apps เพื่อบรรลุความร่วมมือและงานในแต่ละวัน ซึ่งถือว่าน้อยกว่าอุดมคติเนื่องจากการกำกับดูแลการแบ่งปันไฟล์และองค์กรไม่สามารถจัดการได้ และนำไปสู่ไฟล์เดียวกันหลายเวอร์ชัน ไฟล์ที่สูญหาย และการแชร์ไฟล์ภายนอกที่ลุกลาม นอกเหนือจาก Google Apps แล้ว Topology ยังใช้เครื่องมือของบุคคลที่สามต่างๆ สำหรับการดำเนินธุรกิจมาตรฐาน เช่น บริการ VoIP การประชุมทางโทรศัพท์ การจับเวลา และการจัดการงาน ไม่มีเครื่องมือเหล่านี้ผ่านผู้ให้บริการรายเดียวกัน นอกจากนี้ Topology ยังดำเนินการฝึกฝนผ่านอุปกรณ์ Apple ประมาณ 90% สิ่งนี้นำไปสู่การพึ่งพา Google Apps ในฐานะเครื่องมือข้ามแพลตฟอร์มที่ทำงานได้ดีกับ Mac OS X องค์กรลังเลที่จะพิจารณา Office 365 เป็นโซลูชันเนื่องจากกังวลว่าฮาร์ดแวร์ส่วนใหญ่จะไม่สามารถเข้ากัน ในท้ายที่สุด โครงสร้างและการกำกับดูแลการจัดการที่ SharePoint Online มอบให้มีมากกว่าข้อกังวล

กลยุทธ์

เนื่องจากโครงสร้างไฟล์ที่ไม่มีการจัดการและการแชร์เอกสารใน Google Drive ขั้นตอนแรกสำหรับ Cloudwell คือการระบุตำแหน่งของไฟล์ทั้งหมดที่จะย้าย เมื่อดำเนินการเสร็จสิ้น Cloudwell จะย้ายไฟล์ทั้งหมดขององค์กรไปยัง SharePoint Online และ OneDrive การย้ายอีเมลของพนักงานทั้งหมดไปยัง Exchange Online ดำเนินไปอย่างราบรื่นด้วยเครื่องมือการย้ายข้อมูลของ Exchange Online เมื่อย้ายไฟล์ไปยัง SharePoint แล้ว Cloudwell ก็สร้างแลนดิ้งเพจที่เรียบง่ายเพื่อให้พนักงานจัดการไฟล์ของตนได้ ไคลเอนต์ OneDrive สำหรับ Mac ได้รับการติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ Apple ทุกเครื่อง และผู้ใช้ได้รับคำแนะนำให้ซิงค์โฟลเดอร์ที่พวกเขาใช้บ่อยที่สุด

เพื่อปรับปรุงการทำงานร่วมกันของบริษัท จึงมีการใช้ Microsoft Teams เป็นเครื่องมือหลักในการแบ่งปันข้อมูลระหว่างพนักงาน มีการจัดตั้งทีมสำหรับลูกค้าแต่ละรายโดยมีช่องทางที่เกี่ยวข้องกับโครงการเฉพาะ เนื่องจากทีมที่ยึดมั่นในกิจกรรมในแต่ละวัน ผู้ให้บริการ VoIP รายเดิมจึงถูกแทนที่ด้วย Microsoft Phone System พนักงานทุกคนได้รับหมายเลขโทรศัพท์ใหม่เพื่อใช้กับลูกค้า นอกจากนี้ การประชุมทางโทรศัพท์ของ Microsoft ยังเปิดใช้งานเพื่อให้การโทรของลูกค้าราบรื่นยิ่งขึ้น

ด้วยความคุ้นเคยกับการเติบโตของ Office 365 ทำให้ Topology มีความเต็มใจที่จะขยายสาขาออกไปสู่ธุรกิจอื่นๆ ความจำเป็นอีกประการหนึ่งคือสำหรับฐานข้อมูลการจัดการผู้ติดต่อและการตลาด Cloudwell ใช้ประโยชน์จาก Microsoft PowerApps ด้วย AI และ SharePoint Online เพื่อพัฒนาแอปที่สร้างรายชื่อผู้ติดต่อโดยการถ่ายภาพนามบัตร เมื่อสร้างรายชื่อผู้ติดต่อนี้แล้ว Microsoft Flow จะถูกนำมาใช้เพื่อเรียกใช้แคมเปญการตลาดกับฐานข้อมูล

ผลลัพธ์

ด้วยการโยกย้ายไปยังชุด Office 365 ทำให้โทโพโลยีสามารถตระหนักถึงความสามารถในการทำงานร่วมกันในระบบคลาวด์ได้อย่างเต็มที่ ขณะเดียวกันก็รักษาโครงสร้างในพื้นที่จัดเก็บเอกสารด้วย Microsoft Teams และระบบโทรศัพท์รวมการสื่อสารแบบรวมศูนย์ทั่วทั้งองค์กรและกับลูกค้า ในขณะที่แอปพลิเคชันแบบกำหนดเองโดยใช้ PowerApps และ SharePoint Online ช่วยให้พวกเขาติดตามผู้ติดต่อของตนเพื่อใช้ในแคมเปญการตลาดได้ดีขึ้น