Todd Energy เติมพลังให้กับพนักงานและมองเห็นประสิทธิภาพการทำงานที่สูงขึ้นด้วย Microsoft 365 และความเป็นผู้นำด้านข้อมูล

สรุป

Todd Energy คือผู้ผลิตก๊าซธรรมชาติ 100% ที่นิวซีแลนด์เป็นเจ้าของและดำเนินการ ด้วยการร่วมทุนนอกชายฝั่ง Todd รับผิดชอบการผลิตพลังงานไฮโดรคาร์บอนมากกว่า 50% ของนิวซีแลนด์ ด้วยความร่วมมือกับ Nova Energy ปัจจุบันมีพนักงานมากกว่า 500 คนทั่วประเทศนิวซีแลนด์

ปัจจัยขับเคลื่อนธุรกิจสำหรับการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลของ Office 365 ได้แก่ การกลายเป็นนายจ้างที่ได้รับเลือกโดยการปรับปรุงการทำงานร่วมกันและการมีส่วนร่วมของพนักงาน และลดต้นทุนการผลิต นอกจากนี้ Todd Energy ต้องการปรับปรุงการดำเนินงานและมอบเครื่องมือข้อมูลที่จำเป็นแก่พนักงานในการทำงานไม่ว่าจะอยู่ที่ใดก็ตาม

โซลูชันที่นำมาใช้จะดึงข้อมูลและการดำเนินการที่กระจัดกระจายมารวมกันไว้ในแพลตฟอร์ม Office 365 ที่ใช้งานง่ายเพียงแพลตฟอร์มเดียวที่สนับสนุนโดย Power BI นับตั้งแต่เริ่มใช้งานจริงในปี 2019 พนักงานตั้งแต่ทีมองค์กรไปจนถึงการบำรุงรักษาภาคสนาม ได้สร้างและใช้ข้อมูลได้อย่างราบรื่นผ่าน Microsoft Teams, SharePoint, Azure, Delve, Stream, OneNote, Planner และ Power Platform

การทำงานร่วมกันระหว่างแผนกและสถานที่ตั้งทำให้การเข้าถึงเนื้อหาที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม ทุกที่ ทุกสถานที่ เป็นเรื่องง่ายและรวดเร็ว การตัดสินใจที่ดีขึ้นผ่านการปรับปรุงการเปิดเผยข้อมูลและกระบวนการได้รับการเปิดใช้งานผ่าน Power BI และ Power Automate

Russell Craig เจ้าหน้าที่เทคโนโลยีแห่งชาติของ Microsoft New Zealand เชื่อว่าความสำเร็จของ Todd Energy เป็นแผนงานสำหรับธุรกิจอื่นๆ ในการสำรวจวิธีที่พวกเขาสามารถใช้เทคโนโลยีดิจิทัลเพื่อรวมทีมที่กระจัดกระจายและตระหนักถึงผลกำไรที่สำคัญในด้านประสิทธิภาพการทำงานและนวัตกรรม

ท้าทาย

Todd Energy เผชิญกับความท้าทายหลักสองประการ ประการแรก พนักงานรวมทั้งพนักงานใหม่และคนรุ่นมิลเลนเนียลคาดหวังมากขึ้นถึงวิธีการทำงานดิจิทัลที่ตรงไปตรงมา James Blair หัวหน้าฝ่ายการจัดการสารสนเทศและเทคโนโลยีของ Todd Energy กล่าวสรุปว่า “เราพนักงานของเรามีหลายรุ่น และพวกเขาต้องการเข้ามาในองค์กรที่สามารถทำงานแบบดิจิทัลได้ เป็นสิ่งสำคัญสำหรับท็อดด์ที่จะต้องมีรากฐานที่ช่วยให้พวกเขาทำเช่นนั้นได้-

ประการที่สอง ผู้คนแชร์ไฟล์บนไดรฟ์เครือข่าย ฮาร์ดไดรฟ์ เดสก์ท็อป และอินทราเน็ตต่างๆ ข้อมูลที่กระจัดกระจายส่งผลต่อการทำงานร่วมกันและประสิทธิภาพการทำงาน และความสามารถในการมีข้อมูลที่ถูกต้องเพียงปลายนิ้วสัมผัสของพนักงานในภาคสนาม

ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการข้อมูล Steph Richardson กล่าว “เป็นเรื่องที่ยุติธรรมที่จะกล่าวว่าไม่มีใครมีที่เดียวในการเข้าถึงแหล่งเอกสารแห่งเดียว ในที่สุดเราก็มีไฟล์ซ้ำซ้อนและเรายังมีคนที่เข้าถึงไดรฟ์เครือข่ายได้เช่นกัน”

Todd Energy ต้องการใช้เวลาเพื่อทำให้ถูกต้องและสร้างโซลูชันที่ยั่งยืน แบลร์พูดว่า: “ในอดีตเมื่อมีการปรับใช้ SharePoint ฝ่ายไอทีก็แค่มอบมันให้กับธุรกิจเป็นของขวัญและพูดว่า 'นี่คือโซลูชัน ECM'. ไม่มีสถาปัตยกรรม มีเพียงการใช้งานและเติบโตแบบออร์แกนิก ซึ่งตรงข้ามกับในลักษณะที่มีการวางแผนและมีโครงสร้าง เมื่อเวลาผ่านไป ส่งผลให้ผู้คนหาสิ่งของของตนไม่พบ” Todd Energy ต้องการใช้เวลามากขึ้นในการออกแบบสถาปัตยกรรมให้ถูกต้องในครั้งนี้ เนื่องจากพวกเขารู้ว่าการทำให้พนักงานสามารถค้นหาและดึงเนื้อหาออกมาได้เป็นกุญแจสำคัญ

สำหรับ Todd Energy นี่อาจเป็นพื้นที่เสี่ยงเช่นกัน เนื่องจากทำงานในอุตสาหกรรมที่มีการควบคุมอย่างเข้มงวด และต้องได้รับการตรวจสอบหลายครั้งทุกปี นอกจากนี้ยังส่งผลกระทบต่อผลกำไร ทำให้ต้นทุนการดำเนินงานเพิ่มขึ้น

กลยุทธ์

เทคโนโลยี Microsoft Cloud และ Office 365 ได้รับเลือกเป็นแพลตฟอร์มโซลูชัน Information Leadership ซึ่งเป็นคู่ค้า Microsoft Gold และผู้เชี่ยวชาญ Office 365 ได้กลายเป็นคู่ค้าด้านการดำเนินงานและเป็นที่ปรึกษาที่เชื่อถือได้

แบลร์สรุปว่า “เราถือว่า Information Leadership เป็นพันธมิตรที่แท้จริง เราร่วมมือกับองค์กรที่เป็นถนนสองทาง – ไม่ใช่แค่การจัดการผู้ขาย/ซัพพลายเออร์ เราต้องการให้คนที่เราเลือกเป็นหุ้นส่วนเป็นส่วนหนึ่งของทีม”

โซลูชัน #1: การรวบรวมข้อมูลสำหรับการทำงานและการทำงานร่วมกันทุกที่

สำหรับพนักงาน การค้นหาและเรียกค้นข้อมูลเป็นสาเหตุของความหงุดหงิดอยู่ตลอดเวลา โซลูชันต้องเรียบง่ายเพื่อตอบสนองความต้องการของพวกเขา แบลร์ พูดว่า: “เราต้องการบางสิ่งบางอย่างที่ตอบสนองความต้องการของผู้คนที่ท้าทายด้านดิจิทัลมากที่สุดในองค์กร ไปจนถึงผู้ที่เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีมากที่สุด…”

Todd Energy ตั้งเป้าที่จะรวม 'ชุดงาน' การบำรุงรักษาเข้าด้วยกัน เพื่อเป็นโซลูชันเบื้องต้นในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน และมอบประสบการณ์ที่ราบรื่นให้กับพนักงาน ด้วยการรวมระบบการบำรุงรักษาเข้ากับ Office 365 โฟลเดอร์สำหรับโครงการการบำรุงรักษาแต่ละโครงการจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ และพนักงานจะลากและวางเนื้อหาที่เกี่ยวข้อง (ขอบเขตงาน รายงาน สัญญา) ลงในโฟลเดอร์ 'ชุดงาน' ถูกใช้โดยหลายทีม และทุกคนเข้าถึงเนื้อหาได้โดยตรงไม่ว่าจะอยู่ที่ใดก็ตาม

