บริษัทผู้ให้บริการและการจัดจำหน่ายดำเนินกระบวนการออกใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติด้วย SharePoint และ Ephesoft

เผยแพร่เมื่อ สิงหาคม 14, 2018

สรุป

DH Pace เป็นบริษัทระดับชาติที่จัดหาผลิตภัณฑ์และบริการที่เกี่ยวข้องกับประตู ท่าเรือ และประตูแก่เจ้าของบ้านและธุรกิจมาตั้งแต่ปี 1926 พวกเขามีพนักงานมากกว่า 2,200 คนในสถานที่ตั้ง 45 แห่ง พร้อมด้วยยานพาหนะมากกว่า 1,200 คัน และพร้อมให้ความช่วยเหลือ ลูกค้าติดตั้ง บำรุงรักษา และให้บริการประตู ท่าเรือ และระบบควบคุมการเข้าออกทุกประเภท DH Pace มองหา Zia Consulting และ Ephesoft เพื่อช่วยปรับปรุงกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ และใช้แพลตฟอร์ม SharePoint ที่มีอยู่ให้ดียิ่งขึ้น

ท้าทาย

ในแต่ละเดือน DH Pace ประมวลผลใบแจ้งหนี้หลายพันรายการจากผู้ขายหลายร้อยราย โดยแต่ละรายมีรูปแบบที่แตกต่างกัน พนักงานของ DH Pace จำเป็นต้องป้อนข้อมูลที่ต้องใช้ความพยายามสูง นอกจากนี้ พวกเขายังจัดประเภทและจัดทำดัชนีเอกสารด้วยตนเองซึ่งมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ พวกเขาต้องการวิธีปรับปรุงกระบวนการ ปรับปรุงคุณภาพ ปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้า และเพิ่มประสิทธิภาพ

กลยุทธ์

ในฐานะลูกค้าของ Zia Consulting ซึ่งเป็นหุ้นส่วน Ephesoft ระดับแพลตตินัม DH Pace ได้รับความช่วยเหลือเกี่ยวกับระบบอัตโนมัติเพื่อสร้างกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น หลังจากการประชุมการค้นพบ Zia Consulting แนะนำให้พวกเขาใช้แพลตฟอร์ม Ephesoft Smart Capture® เพื่อทำให้การประมวลผลใบแจ้งหนี้เป็นแบบอัตโนมัติ ระบบจับภาพเอกสารอัจฉริยะของ Ephesoft ขับเคลื่อนโดยเทคโนโลยีการเรียนรู้ของเครื่องที่ได้รับการดูแล ซึ่งจะนำเข้า จำแนก แยก ตรวจสอบ และส่งออกข้อมูลเมตา DH Pace ผสานรวม Ephesoft เข้ากับแพลตฟอร์ม Microsoft SharePoint ที่มีอยู่เพื่อการประมวลผลโดยตรง โดยส่งข้อมูลโดยตรงไปยังระบบการจัดการเนื้อหา

 

“SharePoint ช่วยให้เราเร่งกระบวนการเวิร์กโฟลว์ภายในได้หลายวิธี รวมถึงการจัดการเอกสาร การอนุมัติสัญญา และการบำรุงรักษาอาคาร/ระบบ ด้วย SharePoint เป็นระบบการจัดการเนื้อหาของเรา เราสามารถมอบหมายงานแต่ละงานให้กับผู้ใช้ ออกแบบระดับการอนุมัติตามประเภทเอกสาร และรายงานรายละเอียดของแต่ละงานได้อย่างง่ายดาย SharePoint ได้ช่วยทำให้องค์กรของเรามีประสิทธิภาพมากขึ้น” Robbie Carlson นักวิเคราะห์ธุรกิจของ DH Pace กล่าว

ด้วย SharePoint เป็นระบบการจัดการเนื้อหาของเรา เราสามารถมอบหมายงานแต่ละงานให้กับผู้ใช้ ออกแบบระดับการอนุมัติตามประเภทเอกสาร และรายงานรายละเอียดของแต่ละงานได้อย่างง่ายดาย SharePoint ได้ช่วยทำให้องค์กรของเรามีประสิทธิภาพมากขึ้น

Robbie Carlson (นักวิเคราะห์ธุรกิจ, DH Pace)

ผลลัพธ์

โซลูชันทั้งหมดลดข้อผิดพลาดและเร่งเวลาการประมวลผลให้เร็วขึ้น ขณะนี้ Zia Consulting กำลังอยู่ในกระบวนการทำให้แผนกเพิ่มเติมอีก 2 แผนกภายในบัญชีเจ้าหนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ คลาสแบตช์ใหม่เหล่านี้จะประมวลผลใบแจ้งหนี้เพิ่มเติม 1,000 ใบต่อเดือน Zia จะใช้เวลาเพียง 11 สัปดาห์ในการดำเนินโครงการ

Kevin Dunn ผู้ช่วยผู้อำนวยการฝ่ายปรับปรุงกระบวนการให้ความเห็นว่า “Ephesoft และ Zia มอบโซลูชันที่รวมทุกอย่างไว้ในราคาเดียว และให้ความยืดหยุ่นที่เราต้องการ…โดยไม่ต้องกังวลกับค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม”

อ่านกรณีศึกษาฉบับเต็ม