สหกรณ์โคนมข้ามชาติเปิดรับความร่วมมือโดยยังคงยึดมั่นในอุดมคติที่คำนึงถึงต้นทุนของเกษตรกรและเจ้าของ

Arla Foods เป็นสหกรณ์ผลิตภัณฑ์นมระดับนานาชาติที่เกษตรกร 9,900 รายเป็นเจ้าของทั่วทั้งเดนมาร์ก สวีเดน สหราชอาณาจักร เยอรมนี เบลเยียม ลักเซมเบิร์ก และเนเธอร์แลนด์ การดูแลเงินของเกษตรกรและเจ้าของอย่างมีความรับผิดชอบ บวกกับกลยุทธ์เพื่อการเติบโตและคุณภาพที่ตอบสนองและให้ความเคารพต่อการเปลี่ยนแปลงสภาพภูมิอากาศและตลาด ทำให้ Arla Foods เป็นผู้ผลิตนมออร์แกนิกรายใหญ่ที่สุดในโลก

การเลี้ยงโคนมอาจดูเหมือนเป็นอุตสาหกรรมแบบอนุรักษ์นิยม และในหลายๆ ด้านก็เป็นเช่นนั้น อย่างไรก็ตาม ในด้านธุรกิจ Arla ก็เหมือนกับบริษัทข้ามชาติอื่นๆ ที่มีพนักงานกระจายตัวตามพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ สหกรณ์มีพนักงานเกือบ 20,000 คนทั่วโลก และต้องการเครื่องมือเพื่อสนับสนุนพวกเขา ในเวลาเดียวกัน Arla ไม่ใช่บริษัทที่มีการซื้อขายในตลาดหลักทรัพย์แต่เป็นสหกรณ์ โดยมีความรับผิดชอบต่อเกษตรกรและเจ้าของในการใช้จ่ายเงินอย่างชาญฉลาด ดังนั้น เมื่อฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์เซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กร Arla ใช้งานอินทราเน็ตเมื่อใกล้จะล้าสมัย สหกรณ์มองเห็นโอกาสในการประหยัดเงินในขณะที่ปรับปรุงการสื่อสาร การทำงานร่วมกัน และประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานผ่านอินทราเน็ตอัจฉริยะที่ทันสมัย

การเดินทาง (อย่างรวดเร็ว) จากแนวคิดสู่อินทราเน็ต

อินทราเน็ตดั้งเดิมของ Arla เป็นไซต์ที่กำหนดโค้ดแบบกำหนดเองซึ่งสร้างขึ้นจากการติดตั้ง SharePoint ในองค์กร ฮาร์ดแวร์เซิร์ฟเวอร์ใกล้หมดอายุอย่างรวดเร็ว และสหกรณ์ต้องตัดสินใจว่าจะซื้อฮาร์ดแวร์ใหม่ ต่ออายุใบอนุญาตซอฟต์แวร์ และนำผู้จำหน่ายบุคคลที่สามมาแก้ไขโค้ดแบบกำหนดเอง ซึ่งเป็นโอกาสที่มีราคาแพงและไม่ใช่ผู้เดียว -op ต้องการใช้เงินกับ

ตามที่โชคชะตากำหนด ในเวลานั้น Stig Thomsen หัวหน้าสถาปนิกของ My Digital Workspace ที่ Arla ได้เข้าร่วมการเสวนาเกี่ยวกับอินทราเน็ตอัจฉริยะที่ Microsoft Ignite 2018 สิ่งที่เขาเรียนรู้ได้นำไปสู่แนวคิดที่ล้นหลามในเดนมาร์ก “เฮ้ เราสามารถทำอะไรกับสิ่งนี้ได้จริงๆ!” เขาบอกว่าเขาคิด

Thomsen แบ่งปันแนวคิดนี้กับเพื่อนร่วมงานของเขา Anna Kristensen ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ใน My Digital Workspace ระหว่างนั้น พวกเขาระบุเป้าหมายสามประการสำหรับอินทราเน็ตใหม่:

• ใช้เฉพาะส่วนประกอบใหม่ล่าสุดที่มีจำหน่ายทั่วไป โดยไม่มีการพัฒนาแบบกำหนดเอง
• ใช้แนวทางที่คำนึงถึงต้นทุน
• ปรับให้เข้ากับวิธีการทำงานใหม่ๆ (เช่น มือถือ)

