DLF ลดต้นทุนลิขสิทธิ์ด้วย Office 365 และ Proventeq

สรุป

DLF คือผู้พัฒนาอสังหาริมทรัพย์เชิงพาณิชย์รายใหญ่ที่สุดในอินเดีย โดยเชี่ยวชาญด้านการพัฒนาอสังหาริมทรัพย์เชิงพาณิชย์ การค้าปลีก และที่อยู่อาศัยทั่วประเทศ DLF ยังคงเห็นการเติบโตที่โดดเด่นในตลาดที่มีการแข่งขันสูง

DLF ตัดสินใจย้ายจากอินสแตนซ์ IBM FileNet P8 ไปยัง SharePoint Online เพื่อให้บรรลุการจัดการเนื้อหาและข้อมูลอย่างละเอียด ให้พนักงานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอกมีความยืดหยุ่นของโซลูชันบริการเนื้อหาแบบรวมศูนย์ และลดต้นทุนโดยรวมในการเป็นเจ้าของโครงสร้างพื้นฐาน

ท้าทาย

ด้วยรายการเนื้อหามากกว่า 2.4 ล้านรายการที่เก็บไว้ในอินสแตนซ์ IBM FileNet P8 ที่ล้าสมัย พนักงานของ DLF กำลังจำลองความพยายามในการจัดเก็บและจัดการเอกสารและสื่อสมบูรณ์บนแพลตฟอร์มภายในองค์กรที่ไม่ได้เชื่อมต่อกัน รวมถึงที่เก็บอ็อบเจ็กต์และโฟลเดอร์หลายแห่งที่มีเนื้อหาที่ไม่ได้จัดไฟล์อย่างถูกต้อง หรือที่เกี่ยวข้อง

เนื่องจากพนักงานกระจายอยู่ในแผนกต่างๆ ขององค์กรและบริษัทในเครือ DLF จึงต้องการแพลตฟอร์มบริการเนื้อหาที่ให้การกระจาย การจัดการ และการทำงานร่วมกันที่ยืดหยุ่น

กลยุทธ์

เพื่อปรับปรุงการจัดการเนื้อหาทั่วทั้งองค์กร DLF จึงตัดสินใจใช้ประโยชน์จากการลงทุนที่มีอยู่ใน Office 365 และย้ายจาก IBM FileNet P8 ไปเป็น SharePoint Online พวกเขาเลือกซอฟต์แวร์ Migration Accelerator ของ Proventeq เพื่อค้นหา วิเคราะห์ ปรับปรุง จัดประเภท และโยกย้ายพอร์ตโฟลิโอเนื้อหาของตน ทั้งหมดนี้ในขณะเดียวกันก็ลดเวลาหยุดทำงานของธุรกิจในระหว่างกระบวนการโยกย้าย

เพื่อช่วยให้ DLF ก้าวไปข้างหน้าด้วยแพลตฟอร์มบริการเนื้อหาแบบรวมศูนย์ที่ยืดหยุ่น Proventeq ได้พัฒนาโซลูชันการโยกย้ายและสนับสนุนหกขั้นตอนเชิงกลยุทธ์โดยอิงตามความท้าทายเฉพาะที่ DLF เผชิญ และประสบการณ์ของ Proventeq ในการย้ายเนื้อหาจาก IBM FileNet P8 ไปยัง SharePoint