“เมื่อผู้คนกำลังมองหาเนื้อหาเกี่ยวกับชุดงานใดชุดหนึ่ง พวกเขาเพียงแค่ป้อนตัวเลข จากนั้นระบบจะแสดงทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับชุดงานนั้นโดยอัตโนมัติ นั่นเป็นส่วนสำคัญสำหรับเรา – การบูรณาการระบบการบำรุงรักษาของเรา” แบลร์กล่าว

นอกเหนือจากชุดงานแล้ว อินทราเน็ตใหม่ยังได้รับการพัฒนาเพื่อสร้าง 'single' แหล่งที่มา ของความจริง' อินทราเน็ตที่ตั้งชื่ออย่างตรงไปตรงมาว่า "The Sauce" ช่วยให้เข้าถึงข้อมูลทั้งหมดที่พนักงาน Todd จำเป็นต้องใช้ในการทำงานทั่วทั้งองค์กรได้ในที่เดียว ทรัพยากรการปฐมนิเทศทั้งหมดอยู่ในส่วนเดียวที่เรียกว่า "การทำงานที่นี่"

ริชาร์ดสัน พูดว่า “การมีที่เดียวสำหรับผู้เริ่มต้นใหม่ให้เข้าถึงแอพทั้งหมดที่มีอยู่ใน Todd Energy ช่วยให้การเข้าสู่บทบาทของพวกเขาง่ายขึ้นมาก”

โซลูชัน #2: “ในหน้าเดียวกัน” เพิ่มเติมด้วยทีม MICROSOFT

Microsoft Teams เป็นผู้เปลี่ยนเกมในการดำเนินโครงการและความคิดริเริ่มอื่นๆ ตามตัวอย่าง Teams เป็นกลไกหลักสำหรับทีมโครงการ Todd Energy และ Information Leadership ที่ทำงานร่วมกัน พวกเขาใช้แชท วิดีโอ และการแชร์หน้าจอ, OneNote, ไฟล์และรายการที่แชร์ รวมถึง Planner ทั้งหมดนี้อยู่ภายในอินเทอร์เฟซ Teams โดยลดการใช้อีเมลลงอย่างมาก

ความสำเร็จนี้สะท้อนให้เห็นในองค์กรที่กว้างขึ้น ในส่วนความน่าเชื่อถือและความซื่อสัตย์ Teams คือกุญแจสำคัญในการทำงานร่วมกัน Steve Smith ผู้จัดการฝ่ายความน่าเชื่อถือและความซื่อสัตย์กล่าวว่า: “เราได้จัดตั้งขึ้นในภูมิภาคที่มีไซต์ทีมแปดถึงสิบแห่งในพื้นที่ของฉัน…เป็นสิ่งที่ผู้คนนำไปใช้จริงๆ เป็นการดีจริงๆ สำหรับการทำงานร่วมกันและวางโครงสร้างเกี่ยวกับสิ่งที่เรากำลังทำอยู่”

โซลูชัน #3: แพลตฟอร์มทรงพลังสำหรับการส่งมอบโครงการและการบำรุงรักษาเชิงรุกที่มากขึ้น

นอกจากนี้ Power Platform ยังช่วยให้ Todd Energy ส่งมอบโครงการได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นอีกด้วย ข้อมูลโครงการที่สำคัญจะถูกแยกออกมาและรวมกับ Power BI เพื่อให้พนักงานมีข้อมูลที่สามารถดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ตัวอย่างเช่น สำหรับ 'คำขอเปลี่ยนแปลงโรงงาน' พนักงานสามารถเห็นภาพได้ว่าโครงการเป็นไปตามกำหนดเวลาหรือไม่ และพวกเขาสามารถระบุปัญหาคอขวดที่เป็นอุปสรรคต่อความสำเร็จได้ ทีมผู้นำสามารถมองเห็นความคืบหน้า ระดับทรัพยากร และตัวชี้วัดสำคัญอื่นๆ