ในอีกหกเดือนข้างหน้า อินทราเน็ตใหม่เริ่มเป็นรูปเป็นร่าง

ประหยัดเงินด้วยการไปป่าดิบ

Arla ซึ่งเป็นลูกค้า Microsoft มายาวนาน มีเครื่องมือที่จะอำนวยความสะดวกในอนาคตด้านการทำงานร่วมกันตามที่ผู้นำของ Co-op ต้องการอยู่แล้ว Thomsen และ Kristensen ต้องการใช้จ่ายกับอินทราเน็ตใหม่ให้น้อยที่สุดและทำงานในบ้านให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ดังที่ Kristensen กล่าวว่า “นวัตกรรมเป็นเรื่องง่ายเมื่อคุณมีเงินทั้งหมดในโลก นวัตกรรมที่แท้จริงจะเกิดขึ้นเมื่อคุณถูกท้าทาย และเป็นการยากที่จะหาเหตุผลมาสนับสนุนเงินทุนสำหรับโครงการดังกล่าว”

SharePoint Online ช่วยให้ทีมได้รับสิ่งที่พวกเขาต้องการมากที่สุดตั้งแต่แกะกล่อง ช่วยให้พวกเขาควบคุมต้นทุนได้อย่างเข้มงวด และหลีกเลี่ยงการผูกมัดกับผู้ขาย

SharePoint ให้การปรับปรุงที่สำคัญสองประการแก่ Co-op:

• คุณสมบัติเอเวอร์กรีน Co-op ลดความพยายามด้าน IT ลงอย่างมากด้วยการใช้ Microsoft 365 เนื่องจากในฐานะโซลูชันซอฟต์แวร์ as-a-service (SaaS) ฟีเจอร์ต่างๆ จึงอัปเดตอยู่เสมอ
• การเข้าถึงผ่านมือถือ พนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ไม่สามารถเข้าถึงอินทราเน็ตได้ เนื่องจากพนักงานเปลี่ยนจากเดสก์ท็อปไปใช้อุปกรณ์เคลื่อนที่มากขึ้นเรื่อยๆ การเข้าชมอินทราเน็ตของพนักงานจึงลดลง การเข้าถึงผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่จึงเป็นความต้องการที่สำคัญสำหรับพนักงานทั่วโลกของ Arla

Thomsen กล่าวว่า “เราสามารถโน้มน้าวผู้นำได้ว่าเนื่องจากอินทราเน็ตไม่สามารถตอบสนองความต้องการของพนักงานได้อีกต่อไป และเนื่องจากจำเป็นต้องมีการลงทุนในโครงสร้างพื้นฐาน จึงเป็นการดีกว่าที่จะเปลี่ยนไปใช้แพลตฟอร์ม SaaS มาตรฐานที่รองรับอนาคตโดยใช้ off-the -ส่วนประกอบชั้นวาง”

เมื่อทีมงานตรวจสอบตัวเลข เห็นได้ชัดว่าค่าใช้จ่ายเบื้องต้นในการบำรุงรักษาระบบในสถานที่เทียบกับการย้ายไปใช้อินทราเน็ตอัจฉริยะนั้นอยู่ที่ประมาณเท่ากัน แต่ลักษณะที่เป็นธรรมชาติของโซลูชัน SaaS ควบคู่ไปกับการใช้ฟีเจอร์ SharePoint เมื่อแกะกล่องจะช่วยลดต้นทุนรายปีได้อย่างมาก สหกรณ์ไม่เพียงประหยัดค่าบำรุงรักษาและค่าใช้จ่ายรายเดือนที่เกิดซ้ำ แต่ยังประหยัดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับระบบปฏิบัติการ ซอฟต์แวร์ และการอัพเกรดฮาร์ดแวร์เซิร์ฟเวอร์อีกด้วย ดังที่คริสเตนเซนกล่าวว่า “มันไม่ใช่เงินของเรา เรามีเกษตรกรหลายพันคนเป็นเจ้าของ มันคือการทำมาหากินของพวกเขา เราต้องรับผิดชอบในการใช้เงินนั้น”

