บทบาทสำคัญของ Office 365 และความเป็นผู้นำด้านข้อมูลในการเปลี่ยนแปลงธุรกิจและการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่สภาเขต Central Hawke's Bay

เผยแพร่เมื่อวันที่ 21 เมษายน 2020

สรุป

Central Hawke's Bay District Council (CHB) เป็นสภานิวซีแลนด์แห่งแรกที่ใช้ Office 365 สำหรับมาตรฐาน Public Records Act ตามมาตรฐาน Electronic Document and Records Management System (EDRMS) ที่แพร่หลาย

ทีมผู้นำชุดใหม่ของ CHB มองว่าการเคลื่อนไหวครั้งนี้เป็นโครงการสำคัญสำหรับการเปลี่ยนแปลงธุรกิจภายใน ก่อนหน้านี้ บันทึกของสภาถูกสร้างขึ้นและจัดการเป็นบันทึกกระดาษและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในการแชร์ไฟล์เฉพาะกิจ ทำให้พนักงานได้รับภาพรวมในการตัดสินใจและให้คำแนะนำได้ยาก นอกจากนี้ยังขัดขวางการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพและระดับการบริการอีกด้วย

ระบบ Office 365 ใหม่ให้วิธีการจัดเก็บเอกสารและอีเมลที่สม่ำเสมอและง่ายดาย และให้การค้นหาที่มีประสิทธิภาพ รวมถึงการค้นหาตามสถานที่ให้บริการหรือลูกค้า นอกจากนี้ยังบูรณาการเข้ากับระบบการให้คะแนนและทรัพย์สินอีกด้วย

สิ่งนี้ได้เพิ่มความสามารถของพนักงานในการทำงานทุกที่ ทำงานร่วมกัน รับใช้ประชาชนได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และสร้างพื้นฐานสำหรับสถานที่ทำงานของพวกเขาในอนาคต ขณะนี้ CHB กำลังใช้ประโยชน์จากสิ่งนี้เพิ่มเติมผ่านโครงการริเริ่มด้านดิจิทัลเพื่อทำงานร่วมกับและให้บริการชุมชนและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ท้าทาย

ข้อมูลส่วนใหญ่ของ CHB ถูกเก็บไว้ในเอกสารกระดาษ เช่นเดียวกับไฟล์อิเล็กทรอนิกส์บนไฟล์แชร์และภายในอีเมล โฟลเดอร์ Fileshare มีความลึกถึง 10 โฟลเดอร์และมีโครงสร้างเฉพาะกิจ ทำให้ยากต่อการค้นหาข้อมูลทั้งหมดในหัวข้อหรือคุณสมบัติ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับพนักงานใหม่

ด้วยการแก้ไขปัญหาเหล่านี้ CHB ต้องการสนับสนุนการแบ่งปันความรู้และกระจายข้อมูลทั่วทั้งองค์กร เช่นเดียวกับการเพิ่มประสิทธิภาพและเพิ่มระดับการบริการ

เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ จะต้องมีพฤติกรรมที่สำคัญและการเปลี่ยนแปลงกระบวนการ แผนการดำเนินงานจำเป็นต้องอบในการจัดการการเปลี่ยนแปลงและการกำกับดูแล นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องมีการสร้างโครงสร้างที่ตกลงร่วมกันเกี่ยวกับวิธีการจัดเก็บและค้นหาข้อมูล

กลยุทธ์

การประชุมเชิงปฏิบัติการแสดงให้เห็นว่าแผนกต่างๆ ของ CHB แต่ละแผนกมีความต้องการและขั้นตอนการทำงานที่แตกต่างกันมาก แต่ก็ยังจำเป็นต้องเข้าถึงเอกสารเดียวกัน ด้วยเหตุนี้ การรวมไฟล์แชร์และแหล่งข้อมูลต่างๆ เข้าด้วยกันจึงเป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะการดึงทุกอย่างมาไว้ในการค้นหาอสังหาริมทรัพย์แห่งเดียว

ความง่ายในการจัดเก็บข้อมูลรวมถึงการรักษาความปลอดภัยข้อมูลที่ละเอียดอ่อนถือเป็นเรื่องสำคัญ การออกแบบดังกล่าวรวมถึงการใช้แอป iWorkplace ที่ใช้ Azure ซึ่งช่วยให้สามารถจัดประเภทข้อมูลเมตาอัตโนมัติได้ แอป iWorkplace อีกแอป (ไฟล์เคสอัจฉริยะ) ช่วยให้การจัดการเนื้อหาง่ายขึ้น และช่วยให้เจ้าหน้าที่ธุรการสามารถเข้าถึงการตั้งค่าความปลอดภัยและการอนุญาตโดยละเอียดได้อย่างง่ายดาย โดยไม่ต้องใช้สิทธิ์ของผู้ดูแลระบบ สิ่งนี้มีประโยชน์มากในการจัดการความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับความเป็นส่วนตัวและความละเอียดอ่อนทางการค้า

