Produttore di golf riconosciuto a livello mondiale, TaylorMade rivoluziona i propri processi legali con Microsoft Syntex

Riepilogo

Fondato nel 1979 con l'impegno di combinare innovazione e autenticità, TaylorMade ha una reputazione decennale come il marchio di golf con le migliori prestazioni al mondo.

Dalla creazione del primo metalwood nel 1979, l'organizzazione si è affermata come qualcosa di più di un semplice produttore di abbigliamento sportivo all'avanguardia. Con il motto "mai fatto" al centro, TaylorMade ha una cultura in cui l'innovazione e il miglioramento non sono solo incoraggiati ma alimentati. Questa spinta all'eccellenza abbraccia i loro dipartimenti, dai processi ai prodotti e agli atleti, spingendo le persone a correre rischi, esplorare nuove frontiere e trovare nuovi percorsi di miglioramento.

Sfida

Cercando costantemente di lavorare in modo più intelligente e promuovere l'efficienza in tutta l'azienda, il team IT di TaylorMade ha investito molto nell'esplorazione e nell'adozione delle soluzioni tecnologiche più recenti. Per mantenere la loro tradizione di marchio di golf con le migliori prestazioni, queste nuove soluzioni devono essere sicure e conformi, accessibili a livello globale e le migliori della categoria. Per dirla semplicemente, le soluzioni che usano devono esemplificare le qualità che il marchio ha più a cuore.

"Stiamo cercando una soluzione che funzioni meglio di chiunque altro e abbia il miglior team alle spalle", afferma Ali Chitsaz, Senior Manager, Digital Workplace, TaylorMade Golf

Un'area che il team ha riconosciuto necessitava di miglioramenti è stata la gestione dei contenuti, in particolare per quanto riguarda le informazioni su brevetti e marchi.

Per essere in grado di gestire la pletora di documenti legali e informazioni sensibili, tradizionalmente il team legale di TaylorMade trascorreva infinite ore a gestire manualmente il contenuto non appena arrivava nelle caselle di posta di Outlook. Quando ricevevano informazioni su marchi o brevetti nella posta in arrivo, i membri del team legale spostavano il singolo documento nel proprio file system gerarchico nelle cartelle di Outlook.

"Avevamo questi avvocati che passavano letteralmente ore e ore a archiviare e spostare documenti". – Ali Chitsaz, Senior Manager, Digital Workplace, TaylorMade Golf

Questo noioso processo era inefficiente e soggetto a errori umani, allontanando l'organizzazione dalla sua missione sull'innovazione.

Strategia

Nel corso degli anni, TaylorMade è stata una delle prime ad adottare le soluzioni Microsoft, incluso Microsoft Teams e altri strumenti di collaborazione. Forte della fiducia riposta nelle soluzioni Microsoft, il team IT di TaylorMade si è rivolto a Microsoft per un nuovo approccio alla gestione dei contenuti.

Sono stati rapidamente indicati Microsoft Syntex come soluzione.

Per iniziare con Syntex, TaylorMade si è collegata con il partner Microsoft, Lighthouse Global. Con la loro esperienza in conformità, sicurezza e governance delle informazioni, Lighthouse Global è stato il consulente ideale per il lavoro.

L'elaborazione dei contenuti Microsoft Syntex sfrutta l'intelligenza artificiale per riconoscere i campi ripetuti all'interno dei documenti per acquisire e taggare correttamente le informazioni, aiutando i team a garantire che siano correttamente archiviate, governate e ricercabili per i membri del team giusti.

"Ciò aumenta l'apprendimento, diminuisce la quantità di lavoro manuale, diminuisce la complessità e aumenta il throughput in termini di capacità di guardare i documenti, gestirli e mantenerli entro le tolleranze di rischio che i nostri clienti si aspettano". Paul Moye, Direttore Esecutivo, Partnership strategiche, Lighthouse Global

Dopo che TaylorMade ha fornito loro oltre 200 documenti di brevetti e marchi, Lighthouse global ha analizzato il contenuto per capire quali campi erano importanti da ingerire. Hanno quindi addestrato i modelli Syntex a riconoscere i campi forniti e ad applicare i metadati appropriati. Con questi metadati applicati, TaylorMade può classificare correttamente le informazioni e mantenerle più sicure.

Risultati

Con Microsoft Syntex, TaylorMade può garantire che i propri avvocati abbiano più tempo per occuparsi di questioni legali, garantendo al contempo che i documenti legali siano protetti e accessibili ai membri del team giusti.

Il viaggio di TaylorMade con Lighthouse e Syntex non si ferma qui. Man mano che le nuove funzionalità di Syntex diventano disponibili, il sogno dell'organizzazione di migliorare i propri processi continua a crescere. Dalla traduzione di documenti in mandarino e giapponese, alla creazione di nuovi modi per cercare e annotare le informazioni, i team di TaylorMade sono ansiosi di scalare l'IA attraverso i loro processi.

Ali Chitsaz spiega, "essere in grado di esaminare e fare uno screenshot di una diapositiva mentre guardi un video e poi poterla cercare sei mesi dopo si rivelerà così immensamente prezioso per la comunità perché c'è così tanto perso che non è ricercabile.

L'entusiasmo è condiviso da Lighthouse: “Syntex è un ottimo strumento per i nostri clienti. Soprattutto con l'uscita di nuove funzionalità che li aiuteranno con la classificazione dei dati, l'automazione dei processi e l'applicazione dei controlli di protezione delle informazioni", afferma Chelsey Vance, Senior Advisory Consultant, Lighthouse Global.

Combinando la loro determinazione a esplorare nuovi approcci, con l'esperienza di Lighthouse, e i continui progressi nell'IA dei contenuti con Microsoft Syntex, il futuro di TaylorMade è luminoso.

"TaylorMade è alimentata dall'innovazione e amiamo che Microsoft stia innovando con noi qui". Ali Chitsaz, Senior Manager, Digital Workplace, TaylorMade Golf

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