Loacker แปลงกระบวนการตามเอกสารให้เป็นดิจิทัลด้วย d.velop และ Microsoft 365

เผยแพร่เมื่อ 4 มิถุนายน 2020

สรุป

ตลอด 90 ปีที่ผ่านมา Loacker พัฒนาจากร้านขายขนมเล็กๆ ในระดับภูมิภาคจนกลายเป็นแบรนด์ที่เป็นที่รู้จักไปทั่วโลกด้วยผลิตภัณฑ์ที่สร้างความพอใจให้กับผู้คนในกว่า 100 ประเทศ ด้วยพนักงานมากกว่า 1,000 คนที่ผลิตขนมหวานมากกว่า 957 ล้านรายการต่อปี บริษัทมุ่งเน้นที่จะนำเสนอสิ่งดีๆ จากธรรมชาติที่บริสุทธิ์และมีประโยชน์แก่ผู้บริโภค

Loacker ทำงานร่วมกับ d.velop เพื่อสร้างระบบการจัดการเอกสาร (DMS) ที่ผสานรวมกับ SAP และใช้ Office 365 และ SharePoint ด้วยความช่วยเหลือของโซลูชันและอะแดปเตอร์ d.velop ระบบทำให้ผู้ใช้สามารถแสดงไฟล์ดิจิทัลและกระบวนการดิจิทัลได้ ซึ่งจะช่วยประหยัดต้นทุน เพิ่มความโปร่งใส และลดเวลาการประมวลผลลงอย่างมาก

ระบบนี้ไม่เพียงแต่เป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมายเท่านั้น แต่ยังเป็นไปตามปรัชญาของบริษัทที่ว่า “แบ่งปันและทำงานร่วมกัน” อีกด้วย

ท้าทาย

ด้วยข้อมูลที่เข้ามาจากช่องทางต่างๆ เช่น SAP ERP, อีเมล และเอกสารกระดาษ ทำให้ Loacker ไม่สามารถจัดการได้จากส่วนกลาง นอกจากนี้บริษัทยังจัดเก็บข้อมูลไว้ในระบบต่างๆ ทำให้พนักงานต้องใช้เวลามากในการดูภาพรวมที่สมบูรณ์

กระบวนการสำคัญยังคงเป็นแบบอะนาล็อกและต้องใช้ความพยายามอย่างมาก ด้วยเหตุนี้ บริษัทจึงต้องการแปลงกระบวนการเหล่านี้ให้เป็นดิจิทัล รวมถึงกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ (เช่น การประมวลผลใบแจ้งหนี้) ที่ต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายพิเศษในอิตาลี

มี DMS ที่เป็นกรรมสิทธิ์อยู่แล้ว แต่ยังไม่ได้ใช้กันอย่างแพร่หลาย Loacker ต้องการสร้าง DMS ที่เหมาะสมในบริษัทที่มุ่งเน้นในระดับสากลและเติบโตอย่างมีพลวัต พวกเขาต้องการ DMS เพื่อบูรณาการเข้ากับ SAP ERP ชั้นนำได้อย่างราบรื่น พวกเขายังต้องการรวมการแปลงเอกสารทั้งหมดให้เป็นดิจิทัลอย่างสมบูรณ์ เป็นไปตามกฎหมาย และโปร่งใส ในรูปแบบของไฟล์ลูกค้า ไฟล์ซัพพลายเออร์ ไฟล์คำสั่งซื้อ เอกสารทางเทคนิค ฯลฯ บนพื้นฐานนี้ Loacker ต้องการออกแบบกระบวนการทางธุรกิจดิจิทัลอย่างครอบคลุม จัดเตรียมเอกสารสำหรับ ลูกค้าและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันภายใน

ตามแนวคิดของ Loacker DMS ใหม่ควรส่งเสริมแนวคิด "แบ่งปันและทำงานร่วมกัน" ภายในเพิ่มเติม นอกจากนี้ หัวข้อของการยื่นปฏิบัติตามข้อกำหนดของประเทศที่เกี่ยวข้องก็มีความสำคัญในโครงการนี้

กลยุทธ์

เพื่อทำให้การบริหารภายในของ Loacker เป็นดิจิทัลและเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ d.velop และบริษัทได้ร่างกลยุทธ์ก่อนเริ่มโครงการ

Office 365 และโดยเฉพาะอย่างยิ่ง SharePoint ถูกนำมาใช้อย่างมีกลยุทธ์เพื่อการสื่อสารที่ Loacker ดังนั้นพวกเขาจึงตัดสินใจสร้างอินทราเน็ตและการจัดการเอกสารของ Loacker บนแพลตฟอร์มนี้