ออกมาพร้อมกับเก่ากับใหม่

หลักการหนึ่งที่ Thomsen และ Kristensen เน้นย้ำในการออกแบบอินทราเน็ตใหม่ของ Arla คือความต่อเนื่องกับการนำทางและโครงสร้างของอินทราเน็ตแบบคลาสสิก นั่นคือจุดที่ฟีเจอร์เมนูหลักสำหรับโฮมไซต์ใน SharePoint เข้ามา ด้วยเมนูขนาดใหญ่ อินทราเน็ตใหม่มีประสบการณ์การนำทางที่เลียนแบบอินทราเน็ตแบบคลาสสิกของ Arla Thomsen กล่าวว่า “เราอาจได้รับฟังก์ชันการทำงานแบบเดียวกันและหลีกเลี่ยงไม่ให้พนักงานของเราประหลาดใจ เนื่องจากอินทราเน็ตใหม่ใช้โครงสร้างของอินทราเน็ตเก่า”

เมื่อทีมออกแบบประสบปัญหาช่องว่างในการทำงาน พวกเขาพบวิธีแก้ปัญหาง่ายๆ ตัวอย่างเช่น คำขอที่สำคัญที่สุดของทีมสื่อสารองค์กรคือให้พวกเขากำหนดเวลาเผยแพร่ข่าวได้ ซึ่งเป็นงานที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานทั่วโลก คุณลักษณะ SharePoint นี้ใช้งานได้ที่ Microsoft แต่แทนที่จะรอหรือเปลี่ยนเป็นโค้ดที่กำหนดเอง ทีมงานสามารถสร้างฟังก์ชันที่ต้องการได้ภายในเวลาไม่ถึงวันโดยใช้ Microsoft Flow

การออกแบบบ้านหลังสุดท้ายได้รับการออกแบบอย่างมีประสิทธิภาพโดยพนักงานของสหกรณ์ “โดยพื้นฐานแล้ว เราใส่ Web Part ที่แกะกล่องทุกอันที่มีอยู่ใน SharePoint ลงบนโฮมไซต์ แล้วถามกลุ่มผู้ใช้ของเราว่าพวกเขาชอบอันไหน” Thomsen หัวเราะ กลุ่มทดสอบประกอบด้วยคนประมาณ 50 คนจากทั่วทั้งสหกรณ์ ดังนั้นผลลัพธ์จึงเป็นตัวแทนของ Arla โดยรวม

แลนดิ้งเพจนี้ทำหน้าที่เป็นทั้งโฮมไซต์และไซต์ฮับ และประกอบด้วยเมนูหลัก ข่าวทั่วโลก ข่าวภูมิภาค และคุณลักษณะที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในหมู่พนักงานก็คือบล็อกลิงก์ด่วนขนาด 3×3 ซึ่งช่วยให้ ทีมออกแบบบรรลุวัตถุประสงค์ในการเปลี่ยนอินทราเน็ตของ Arla จากไซต์การสื่อสาร

เข้าสู่พอร์ทัลบริการตนเองประเภทหนึ่ง ฟังก์ชันการค้นหาแบบรวมช่วยให้พนักงานมีอำนาจในการค้นหาข้อมูลที่ต้องการทั่วทั้งองค์กร และทีมได้กำจัดส่วนประกอบของบริษัทอื่นออกจากอินทราเน็ตโดยการย้ายเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่บางส่วนจาก K2 ไปยัง Web Part ของ PowerApps

ความเพรียวลมแบบนั้นเป็นสิ่งสำคัญเพราะความเรียบง่ายคือกุญแจสำคัญ

“อินทราเน็ตแบบเก่าเรียกว่าเช็คอิน” คริสเตนเซนกล่าว “และพนักงานก็ถามตลอดว่า 'เช็คอินแบบใหม่จะเริ่มใช้งานได้เมื่อใด' แต่อินทราเน็ตใหม่ไม่ใช่ Check-In 2.0 มันเป็นอินทราเน็ตใหม่ … ปรัชญาใหม่ทั้งหมด”