1. การค้นพบและการวิเคราะห์ Proventeq ใช้รายงานการค้นพบและการวิเคราะห์ก่อนการโยกย้ายของ Migration Accelerator เพื่อช่วยระบุปัญหาการย้ายถิ่นที่อาจเกิดขึ้นต่อไปนี้:
   • เอกสารผสมและเอกสารหลายเนื้อหาภายใน FileNet
   • อักขระไม่ถูกต้องในชื่อโฟลเดอร์และไฟล์ที่ไม่ได้รับอนุญาตใน SharePoint
   • ชื่อรายการซ้ำ ชื่อรายการยาว และชื่อรายการที่ไม่มีนามสกุล
   • ประเภท Mime ที่แตกต่างกันในเวอร์ชันเอกสาร เช่น .docx และ .pdf
   • เอกสารที่ไม่ได้ยื่นและมีรายการย่อยมากเกินไปในคอนเทนเนอร์หรือโฟลเดอร์
   • ประเภทไฟล์ไม่ถูกต้องและไฟล์ที่เช็คเอาท์
2. การเพิ่มประสิทธิภาพสถาปัตยกรรมสารสนเทศ Proventeq จัดการประชุมเชิงปฏิบัติการเพื่อทำความเข้าใจโครงสร้างองค์กรของ DLF อย่างครบถ้วน เพื่อตัดสินใจเกี่ยวกับโครงสร้างสถาปัตยกรรมและโมเดลความปลอดภัย หลังจากการประชุมเชิงปฏิบัติการ ทีมงานได้ดำเนินการดังต่อไปนี้:
   • เสนอโครงสร้างข้อมูลเป้าหมายให้ตรงกับโครงสร้างองค์กรและหน้าที่ของ DLF
   • สร้างกลุ่ม SharePoint ตามเอนทิตีผู้ใช้ DLF ที่แตกต่างกันเพื่อรักษาความปลอดภัยเนื้อหาของโครงสร้างข้อมูลเป้าหมายใหม่นี้ อนุญาตให้ใช้สิทธิ์ในระดับละเอียด
   • กำหนดค่าและปรับใช้เครื่องมือการจัดสรรอัตโนมัติเพื่อการปรับใช้ที่รวดเร็วและแม่นยำ
3. การออกแบบและการกำหนดค่าการโยกย้าย การจัดประเภทเนื้อหาแบบกำหนดเองและฟีเจอร์การแมปโครงสร้างเป้าหมายของ Migration Accelerator ตอบสนองความต้องการในการจัดประเภทเนื้อหาอย่างถูกต้อง และย้ายเอกสารที่เกี่ยวข้องเข้าด้วยกันไปยังไซต์คอลเลกชันและไลบรารีเอกสารใน SharePoint Online ส่งผลให้การโยกย้ายรวดเร็วยิ่งขึ้น
4. การโยกย้ายนักบิน เพื่อสาธิตวิธีการโยกย้ายการผลิตและทดสอบข้อมูลที่มีอยู่ในการผลิต ทีมงานได้ดำเนินการฝึกโยกย้ายนำร่องโดยการแมปเนื้อหาจากที่เก็บอ็อบเจ็กต์แห่งใดแห่งหนึ่งของ IBM FileNet และใช้โครงสร้างข้อมูลเป้าหมาย การจำแนกประเภท และกฎเมตาดาต้าที่จำเป็น จากนั้นจึงย้ายไปยัง คอลเลกชันไซต์ ไลบรารีเอกสาร และโฟลเดอร์เฉพาะใน SharePoint Online
5. การโยกย้ายสดแบบเพิ่มหน่วย หลังจากการโยกย้ายนำร่องที่ประสบความสำเร็จ ทีมงานได้ใช้ฟีเจอร์การย้ายถิ่นส่วนเพิ่มของ Migration Accelerator เพื่อจัดขั้นตอนกระบวนการย้ายการผลิต พวกเขายังได้ดำเนินการดังต่อไปนี้:
   • เมื่อใช้ส่วนขยาย PowerShell ทีมงานจะตั้งค่ากฎการโยกย้ายเพิ่มเติมเพื่อรวบรวมและจำแนกประเภทเนื้อหาต้นฉบับที่มีปริมาณมาก
   • ทีมงานได้แปลงค่าข้อมูลเมตาเพื่อให้สอดคล้องกับข้อจำกัด SharePoint ตามกฎของข้อมูลเมตาเพื่อจัดการกับอักขระและ URL ที่ไม่ถูกต้อง
   • กฎในตัวของ Migration Accelerator จัดการชื่อรายการที่ซ้ำกันและประเภท MIME ที่ไม่ตรงกัน
   • ทีมงานสร้างรายงานที่กำหนดเองเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาสามารถโยกย้ายพอร์ตโฟลิโอเนื้อหาทั้งหมดของแผนกองค์กร บริษัทในเครือ และฟังก์ชัน PRISM ได้สำเร็จ
6. การสนับสนุนหลังการโยกย้าย เพื่อให้แน่ใจว่าผู้ใช้สามารถค้นหาเนื้อหาที่ถูกจำกัดและย้ายใหม่บนแพลตฟอร์ม SharePoint ได้ Proventeq จึงให้การสนับสนุนหลังการย้ายเป็นเวลา 90 วัน

ผลลัพธ์

ด้วยการใช้การลงทุนที่มีอยู่ของแพลตฟอร์ม Office 365 ของ Microsoft ทำให้ DLF สามารถลดต้นทุนการอนุญาตสิทธิ์ได้ 35% และขจัดความจำเป็นในการอัปเดตและอัปเกรด FileNet P8 โดยการเลิกใช้งานระบบ IBM

การใช้ทั้งการโยกย้ายแบบนำร่องและการดำเนินการตามกระบวนการโยกย้ายการผลิตที่เพิ่มขึ้นช่วยให้ DLF หลีกเลี่ยงปัญหาทางเทคนิคที่มีค่าใช้จ่ายสูงและใช้เวลานาน และทำให้มั่นใจได้ว่าเนื้อหาจะสามารถเข้าถึงได้ทั่วทั้งองค์กรทั้งในระหว่างโครงการและหลังการโยกย้าย หลังจากขยายระยะเวลาการสนับสนุนการใช้งาน Proventeq ได้ผ่อนคลายการเปลี่ยนไปใช้ SharePoint ช่วยระบุและแก้ไขปัญหาการจัดการข้อมูลที่เน้นผู้ใช้เป็นศูนย์กลาง และรับประกันว่าเป้าหมายเริ่มต้นและเป้าหมายระยะยาวทั้งหมดของ DLF เมื่อนำ SharePoint มาใช้นั้นบรรลุผลสำเร็จ

แม้ว่าการควบคุมที่ครอบคลุมเหนือสิทธิ์แบบละเอียดที่ซับซ้อนได้พิสูจน์แล้วว่าเป็นปัญหาใน FileNet P8 แต่การนำ Azure Information Protection ของ Microsoft มาใช้ช่วยให้ DLF บรรลุเป้าหมายหลักในการบรรลุการควบคุมแบบละเอียดในการดู อ่าน และพิมพ์สิทธิ์ในเนื้อหาที่แชร์ภายนอก SharePoint Online และ Migration Accelerator ของ Proventeq ช่วยให้ DLF สามารถใช้ความปลอดภัย AIP กับเนื้อหาได้ ช่วยให้องค์กรสามารถตอบสนองความท้าทายด้านความปลอดภัยในการจัดการเนื้อหาปริมาณมากระหว่างผู้ใช้ภายในและภายนอก

อ่านกรณีศึกษาฉบับเต็ม