HELLA aumenta la produttività con una moderna soluzione di collaborazione sui documenti per SharePoint con Avanade

Riepilogo

Nell'ambiente aziendale frenetico di oggi, avere un facile accesso ai documenti in tempo e da più posizioni è fondamentale per il processo decisionale. Ha un enorme effetto sull'aumento dell'efficienza e dell'efficacia dei dipendenti, con un impatto positivo sui profitti dell'azienda. HELLA, un fornitore internazionale di automobili, ha notato che il loro sistema non consentiva l'accesso a tutte le informazioni di cui avevano bisogno. Hanno deciso di semplificare un sistema di gestione dei documenti eccessivamente complesso e ad alto rischio.

Sfida

In qualità di uno dei principali fornitori automobilistici in Europa, con una specializzazione nell'illuminazione e nell'elettronica, la forza vendita di HELLA opera in 125 sedi in 35 paesi. E come tutte le forze di vendita, anche quella di HELLA deve essere rapida ed efficiente. "HELLA opera a livello globale con i suoi clienti e tutti i membri del nostro team di vendita globale e delle unità aziendali associate non dovrebbero solo avere accesso puntuale ai documenti in tutte le sedi, ma anche lavorare in modo collaborativo sui documenti per garantire un processo decisionale più rapido", ha affermato Andreas Geiger, Head of Global Sales Excellence (GSE) presso HELLA. Geiger ha anche capito che le precedenti soluzioni di gestione dei clienti e dei documenti rendevano la vita difficile al suo team di vendita globale. Le preziose informazioni sui clienti venivano distribuite su più server autonomi, ciascuno con la propria struttura di cartelle e convenzioni di denominazione. Le informazioni venivano spesso condivise anche via e-mail e quindi era necessario ottimizzare l'intero processo di gestione e condivisione dei documenti. Questa situazione rendeva anche piuttosto difficile il tracciamento delle informazioni per gli addetti alle vendite, che dovevano raccogliere e gestire centinaia di documenti tecnici e legali ogni volta che si presentava l'opportunità.

Strategia

Era chiaro che era necessaria una solida soluzione di gestione dei documenti, che potesse integrarsi perfettamente con Salesforce.com, il sistema di vendita principale di HELLA. Poiché Avanade ha avuto un'esperienza intima sia con Salesforce.com che con la piattaforma SharePoint di Microsoft, HELLA ha scelto Avanade come partner strategico per progettare e fornire una nuova soluzione cloud first. “Eravamo molto fiduciosi che Avanade avesse l'esperienza per portare a termine il lavoro. Eravamo estremamente fiduciosi fino in fondo", ha affermato Nico Götzel, il project manager di GSE che ha lavorato con Avanade per questo cambiamento.

Avanade ha progettato un sistema di gestione dei documenti end-to-end basato su cloud che integrava la propria istanza di SharePoint Online con lo strumento di gestione dei clienti Salesforce.com legacy. Con esso, il team di vendita di HELLA può ora creare automaticamente un archivio centrale per i documenti all'avvio di una nuova opportunità, nonché collaborare con altri e accedere alle informazioni necessarie, indipendentemente dalla posizione geografica, in modo rapido e illimitato. "Oggi, tutti i dati per i clienti si trovano in un unico spazio, il che lo rende abbastanza facile e accessibile per le vendite", ha affermato il dirigente di HELLA.

Risultati

Consentendo ai membri del team di vendita di creare, modificare e tenere traccia facilmente di tutti i documenti necessari per le loro opportunità, il nuovo sistema di gestione dei documenti migliora la produttività, riduce i problemi IT e offre trasparenza agendo come un'unica fonte di verità per le informazioni sui clienti. La nuova soluzione si ripaga da sola con il risparmio di tempo, secondo HELLA.

In particolare, il responsabile del GSE di HELLA ha affermato che la soluzione sta già determinando un ritorno positivo sull'investimento. "Abbiamo misurato i miglioramenti nel risparmio di tempo e questo progetto farà risparmiare centinaia di migliaia di euro all'anno, quindi si ripaga da solo", ha riferito Götzel. Un'altra grande vittoria sono state le moderne capacità e il coinvolgimento che questa nuova soluzione sta apportando alla forza lavoro digitale di HELLA. I dipendenti non hanno più bisogno di fare affidamento sugli altri per trovare informazioni e documenti cruciali sui clienti. "È un enorme sollievo", ha detto. “Tutti sono contenti che non dobbiamo più fare affidamento sul vecchio sistema. E siamo tutti davvero contenti della soluzione e della collaborazione con Avanade”.

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