ไลบรารีเอกสารดั้งเดิมของ Office 365 และโครงสร้างข้อมูลเมตาเป็นไปตามข้อกำหนด Public Records Act ควบคู่ไปกับแอป iWorkplace Smart Records แอป Azure นี้สร้างดาต้ามาร์ทของบันทึกทั้งหมดที่สามารถใช้สำหรับการรายงานรอยต่อ/ลูกเต๋า รวมถึงการสร้างกฎสำหรับการเก็บรักษาและการกำจัดเนื้อหา กฎสามารถเป็นแบบอัตโนมัติและรวมถึงกระบวนการสำหรับการประเมินด้วยตนเองและการอนุมัติเพื่อกำจัดทิ้งตามความจำเป็น

โครงการนี้รวมการมีส่วนร่วมอย่างลึกซึ้งกับพนักงานในการออกแบบพื้นที่ทำงานที่พวกเขาจะใช้ นอกจากนี้ยังมีงานแสดงสินค้าเชิงโต้ตอบที่แสดงให้เห็นวัตถุประสงค์ของโครงการ ปัญหาที่ได้รับการแก้ไข และวิธีที่องค์กรและสภาอื่นๆ ในนิวซีแลนด์ใช้ Office 365

เมื่อโครงการดำเนินไป มีการจัดงานแสดงสินค้าเพิ่มเติมเพื่อดำเนินการผ่านการเปลี่ยนแปลงสำคัญที่จำเป็นสำหรับการโต้ตอบทางดิจิทัลภายนอกกับลูกค้า ชุมชน และกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย สิ่งนี้ช่วยไม่เพียงแต่วางแผนสำหรับอนาคต แต่ยังช่วยสนับสนุนและทำความเข้าใจว่า Office 365 ควรทำงานอย่างไรให้พวกเขามากขึ้น

เราต้องการบางสิ่งที่นอกเหนือไปจากการจัดเก็บไฟล์ดิจิทัล เราต้องการบางสิ่งที่จะเป็นตัวเร่งให้เกิดการเดินทางดิจิทัลของเรา เพื่อที่เราจะได้บรรลุความปรารถนาของเราที่จะคิดอย่างชาญฉลาดมากขึ้น ทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น และช่วยให้ลูกค้าเป็นเลิศได้ Office 365 ทำให้เราสามารถเข้าถึงสถานที่ทำงานแห่งอนาคต และเข้าถึงอนาคตดิจิทัล

Monique Davidson (ซีอีโอ, สภาเขต Central Hawke's Bay)

ผลลัพธ์

การค้นหาโดยละเอียดและปรับแต่งได้ของ SharePoint เป็นการปรับปรุงทันทีสำหรับพนักงานที่สามารถค้นหาเอกสารได้ โดยกรองตาม: แผนก ไฟล์เคส หรือประเภทเอกสาร ข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในพื้นที่ทำงานที่มีโครงสร้างสม่ำเสมอ ซึ่งรวมถึงฟังก์ชันและกิจกรรมทั้งหมด

พนักงานพบประโยชน์ที่ไม่คาดคิด เช่น ความสามารถในการทำงานจากระยะไกลในการพิจารณาคดีที่ยื่นคำร้อง ด้วย EDRMS และกลยุทธ์ที่วางไว้ CHB ยังคงค้นพบโอกาสใหม่ๆ ในการทำงานร่วมกับ SharePoint และ Office 365 สิ่งนี้เป็นการแจ้งกลยุทธ์ของพวกเขาในขณะที่พวกเขาวางแผนที่จะต่อยอดแพลตฟอร์ม Office 365 ในขั้นตอนอนาคตของการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล

ในฐานะองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นแห่งแรกในนิวซีแลนด์ที่ปรับใช้ SharePoint และ Office 365 สำหรับ EDRMS ระดับการปฏิบัติตามกฎระเบียบ Central Hawke's Bay District Council ได้เปิดประตูให้กับสภาอื่นๆ

อ่านกรณีศึกษาฉบับเต็ม