ขับเคลื่อนโดยพนักงานคนสำคัญ Power BI ได้เพิ่มขีดความสามารถให้กับพนักงานและนำความสามารถมาอยู่ในมือของธุรกิจพร้อมกับผู้คนที่ใช้งาน

โซลูชัน #4: สถานที่ทำงานที่ทันสมัย; กระดาษน้อยลงและการจัดการการทำงานที่ยืดหยุ่นเพื่อความสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตที่ดีขึ้น

Todd Energy มีวัฒนธรรมที่มีชีวิตชีวาพร้อมโอกาสอันยอดเยี่ยมในการเรียนรู้และเติบโต Office 365 ช่วยให้พวกเขาสามารถดำเนินการต่อไปได้ และทำงานทั่วทั้งองค์กรได้ง่ายขึ้น Hannah Heberley ที่ปรึกษาด้านการสื่อสารกล่าวว่า:

“เราสามารถแบ่งปันข้อมูลที่สำคัญได้มากมาย ซึ่งหมายความว่าเรารู้มากขึ้นเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น เราไม่ใช่แค่เพื่อนร่วมงาน แต่เรารู้จักกันและกันมากขึ้น สิ่งที่ผู้คนกำลังทำอยู่ และสิ่งที่ผู้คนมีส่วนร่วม ฉันคิดว่าเราเข้าใจตรงกันมากขึ้น”

คลังวิดีโอส่วนกลางของวิดีโอทั้งหมดที่ใช้ Stream สามารถเข้าถึงได้ง่ายและช่วยให้พนักงานเรียนรู้ด้วยตนเอง การติดต่อกับพนักงานคนอื่นๆ ทำได้ง่ายกว่าการใช้ Delve ซึ่งจะทำให้รายชื่อผู้ติดต่อเป็นปัจจุบัน และทำให้การติดต่อเป็นเรื่องง่าย

การทำงานระยะไกลและดิจิทัลเป็นประโยชน์หลัก ริชาร์ดสัน พูดว่า:

“18 เดือนที่แล้ว ทีมผู้นำกำลังพิมพ์กระดาษหลายแผ่นเพื่อนำไปเข้าร่วมการประชุมประจำสัปดาห์ในวันจันทร์ ขณะนี้มีการใช้งาน Surface Pros พวกเขาทั้งหมดเป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์ ฉันคิดว่านั่นเป็นการผสมผสานระหว่างเทคโนโลยี บวกกับสิ่งที่เรากำลังสร้างลงในซอฟต์แวร์ เพื่อช่วยพวกเขาจริงๆ”

และสำหรับพนักงาน สิ่งเหล่านี้ยังช่วยให้พวกเขาจัดการความต้องการด้านงานและครอบครัวได้ เฮเบอร์ลีย์ พูดว่า:

“ความคิดทันทีของฉันคือเป็นเรื่องดีที่ตอนนี้ฉันสามารถทำทุกอย่างจากระยะไกลได้ ฉันไม่ได้อยู่คนเดียวในแบบที่ฉันทำงาน ฉันทำงานพาร์ทไทม์กับเด็กๆ... สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลานั่นคือสิ่งที่ผู้คนคาดหวังในปัจจุบัน และเป็นเรื่องดีทีเดียวที่สามารถส่งมอบข้อมูลดังกล่าวได้”

ผลลัพธ์

Office 365 เป็นเครื่องมือในการขับเคลื่อนการทำงานร่วมกัน เพิ่มผลผลิต และลดความเสี่ยงด้านวิศวกรรมที่ Todd Energy ตัวอย่างเช่น พนักงานภาคสนามสามารถทำงานได้ทุกที่ที่เข้าถึงเนื้อหาชุดงานบำรุงรักษาผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่ของตน เจ้าหน้าที่รายงานว่า 60% สามารถค้นหาข้อมูลด้วยชุดงานได้เร็วกว่าเดิมและความพร้อมใช้งานในภาคสนามเป็นตัวเปลี่ยนเกม

