AHRC ใช้ EDRMS อัตโนมัติเต็มรูปแบบบน SharePoint โดยใช้ AI และการเรียนรู้ของเครื่อง

สรุป

คณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งออสเตรเลีย (คณะกรรมาธิการ) เป็นสถาบันสิทธิมนุษยชนแห่งชาติของออสเตรเลีย ซึ่งเป็นองค์กรตามกฎหมายอิสระในแฟ้มผลงานของอัยการสูงสุดที่ส่งเสริมและปกป้องสิทธิมนุษยชน แม้ว่าจะเป็นหน่วยงานขนาดเล็ก แต่ AHRC ก็มีชื่อเสียงในด้านการนำเทคโนโลยีใหม่ๆ มาใช้เชิงกลยุทธ์ตั้งแต่เนิ่นๆ ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา AHRC เป็นผู้นำในภาครัฐด้วยการโยกย้ายไปยัง Microsoft Office 365 และ Azure 

จากข้อมูลของหอจดหมายเหตุแห่งชาติของออสเตรเลีย (NAA) คณะกรรมาธิการเป็นผู้นำทางความคิดในปัจจุบันด้านการจัดการบันทึกในรัฐบาลออสเตรเลีย ด้วยความร่วมมือกับองค์กรกับ RecordPoint คณะกรรมาธิการได้ใช้ระบบการจัดการเอกสารและบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ (EDRMS) บน SharePoint พร้อมด้วย RecordPoint Records365 โดยใช้เทคโนโลยี AI และการเรียนรู้ของเครื่องของ RecordPoint เพื่อจำแนกบันทึกโดยไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลจากเจ้าหน้าที่ 

ท้าทาย

ก่อนที่จะมีโซลูชัน EDRMS ใหม่นี้ ที่ใช้งานจริงตั้งแต่เดือนกุมภาพันธ์ 2019 คณะกรรมาธิการกำลังจมอยู่ในทะเลแห่งการซ้ำซ้อน พันกันอยู่ในโฟลเดอร์ที่ซ้อนกัน และสับสนกับเอกสารที่สูญหาย การขาดแคลนเงินทุนและความท้าทายอื่นๆ ทำให้คณะกรรมาธิการไม่สามารถใช้โซลูชัน EDRMS ที่ใช้งานได้จริง 

ในการค้นคว้าทางเลือกต่างๆ คณะกรรมาธิการซึ่งนำโดย Ron McLay ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายสารสนเทศ และ Ryan McConville ผู้จัดการฝ่ายข้อมูล ได้รวมการศึกษาของกระทรวงการคลังเข้ากับความล้มเหลวของ EDRMS แบบเดิม โดยเฉพาะอย่างยิ่ง รายงานชี้ให้เห็นว่าการจัดการบันทึกควรเป็นไปโดยอัตโนมัติ แทนที่จะเป็นงานที่ต้องทำด้วยตนเองสำหรับข้าราชการ แรงบันดาลใจจากรายงาน คณะกรรมาธิการมุ่งมั่นที่จะนำ EDRMS อัตโนมัติมาใช้โดยใช้ปัญญาประดิษฐ์ (AI) และการเรียนรู้ของเครื่อง นี่จะเป็นพื้นฐานของ RADICAL - นวัตกรรมการบันทึกและเอกสาร & การจับภาพ - การเรียนรู้ประดิษฐ์ 

การใช้งาน EDRMS กับ AI จะช่วยแก้ปัญหาสำคัญที่ต้องเผชิญในการใช้งาน EDRMS ที่มีประสิทธิภาพ AI ช่วยลดขอบเขตของข้อผิดพลาดของมนุษย์ ในขณะเดียวกันก็เพิ่มปริมาณ ความแม่นยำ และความสม่ำเสมอของการจำแนกประเภทบันทึก อินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่เรียบง่ายได้กระตุ้นให้ผู้ใช้เข้ามาใช้งานเป็นจำนวนมาก และเจ้าหน้าที่มองว่าเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มากกว่าเป็นภาระ 