จากไซต์หลัก ทีมงานได้สร้างไซต์การสื่อสารสำหรับพื้นที่ธุรกิจ ข้อมูลองค์กร แต่ละประเทศในครอบครัว Arla และอื่นๆ เจ้าของถูกกำหนดให้กับไซต์การสื่อสารในพื้นที่ธุรกิจแต่ละแห่ง (เช่น ทรัพยากรบุคคล การสื่อสารองค์กร การขาย) และพวกเขามีอำนาจและความรับผิดชอบในการสร้างเนื้อหาสำหรับไซต์ของตน Kristensen กล่าวว่า "ในช่วงเริ่มต้นของโครงการนี้ เราได้ตัดสินใจว่าจะไม่ย้ายสิ่งใดจากการเช็คอินไปยังอินทราเน็ตใหม่ ทุกอย่างต้องถูกสร้างขึ้นใหม่ตั้งแต่ต้น และทำให้มั่นใจได้ว่ามีเพียงเนื้อหาที่เกี่ยวข้องเท่านั้นที่รวมอยู่ในอินทราเน็ตใหม่” ความแตกต่างทางสถาปัตยกรรมระหว่าง SharePoint เวอร์ชันเก่าและเวอร์ชันใหม่ทำให้แนวทางนี้เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดและคุ้มค่าที่สุดในการบรรลุเป้าหมายของทีม เจ้าของสถานที่ติดต่อสื่อสารต่างชื่นชมโอกาสในการทำความสะอาดสปริงเช่นกัน

การสร้างบุคลากร Arla ที่ทันสมัย

Arla เป็นองค์กรข้ามชาติ พนักงานทำงานขณะเดินทาง มักใช้อุปกรณ์เคลื่อนที่แทนที่จะทำงานที่โต๊ะในสำนักงาน อินทราเน็ตเก่าของ Arla ไม่สามารถรองรับการเข้าถึงผ่านมือถือ และไม่สามารถรวมฟังก์ชันการทำงานของ Office 365 ได้ อุปกรณ์เคลื่อนที่จึงเป็นตัวขับเคลื่อนสำคัญสำหรับอินทราเน็ตใหม่ ดังที่ Kristensen ตั้งข้อสังเกตว่า “เป็นเรื่องสำคัญสำหรับ Arla ที่จะต้องเป็นผู้นำในด้านเทคโนโลยีการทำงานร่วมกันที่ทันสมัย เพื่อสนับสนุนวิธีการทำงานใหม่นี้ ในเวลาเดียวกัน เราก็สามารถปรับวิธีการทำงานของเราเพื่อให้บุคลากรของเราใช้เทคโนโลยีและเครื่องมือใหม่ๆ เหล่านี้ในแบบที่พวกเขาตั้งใจจะใช้ ทั้งสองสามารถจับมือกันได้”

ชัยชนะครั้งใหญ่สำหรับแนวทางที่คำนึงถึงต้นทุน

อินทราเน็ตใหม่ของ Arla ซึ่งเปิดใช้งานเมื่อวันที่ 1 ตุลาคม 2019 เป็นส่วนหนึ่งของระบบนิเวศ Microsoft 365 ที่บูรณาการ ตอนนี้พนักงานมีวิธีที่ง่ายและรวดเร็วในการเริ่มต้นวันทำงาน: พวกเขาสามารถรับข่าวสารล่าสุด ดูสิ่งที่เกิดขึ้นในชุมชนของพวกเขา และเปิดตัวแอปที่พวกเขาต้องมีเพื่อเพิ่มประสิทธิผลและการทำงานร่วมกัน

พนักงานของ Arla ยังคงสามารถเข้าถึงอินทราเน็ตเก่าได้ แต่จะออฟไลน์ในช่วงปลายปี 2562 เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงง่ายขึ้น หน้าแรกใหม่คือสิ่งที่พนักงานจะเห็นเมื่อพวกเขาเปิดเบราว์เซอร์ในแต่ละวัน เจ้าของไซต์การสื่อสารที่ชนะเลิศจะอัปโหลดเนื้อหามากขึ้นทุกวัน และเมื่อมีการเพิ่มไซต์ชุมชนใหม่ อินทราเน็ตจะขยาย เปลี่ยนแปลง และเสนอทางเลือกเพิ่มเติมสำหรับการทำงานร่วมกันและวิธีการทำงานแบบใหม่

จนถึงขณะนี้ ผลตอบรับเป็นไปในทางบวก และบริษัทได้ลงทุนในแคมเปญการมีส่วนร่วมระดับรากหญ้าที่ให้อำนาจแก่ผู้ชนะเลิศไซต์ชุมชนในการบอกเพื่อนร่วมงานของตนว่าอะไรทำให้ไซต์ของตนยอดเยี่ยม แชมป์เปี้ยนเหล่านี้สามารถสร้างเว็บไซต์ที่ต้องการด้วยเพจและเลย์เอาต์ที่พวกเขาต้องการ แต่ My Digital Workspace ยังคงรักษาระดับการควบคุมไว้ได้ เพื่อให้มั่นใจว่าจะได้รับประสบการณ์ที่เป็นหนึ่งเดียวกันทั่วทั้งไซต์ ดังที่ Kristensen ตั้งข้อสังเกตว่า “เราไม่ต้องการให้นี่เป็นโครงการด้านไอที เราต้องการให้มันเป็นการเคลื่อนไหวระดับรากหญ้าจากล่างขึ้นบน เจ้าของพอร์ทัลเป็นโฆษกของอินทราเน็ตใหม่ของเรา”