Smith เห็นว่าชุดงานช่วยลดเวลาที่เสียไปพร้อมทั้งช่วยให้พนักงานค้นหาข้อมูลที่พวกเขาไม่รู้ว่ามีอยู่:

“ผู้คนแค่อยากไปทำงานของตน หากทำไม่ได้ พวกเขาก็จะใช้เวลามากเกินไปในการพยายามค้นหาข้อมูลที่เพิ่มความหงุดหงิดให้กับวันของพวกเขา ขณะนี้เรากำลังนำกลับมาใช้ใหม่และค้นหาข้อมูลเพื่อวางแผนและเตรียมงานบำรุงรักษาอย่างรวดเร็ว จากนั้นใช้เวลาส่วนใหญ่ในการส่งมอบจริง ซึ่งเป็นคุณค่าที่แท้จริงในสิ่งที่เราทำ”

นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งจากมุมมองของการปฏิบัติตามข้อกำหนด ”การมีสภาพแวดล้อมที่ช่วยให้เราสามารถจัดเตรียมหลักฐานได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายช่วยให้เราปฏิบัติตามกฎระเบียบได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้นจากมุมมองของความเสี่ยง มันช่วยเราได้มาก” สมิธกล่าว

ข้อมูลและแบบฟอร์มที่เป็นส่วนสำคัญต่อการดำเนินงานที่ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพของโรงงานของ Todd สามารถเข้าถึงได้มากขึ้นบนอินทราเน็ต และตอนนี้เจ้าหน้าที่เข้าดูได้โดยเฉลี่ย 40 ครั้งต่อสัปดาห์

มีการระบุและการสื่อสารอันตรายที่ดีกว่า และลดการบำรุงรักษาโรงงานที่เกิดปฏิกิริยาจากการใช้ Power Automate แบบฟอร์มอันตรายจะถูกเติมโดยอัตโนมัติและข้อมูลจะถูกนำเสนอในรูปแบบมาตรฐานที่พนักงานทุกคนจะได้รับแจ้งอย่างรวดเร็วและง่ายดาย Power Automate ช่วยให้ทีมบันทึกงานเชิงโต้ตอบใดๆ ที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว การทำให้กระบวนการร้องขอและอนุมัติสำหรับงานเชิงโต้ตอบเป็นอัตโนมัติ ทีมงานบำรุงรักษาจึงสามารถเข้าใจได้ดีขึ้นว่าเหตุใดปัญหาจึงเกิดขึ้นและวางแผนตามนั้น สตีฟ สมิธ พูดว่า: “จากการปรับใช้ Power Automate เราพบว่าภาระงานลดลงอย่างมาก ผลลัพธ์ก็คือเราอยู่ในสภาพแวดล้อมที่มีการวางแผนไว้มากขึ้น ซึ่งเป็นผลลัพธ์ที่ดี-

มีการรายงานที่ดีขึ้นเกี่ยวกับการผลิตและการบำรุงรักษาโดยใช้ Office 365 เพื่อรวบรวมข้อมูลจากหลายระบบ จากนั้นใช้ Power BI เพื่อนำเสนอการแสดงภาพข้อมูลที่สามารถดำเนินการได้ ตลอดระยะเวลาหกเดือน Todd Energy ได้เพิ่มสิทธิ์การใช้งาน Power BI จากไม่กี่สิทธิ์เป็นมากกว่า 130 รายการ ขณะนี้มีการใช้รายงาน Power BI มากกว่า 150 รายการเพียงอย่างเดียวสำหรับข้อมูลการผลิต การติดตามโครงการ และการติดตามเอกสารควบคุม

การทำงานร่วมกันในโครงการต่างๆ ได้รับการปรับปรุงโดยใช้ Microsoft Teams สำหรับการดำเนินโครงการบำรุงรักษาโรงงานและโครงการริเริ่มอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับความน่าเชื่อถือของโรงงาน เมื่อรวมกับการใช้ Planner ในการจัดการงาน ทำให้ง่ายต่อการแก้ไขปัญหาและสร้างความคืบหน้าได้ง่ายขึ้น

