AFS นำคำสั่งมาสู่การเริ่มต้นใช้งานด้วย SharePoint และโซลูชัน NITRO Workflow ของ Crow Canyon

สรุป

AFS มุ่งมั่นที่จะทำให้โลกเป็นสถานที่ที่ยุติธรรมและสงบสุขมากขึ้น โดยการมอบประสบการณ์การเรียนรู้ระหว่างประเทศและระหว่างวัฒนธรรมแก่บุคคล ครอบครัว โรงเรียน และชุมชนผ่านความร่วมมืออาสาสมัครระดับโลก

AFS เป็นองค์กรไม่แสวงผลกำไรระดับโลก ทำงานในกว่า 50 ประเทศเพื่อมอบโอกาสในการแลกเปลี่ยนวัฒนธรรมแก่นักศึกษาจากทั่วโลก สิ่งนี้เกิดขึ้นได้โดยพนักงานของ AFS ที่ทุ่มเทและแน่นอนว่าเป็นอาสาสมัคร มากกว่า 4,400 คนในสหรัฐอเมริกาและมากกว่า 50,000 คนทั่วโลก สิ่งนี้ทำให้กระบวนการขึ้นเครื่อง/ออกจากการขึ้นเครื่องมีงานยุ่งมากและกระตือรือร้น Joe Collins ผู้ดูแลระบบ SharePoint และผู้จัดการโครงการด้านไอทีของ AFS ต้องการโซลูชันเพื่อปรับปรุงกระบวนการนี้ใน SharePoint

แอปพลิเคชันเตรียมความพร้อมของ Crow Canyon สำหรับ SharePoint ช่วยให้ AFS มีโซลูชันที่จำเป็นในการทำให้การเตรียมความพร้อมของพนักงานเป็นอัตโนมัติ มีประสิทธิภาพ และรักษาความปลอดภัย และรับประกันว่างานจะไม่ถูกปล่อยทิ้งไว้

ท้าทาย

AFS มีกระบวนการที่ต้องใช้แรงงานคนมากและจัดการการเตรียมความพร้อมโดยใช้สเปรดชีต Excel และงาน Outlook ทำให้การติดตามพนักงานใหม่และลาออกอย่างมีประสิทธิภาพเป็นเรื่องยาก ระบบเต็มไปด้วยปัญหา: งานที่ไม่ได้รับ, การตอบสนองล่าช้า และปัญหาด้านความปลอดภัย ส่งผลให้การขึ้นเครื่องช้าและลำบาก

องค์กรได้รับมอบหมายให้ค้นหาโซลูชันการเริ่มต้นใช้งานที่ดีกว่า พวกเขาให้ความสำคัญกับสิ่งนี้เป็นลำดับแรก #1 โดยรู้ว่าระบบที่มีประสิทธิภาพมีความสำคัญเพียงใด พวกเขายังตระหนักด้วยว่าในฐานะที่ไม่แสวงหาผลกำไร การใช้เงินทุกบาททุกสตางค์ให้คุ้มค่าและรักษาต้นทุนการบริหารให้ต่ำผ่านกระบวนการที่ได้รับการปรับปรุงจึงเป็นสิ่งสำคัญ พวกเขามองหาโซลูชันในการจัดการงาน สร้างขั้นตอนการทำงานที่ง่ายดาย และลดความเสี่ยงเพื่อการยึดมั่นและความรับผิดชอบที่ดีขึ้น

AFS พบว่าแอปพลิเคชันออนบอร์ดของ Crow Canyon Software ที่ผสานรวมกับ SharePoint และ Office 365 ตรงกับความต้องการอย่างสมบูรณ์ และมอบโซลูชันที่มีประสิทธิภาพและต้นทุนต่ำสำหรับปัญหานี้

กลยุทธ์

ด้วยความสามารถในการกำหนดค่าระดับสูงของแอปพลิเคชัน Crow Canyon AFS จึงสามารถปรับเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์และกระบวนการให้ตรงกับความต้องการเฉพาะของพวกเขาได้

AFS ทำงานร่วมกับ Crow Canyon ได้นำโซลูชัน NITRO Studio ของ Crow Canyon มาใช้ ซึ่งเพิ่มแบบฟอร์ม เวิร์กโฟลว์ รายงาน พอร์ทัล และการปรับปรุงเพิ่มเติมอื่นๆ อีกมากมายให้กับ SharePoint และ Office 365 โซลูชันที่ AFS นำมาใช้เริ่มต้นด้วยไซต์และรายการ SharePoint นอกจาก SharePoint แล้ว แบบฟอร์ม NITRO Studio ของ Crown Canyon เวิร์กโฟลว์ และคุณสมบัติอื่นๆ ยังช่วยให้องค์กรสามารถทำงานภายใน SharePoint เพื่อรับโซลูชันการเริ่มต้นใช้งานที่ไม่เหมือนใครที่พวกเขาต้องการ

ด้วยการใช้รูปแบบที่แข็งแกร่ง ยืดหยุ่น และมีการโต้ตอบสูงของ NITRO ควบคู่ไปกับขั้นตอนการทำงานและการดำเนินการที่กำหนดค่าได้อย่างง่ายดายโดยใช้กลไกเวิร์กโฟลว์ NITRO ทำให้ Crow Canyon ช่วยให้ AFS มีวิธีในการจัดการการรับเข้าของพนักงานได้ง่ายขึ้น (การสอบถามเบื้องต้น การประเมิน การวิเคราะห์ และ งานที่เกี่ยวข้องกับการนำบุคคลขึ้นเครื่อง) รวมถึงการจากไปของพนักงาน (การถอดสิทธิ์ การรวบรวมอุปกรณ์ การประเมินข้อเขียน ฯลฯ )

ทั้งหมดนี้ทำใน SharePoint โดยใช้ไซต์และโครงสร้างรายการร่วมกับการปรับปรุงที่ NITRO มอบให้ เช่น แบบฟอร์ม เวิร์กโฟลว์ การดำเนินการ การรายงาน การจัดรูปแบบ พอร์ทัล KB และอื่นๆ อีกมากมาย คุณสมบัติ NITRO เหล่านี้เพิ่มพลังที่จำเป็นในการรันแอปพลิเคชันออนบอร์ดและออฟบอร์ดที่มีประสิทธิภาพอย่างแท้จริงภายใน SharePoint

ผลลัพธ์

ขณะนี้ AFS ใช้งานเวิร์กโฟลว์มากกว่า 100 เวิร์กโฟลว์เพื่อประมวลผลความต้องการอันแข็งแกร่งทั้งในการขึ้นเครื่องและออกจากระบบ อันที่จริง Joe ยังใหม่ต่อการสร้างเวิร์กโฟลว์ใน SharePoint และพบว่าการฝึกอบรมและการสนับสนุนที่เขาได้รับจาก Crow Canyon นั้นมีค่าอย่างยิ่ง ขณะนี้เขากำลังสร้างขั้นตอนการทำงานอย่างเป็นอิสระเพื่อให้ทันกับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลาของแผนกทรัพยากรบุคคล เนื่องจากฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะเข้ามาหรือปลดพนักงานจำนวนมากที่ช่วยทำให้ AFS ดำเนินการ