จนถึงวันนี้ อินทราเน็ตใหม่ของสหกรณ์ได้รับชัยชนะที่สำคัญหลายประการ:

• จากพนักงาน 20,000 คนที่เข้าถึงอินทราเน็ตใหม่นั้น 12,000 คนเป็นพนักงานในสำนักงานที่เคยทำงานบนพีซีเฉพาะและกำลังหันไปใช้อุปกรณ์เคลื่อนที่ และ 8,000 คนเป็นพนักงานระดับแนวหน้าซึ่งขณะนี้เข้าถึงอินทราเน็ตจากคีออสก์หรืออุปกรณ์มือถือส่วนบุคคล
• เวลาในการโหลดอินทราเน็ตเร็วขึ้นมาก
• การใช้ฟีเจอร์ที่แกะกล่องช่วยให้ใช้เวลาในการออกแบบไปจนถึงการเปิดตัวที่สั้นอย่างน่าทึ่ง
• ทีมงานลดต้นทุนการทดสอบและแก้ไขข้อบกพร่อง และสามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายโดยไม่จำเป็นต้องปรับแต่งหรือเขียนโค้ดจากบุคคลที่สาม เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ผู้ขายผูกมัด
• ความสามารถในการเข้าถึงผ่านมือถือหมายความว่าเป็นครั้งแรกที่พนักงานระดับแนวหน้าสามารถเข้าถึงอินทราเน็ตได้

อนาคตของ Arla คือการทำงานร่วมกัน

งานไม่ได้หยุดเพียงเพราะอินทราเน็ตใหม่เริ่มทำงาน เมื่อมีการเผยแพร่ไซต์การสื่อสารมากขึ้น ทีม My Digital Workspace วางแผนที่จะเพิ่มตัวกรองเพื่อให้พนักงานมีความเป็นส่วนตัวมากขึ้น ทอมเซ่นยกตัวอย่าง: “เฉพาะในกรณีที่คุณอยู่ในฟินแลนด์เท่านั้น คุณจะเห็นข่าวจากฟินแลนด์ที่เขียนเป็นภาษาฟินแลนด์หรือไม่” เขาและคริสเตนเซนคาดการณ์ว่าการสื่อสารจะย้ายไปยังชุมชน Yammer มากขึ้นเรื่อยๆ โดยกลุ่มจะทำงานร่วมกันใน Teams พนักงานขายจากสวีเดนสรุปอินทราเน็ตอัจฉริยะของ Arla ไว้ดังนี้: “ในที่สุด ฉันก็เก็บมันไว้ในกระเป๋าแล้ว ฉันสามารถใช้มันได้ในที่ที่ฉันอยู่”

Arla Foods อยู่ในตลาดโลกเป็นส่วนใหญ่ เนื่องจากบริษัทมีการดูแลเงินอย่างระมัดระวังที่เจ้าของเกษตรกรหลายพันรายไว้วางใจ แต่สิ่งที่เริ่มต้นจากการเป็นโครงการประหยัดเงินได้เบ่งบานเป็นอินทราเน็ตอัจฉริยะที่จะช่วยเปลี่ยนบริษัทให้เป็นสถานที่ทำงานแห่งอนาคต ซึ่งเป็นเครือข่ายที่สร้างขึ้นเพื่อการเข้าถึง การสื่อสาร และการทำงานร่วมกัน “เราได้สร้างมาตรฐานให้กับเทคโนโลยีของ Microsoft และบุคลากรของเราก็ทำงานร่วมกับพวกเขา” Torben Fabrin รองประธานอาวุโสและ CIO ของ Arla กล่าว “ตอนนี้พวกเขาสามารถทำงานอย่างมีประสิทธิภาพได้ทุกที่ในขณะที่ทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานทั่วทั้งทวีป นั่นคืออนาคตของ Arla Foods”