การปฏิบัติตามข้อกำหนด การจำแนกประเภทอัตโนมัติ การตั้งค่าไฟล์เคสที่ปลอดภัยอย่างปลอดภัยและง่ายดาย ตลอดจนการใช้งานและการจัดการที่สอดคล้องกันของ Microsoft Teams ได้รับการเปิดใช้งานผ่านการใช้แอป Information Leadership ที่เป็นนวัตกรรมใหม่ของ Azure

ผลผลิตและการทำงานร่วมกันได้รับการปรับปรุง Office 365 ช่วยให้พนักงานสามารถแบ่งปันและพึ่งพาข้อมูลได้อย่างมั่นใจ ประหยัดเวลาและปรับปรุงการทำงานร่วมกันด้วยฟังก์ชันการเขียนร่วมที่ใช้ในเอกสารที่ซับซ้อน

ผู้ช่วยผู้บริหาร Louise Hamerton ผู้จัดเตรียมเอกสารของคณะกรรมการและความเป็นผู้นำกล่าวว่า “การมีจุดรวมศูนย์ที่เดียวเพื่อให้ทุกคนทำงานร่วมกันทำให้การอัปเดตเอกสารของคณะกรรมการและเอกสารโดยคนหลายคนมีประสิทธิภาพมากขึ้น ความสามารถในการติดตามว่าใครอยู่ในเอกสารเพื่อทำการแก้ไขจะช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้กับกระบวนการ-

ขณะนี้เอกสารการประชุมถูกส่งแบบดิจิทัลให้กับทีมผู้นำและเข้าถึงได้บน Surface Pros มีการลดขยะกระดาษ เพิ่มความปลอดภัย และความคล่องตัวดีขึ้น

The Sauce กลายเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ในการค้นหาข้อมูลโดยเฉลี่ยมากกว่า 200 ครั้งต่อสัปดาห์ ในทำนองเดียวกัน หน้าแอปพลิเคชันทางธุรกิจเป็นร้านค้าครบวงจรสำหรับการเข้าถึงแอปพลิเคชันธุรกิจทั้งหมด และเข้าถึงได้โดยเฉลี่ย 75 ครั้งต่อสัปดาห์ ข้อมูลอ้างอิงและแบบฟอร์มที่เป็นส่วนสำคัญต่อการดำเนินงานที่ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพของโรงงานของ Todd ได้ถูกทำให้เข้าถึงได้มากขึ้น ขณะนี้มีพนักงานเข้าดูโดยเฉลี่ย 40 ครั้งต่อสัปดาห์

ก่อนที่จะมีอินทราเน็ต การสื่อสารกับเจ้าหน้าที่จะเป็นไปตามลำดับชั้น การอัปเดตและข้อมูลมาจากบนลงล่างและพนักงานจะต้องรออีเมลจากผู้จัดการทั่วไปหรือประธานเจ้าหน้าที่บริหาร มีการประชุมแบบเห็นหน้ากันกับเจ้าหน้าที่ทุกคนทุกๆ 6 สัปดาห์ แต่จะมีช่องว่างของข้อมูลในระหว่างนั้น

Heberley สะท้อนให้เห็นถึงการเปลี่ยนแปลง: “ขณะนี้เรามีกระดานประกาศดิจิทัลในห้องอาหารกลางวัน เราสามารถสื่อสารสิ่งต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว บ่อยครั้ง และเป็นภาพแบบเรียลไทม์ ดังนั้นเมื่อมีบางอย่างเกิดขึ้น สามสิบนาทีต่อมา มันสามารถขึ้นบนหน้าจอใดจอหนึ่งได้...ผมคิดว่าผลลัพธ์ที่ได้คือเราเชื่อมโยงกันมากขึ้น และเรารู้มากขึ้นเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น”

อ่านกรณีศึกษาฉบับเต็ม