คณะกรรมาธิการหลีกเลี่ยงการปรับแต่งและส่วนเสริมสำหรับ RecordPoint และ SharePoint โดยมุ่งเน้นไปที่การกำหนดค่าแทน ปัญหาทั่วไปที่หน่วยงานเคยประสบคือการปรับแต่งและการใช้งาน Add-in ของบริษัทอื่นเพื่อให้เหมาะกับกระบวนการทางธุรกิจที่มีอยู่หรือล้าสมัย ซึ่งมักส่งผลให้ระบบใช้งานยาก ไม่มีประสิทธิภาพและไม่น่าเชื่อถือ และยากต่อการอัพเกรดโดยที่ผู้ใช้ต้องทนทุกข์ทรมานตามนั้น 

การควบคุมฟังก์ชันการทำงานดั้งเดิมของ RecordPoint และ SharePoint ที่แปลเป็นกระบวนการทางธุรกิจที่ได้รับการปรับปรุง คณะกรรมาธิการยังได้รวมการนำทางที่เรียบง่ายเพื่อการเรียกดูบันทึกที่ง่ายดาย ซึ่งสนับสนุนโดยคุณลักษณะการค้นหาที่มีประสิทธิภาพใน Records365 โซลูชัน RADICAL เริ่มดำเนินการตั้งแต่เดือนกุมภาพันธ์ 2019 และปัจจุบันอยู่ในขั้นตอนการใช้งานทั่วทั้งองค์กร 

กลยุทธ์

แนวทางของคณะกรรมาธิการคือ 'การกำหนดค่ามากกว่าการปรับแต่ง' ตามคำแนะนำของ DTA โดยเน้นไปที่การออกแบบที่คำนึงถึงมนุษย์เป็นหลัก เจ้าหน้าที่ได้รับคำปรึกษาอย่างกว้างขวางเกี่ยวกับความต้องการและปัญหาในปัจจุบัน เมื่อเป็นไปได้ ฟังก์ชันการทำงานของ Records365 และ SharePoint แบบเนทีฟจะยังคงอยู่ โดยจำกัดความจำเป็นในการฝึกอบรมผู้ใช้ปลายทางและการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่เป็นภาระ 

เมื่อวางแผน RADICAL เป้าหมายสำคัญคือการลบการตัดสินใจด้านการจัดการบันทึกออกจากพนักงาน และปล่อยให้พวกเขามุ่งเน้นไปที่งานหลักของตน RADICAL จำเป็นต้องจัดให้มี 'การจัดการบันทึกที่โปร่งใส' และจำกัดโอกาสในการจำแนกประเภทที่ไม่ถูกต้องหรือไม่สอดคล้องกัน 

ตามเนื้อผ้า กระบวนการจำแนกประเภทจะดำเนินการด้วยตนเองโดยเจ้าหน้าที่บันทึกข้อมูล องค์ประกอบการจัดหมวดหมู่ด้วยตนเองอาจใช้เวลานาน นำไปสู่ความไม่ถูกต้อง และอาจรบกวนพนักงานได้ วิธีการก่อนหน้านี้ในการจำแนกประเภทบันทึกโดยอัตโนมัติใช้แผนผังกฎที่จัดประเภทบันทึกตามข้อมูลเมตาและตำแหน่งที่บันทึกไว้ อย่างไรก็ตาม แผนผังกฎจำเป็นต้องสร้างและดูแลรักษาโดยเจ้าหน้าที่บันทึกที่มีประสบการณ์ และอาศัยผู้ใช้ปลายทางเพื่อใช้ข้อมูลเมตาที่ถูกต้องและบันทึกลงในสถานที่เฉพาะ 

การใช้ประโยชน์จาก AI ในกระบวนการนี้ช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้ได้โดยการรวมแผนผังกฎขั้นต่ำเข้ากับโมเดลการเรียนรู้ของเครื่อง หากไม่สามารถจัดหมวดหมู่เรกคอร์ดตามกฎได้ โมเดลการเรียนรู้ของเครื่องจะจัดประเภทเรกคอร์ดตามเนื้อหา ระบบนี้ช่วยลดความจำเป็นในการรักษาแผนผังกฎที่ซับซ้อน การพึ่งพาเมตาดาต้า และตำแหน่งบันทึก 