บริการเหล่านี้จะต้องให้บริการแก่ผู้ใช้ในฐานะระบบศูนย์กลางที่ทันสมัย เพื่อให้สามารถประมวลผลเอกสารร่วมกันและกระบวนการทางธุรกิจดิจิทัลที่สอดคล้องกัน

โครงการเริ่มต้นด้วยการย้ายระบบ ECM ที่มีอยู่ไปยัง SharePoint/O365 ต่อมาทีมงานได้ดำเนินการรวม SharePoint/O365 เข้ากับ SAP ERP เพื่อแสดงไฟล์ที่เกี่ยวข้องในบริบทของกระบวนการ SAP

เอกสารขาออกจาก SAP จะถูกจัดเก็บโดยอัตโนมัติใน SharePoint พร้อมด้วยข้อมูลเมตาที่เกี่ยวข้อง เอกสารกระดาษขาเข้า เช่น ใบแจ้งหนี้ จะถูกสแกนและจัดเก็บไว้ใน SharePoint ด้วย สามารถจัดเก็บอีเมลได้อย่างรวดเร็วด้วยการลากและวางโดยใช้แถบด้านข้าง d.velop

ด้วย d.velop สำหรับ Microsoft 365 ข้อมูลใน SharePoint จะถูกรวมไว้ในบริบท ตัวอย่างเช่น ระบบสร้างไฟล์ลูกค้า ไฟล์ซัพพลายเออร์ หรือไฟล์วัสดุ และเปิดใช้งานการเข้าถึงข้อมูลลูกค้าที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

ด้วยการบูรณาการอย่างใกล้ชิดกับ SAP ผู้ใช้สามารถนำทางจาก SAP ไปยังเอกสารหรือไฟล์ที่เกี่ยวข้องใน SharePoint ได้ตลอดเวลา

นอกจากนี้ ทีมงานยังได้ตระหนักถึงกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้อีกด้วย ช่วยให้สามารถจัดเก็บใบแจ้งหนี้และพบได้จากส่วนกลางใน SharePoint ส่วนประกอบเวิร์กโฟลว์จัดการกระบวนการตรวจสอบและอนุมัติ และรับประกันว่าข้อมูลเมตาที่เกี่ยวข้องสามารถแลกเปลี่ยนกับระบบ SAP ได้อย่างราบรื่น

สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด ทีมงานได้จัดตั้ง Office 365, SharePoint และ d.velop สำหรับ Microsoft 365 เพื่อเป็นแพลตฟอร์มสำหรับการเก็บถาวรแบบพิสูจน์การตรวจสอบ

เราสร้างมูลค่าเพิ่มเพื่อก้าวเดินบนเส้นทางความร่วมมือที่มุ่งเน้นกระบวนการใหม่ๆ ได้ดียิ่งขึ้นผ่าน Office 365 / SharePoint / Teams และ d.velop สำหรับ Microsoft 365

Daniel Micheler (หัวหน้าทีมการจัดการเนื้อหาไอที, Loacker Spa/AG)

ผลลัพธ์

หลังจากการดำเนินโครงการประสบความสำเร็จ ทีมงานตัดสินใจว่าไม่เพียงแต่เพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจเท่านั้น แต่ยังลดโซลูชันแบบแยกส่วนลงอย่างมากอีกด้วย ข้อได้เปรียบอีกประการหนึ่งคือ Loacker ประสบความสำเร็จในการใช้งาน Office 365 ที่มีการวางตำแหน่งเชิงกลยุทธ์ทั่วทั้งบริษัทและองค์รวม ผู้ใช้หลักและพนักงานจะได้รับประโยชน์โดยตรงจากโครงการ พวกเขาสามารถเข้าถึงเอกสารนับแสนรายการได้ตลอดเวลาและจากทุกที่ ส่งผลให้สามารถให้ข้อมูลได้ทันทีและลดเวลาในการค้นหาเอกสารของซัพพลายเออร์และลูกค้าได้อย่างมาก

การตรวจสอบและการอนุมัติใบแจ้งหนี้ขาเข้าแบบดิจิทัลด้วยโซลูชันที่ผสานรวม SAP อย่างลึกซึ้งของ d.velop ช่วยให้สามารถยื่นเอกสารที่ปฏิบัติตามกฎหมายตามข้อบังคับของประเทศที่เกี่ยวข้องและคุณลักษณะพิเศษในด้านใบแจ้งหนี้ดิจิทัล (FatturaB2B) นอกจากนี้ กระบวนการดิจิทัลที่สอดคล้องกันช่วยให้มั่นใจได้ถึงการรับใบแจ้งหนี้ที่โปร่งใสจนถึงการชำระเงิน และลดระยะเวลาดำเนินการในการตรวจสอบใบแจ้งหนี้ได้อย่างมาก

อ่านกรณีศึกษาฉบับเต็ม