องค์กรที่ติดอันดับ Fortune 100 ผ่านการตรวจสอบและบรรลุการปฏิบัติตามข้อกำหนดของโซลูชันการจัดการบันทึกสำหรับ SharePoint ด้วย Collabware

สรุป

องค์กรที่ติดอันดับ Fortune 100 ในอุตสาหกรรมที่มีการควบคุมอย่างเข้มงวด (“องค์กร”) มีข้อกำหนดให้ปฏิบัติตามนโยบายการจัดการการเก็บรักษาที่เข้มงวด และต้องได้รับการตรวจสอบเป็นประจำ อย่างไรก็ตาม องค์กรยังขาดการควบคุมบันทึกเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบนี้ พวกเขาใช้โซลูชันการจัดการบันทึกสำหรับ SharePoint เพื่อบันทึกบันทึกและแสดงกระบวนการจัดการบันทึกที่สามารถป้องกันได้

ท้าทาย

เนื่องจากการตรวจสอบที่รอดำเนินการ Enterprise จำเป็นต้องรับรองการปฏิบัติตามกฎระเบียบ Enterprise มีโปรแกรมการจัดการบันทึกที่สมบูรณ์ อย่างไรก็ตาม เนื่องจากไม่มีระบบหรือกระบวนการจัดการบันทึกอัตโนมัติ องค์กรจึงต้องดำเนินการดังต่อไปนี้:

• สร้างการปฏิบัติตามข้อกำหนดการจัดการบันทึกในสภาพแวดล้อม SharePoint
• ทำลายเอกสารโดยอัตโนมัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย
• ลดต้นทุนการจัดเก็บโดยเพิ่มนโยบายการเก็บรักษาเอกสารพร้อมวันที่ทำลายให้กับห้องสมุดทั้งหมด

กลยุทธ์

Enterprise เลือกที่จะขยายฟังก์ชันการทำงานของการลงทุน SharePoint ซึ่งใช้สำหรับการทำงานร่วมกันและเริ่มใช้สำหรับการจัดการเนื้อหา Enterprise ตัดสินใจใช้โซลูชัน Collabware CLM ซึ่งทำให้กระบวนการจัดการบันทึกเป็นอัตโนมัติ ในขณะเดียวกันก็รักษาการปฏิบัติตามข้อกำหนดของเอกสารด้วย ด้วยการสนับสนุนจาก Collabware โซลูชัน Collabware CLM ของ Enterprise จึงใช้งานได้ภายในเวลาไม่ถึงห้าเดือน รวมถึงการฝึกอบรมผู้จัดการบันทึกและการทดสอบการยอมรับของผู้ใช้

ตลอดกระบวนการ Collabware ได้จัดให้มีการฝึกอบรมนอกสถานที่ บริการให้คำปรึกษาระยะไกล และผู้จัดการฝ่ายการมีส่วนร่วมของลูกค้าโดยเฉพาะเพื่อสนับสนุนทีมงานภายในองค์กร ตัวแทนองค์กรกล่าวว่า "การฝึกอบรมเป็นไปอย่างทั่วถึงและมีประสิทธิภาพ และ Collabware ก็พร้อมให้ความช่วยเหลือเสมอในระหว่างการใช้งานด้านเทคนิค ทีม Collabware ทำงานร่วมกับเราเพื่อแก้ไขปัญหาใดๆ ที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว และโดยรวมแล้วการทำงานด้วยก็ยอดเยี่ยมมาก!”

ผลลัพธ์

ส่วนหนึ่งของธุรกิจที่มีการควบคุมอย่างเข้มงวดขณะนี้ปฏิบัติตามหน่วยงานกำกับดูแลโดยสมบูรณ์แล้ว เนื่องจากความสามารถของโซลูชันในการเก็บบันทึกอย่างถูกกฎหมายและแสดงกระบวนการจัดการบันทึกที่สามารถป้องกันได้ Enterprise จึงผ่านการตรวจสอบภายนอกขนาดใหญ่เมื่อเร็วๆ นี้ ซึ่งเป็นหลักชัยสำคัญและการตรวจสอบความถูกต้องของการนำไปปฏิบัติ

การใช้งาน CLM ของ Collabware ในช่วงแรกถือเป็นครั้งแรกจากหลายๆ รายการที่เปิดตัวในแผนกต่างๆ ภายใน Enterprise พนักงานมีความตระหนักมากขึ้นเกี่ยวกับโปรแกรมการจัดการบันทึก และองค์กรก็คาดหวังว่าต้นทุนการจัดเก็บจะลดลงอย่างมาก