ทีมงานโครงการ RADICAL ทำงานร่วมกับนักพัฒนา AI ของ RecordPoint เพื่อสร้างแบบจำลองทางสถิติที่สามารถจำแนกบันทึกโดยเทียบกับ AFDA Express และหน่วยงานในการกำจัดบันทึกเฉพาะหน่วยงานของคณะกรรมาธิการ 

แบบจำลองทางสถิติได้รับการพัฒนาโดยการนำชุดบันทึกที่ได้รับการจำแนกด้วยตนเอง และใช้เทคนิคการประมวลผลภาษาธรรมชาติเพื่อทำให้เนื้อหาเอกสารเป็นมาตรฐานให้เป็นเวกเตอร์ จากนั้นโมเดลจะได้รับการฝึกโดยใช้อัลกอริธึม 

หลังจากช่วงการฝึกอบรมเบื้องต้น แบบจำลองทางสถิติ RADICAL สามารถจัดหมวดหมู่บันทึกแต่ละรายการด้วยความแม่นยำ 80% คณะกรรมาธิการคาดว่าความแม่นยำนี้จะเพิ่มขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป RADICAL ยังจัดหมวดหมู่บันทึกใหม่ทุกครั้งที่มีการแก้ไข เพื่อให้มั่นใจว่าการจัดหมวดหมู่จะเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ 

แม้ว่าโมเดลการเรียนรู้ของเครื่องจะทำงานร่วมกับแผนผังกฎในตอนแรก แต่เมื่อความแม่นยำของโมเดลเพิ่มขึ้น กฎก็จะค่อยๆ ถูกลบออก และคณะกรรมาธิการจะใช้การเรียนรู้ของเครื่องเพียงอย่างเดียวในการจัดการบันทึกขององค์กร 

ระยะการดำเนินการเกี่ยวข้องกับ: 

• ดำเนินการวิเคราะห์รายละเอียดของระบบที่มีอยู่และการถือครองบันทึก 
• การพัฒนากรอบการกำกับดูแลข้อมูลใหม่และอำนาจการกำจัดบันทึกเฉพาะหน่วยงาน 
• การพัฒนาและการนำกลยุทธ์การโยกย้ายบันทึกไปใช้ 
• การทำงานร่วมกันและการทดสอบอย่างกว้างขวางกับนักพัฒนา RecordPoint AI 
• การพัฒนาและทดสอบแพลตฟอร์ม SharePoint ที่ Records365 จัดการ 
• ทำงานร่วมกับผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการการเปลี่ยนแปลง 
• ฝึกอบรมผู้ใช้ปลายทางและให้การสนับสนุนอย่างต่อเนื่องขณะใช้งานจริง 
• การดำเนินการตามรูปแบบการรักษาความปลอดภัยที่ตกลงกันไว้ 
• ได้รับการอนุมัติทั่วทั้งหน่วยงานสำหรับระบบ รวมถึงกฎเกณฑ์ทางธุรกิจ และสำหรับการใช้อัลกอริธึมการเรียนรู้ของเครื่อง 
• การฝึกอบรมอัลกอริธึมการเรียนรู้ของเครื่อง 
• ดำเนินการและเปิดตัวระบบ 

ผลลัพธ์

เนื่องจากหน่วยงานของรัฐบาลออสเตรเลียส่วนใหญ่มีข้อกำหนดการจัดการบันทึกที่เหมือนกัน คณะกรรมาธิการจึงรู้สึกว่าโมเดลการเรียนรู้ของเครื่องที่ RecordPoint มอบให้และใช้โดย RADICAL นั้นเป็น 'ผู้เปลี่ยนเกมอย่างแท้จริง' และจะช่วยให้หน่วยงานอื่น ๆ ได้รับประสบการณ์ 'ได้รับประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และประสิทธิภาพที่เทียบเท่ากัน การลดต้นทุน' คณะกรรมาธิการมองว่าตนเองเป็นผู้บุกเบิกในรัฐบาลในการใช้ AI ในการจัดการบันทึก และรู้สึกตื่นเต้นที่จะแบ่งปันประสบการณ์ในฐานะผู้นำทางความคิดในปัจจุบันของการจัดการบันทึกของรัฐบาลออสเตรเลีย 

RADICAL ให้ผลประโยชน์ที่จับต้องได้หลายประการแก่คณะกรรมาธิการ เช่น: 

• การจัดการบันทึกอัตโนมัติที่แม่นยำ สม่ำเสมอ และเป็นไปตามข้อกำหนด 
• การปฏิบัติตาม DC2020 
• การกำหนดเวอร์ชันเอกสารซึ่งช่วยลดความซ้ำซ้อน 
• การทำงานร่วมกันและแบ่งปันที่ดีขึ้น 
• การจัดการคำขอเสรีภาพด้านข้อมูล (FOI) มีประสิทธิภาพมากขึ้น 
• รายงาน Power BI สำหรับผู้บริหารระดับสูง 
• ลดเวลาของพนักงานในการจัดการบันทึก 
• การค้นหาและเรียกค้นบันทึกที่มีประสิทธิภาพและมีประสิทธิภาพ 
• การถอดเสียงวิดีโอแบบเรียลไทม์ 
• การจัดทำรายการภาพอัตโนมัติ 

RADICAL มีผลกระทบเชิงบวกต่อคณะกรรมาธิการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียโดย: 

• ส่งมอบตามวัตถุประสงค์ของ 'การจัดการบันทึกที่โปร่งใส' 
• เพิ่มความถูกต้องและการปฏิบัติตามแนวทางการจัดการข้อมูลโดยการลดขอบเขตของข้อผิดพลาดของมนุษย์ 
• ลดเวลาและต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการตอบสนองต่อคำขอ FOI ผ่านการค้นหาและการเรียกค้นที่ได้รับการปรับปรุง 
• ค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บข้อมูลทางกายภาพจะค่อยๆ ลดลง โดยปัจจุบันเฉลี่ยอยู่ที่ $17,000AUD ต่อปี 
• ลดต้นทุนการจัดเก็บข้อมูลดิจิทัล 
• เพิ่มการทำงานร่วมกันระหว่างหน่วยธุรกิจของคณะกรรมาธิการผ่านไลบรารีเอกสารที่ใช้ร่วมกันและการกำหนดนโยบายการเข้าถึงข้อมูล 'เปิดตามค่าเริ่มต้น' โดยที่การเข้าถึงบันทึกถูกจำกัดเพื่อปกป้องความเป็นส่วนตัวหรือข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเท่านั้น 
• ปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจผ่านเวิร์กโฟลว์อิเล็กทรอนิกส์ การกำหนดเวอร์ชันเอกสาร และการติดแท็กข้อมูลเมตาอัตโนมัติ 
• ลดผลกระทบของการละเมิดข้อมูลที่อาจเกิดขึ้นผ่านการกำจัดบันทึกตามกำหนดเวลาปกติ 

การประมาณการเบื้องต้นโดยคณะกรรมาธิการแนะนำว่าพนักงานที่ใช้ RADICAL มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นอย่างน้อย 5% นอกจากนี้ ความแม่นยำในการจับภาพและการจัดหมวดหมู่ด้วยอัลกอริธึมยังได้รับการปรับปรุง และจากการประมาณการว่า 'เกินความแม่นยำของการจำแนกด้วยตนเองของเราไปแล้ว' 

สุดท้ายนี้ คณะกรรมาธิการแสดงให้เห็นว่าโซลูชันขั้นสูงทางเทคโนโลยีสามารถนำไปใช้ได้โดยไม่มีค่าใช้จ่ายจำนวนมาก 'เราคาดการณ์ว่า EDRMS แบบเดิมจะมีค่าคอมมิชชัน 3 หรือ 4 เท่าของ RADICAL'