广告巨头通过云协作解决方案提高员工生产力和满意度

概括

全球广告巨头 Wavemaker 总部位于英国伦敦，在 90 个国家设有 138 个办事处。为了帮助员工在全球范围内高效沟通和工作，该公司使用 Microsoft Office 365 制定了新的工作方式。Wavemaker 在生产力、安全性、移动性和员工满意度方面都看到了好处。该公司认为，快乐的员工更有创造力和生产力，因此很高兴看到他们对可用的新工具和流程感到多么兴奋。

Wavemaker 由两家成功的广告公司 MEC 和 Mexus 合并而成，Wavemaker 的员工在合并两个 IT 基础架构时遇到了许多业务挑战。 Wavemaker 在寻找能够在整个企业中实现更好的协作和知识共享的解决方案时，向值得信赖的 Microsoft 合作伙伴 AddIn365 寻求帮助。

挑战

Wavemaker 由两家成功的广告公司 MEC 和 Maxus 合并而成，而两家 IT 基础设施的合并也带来了挑战。很多公司沟通都是通过电子邮件完成的，效率很低——文件作为附件来回传输，多个版本可能会混淆。定位和访问文件也可能很困难。 “每家公司都有自己的文件存储系统，”Wavemaker 数据和技术总监 Lily McCann 解释道。 “所以为了打开一个文件并查看它，你需要先找到它，然后获得访问它的权限。效率真的很低。”

Wavemaker 可以通过其母公司 Group M 访问 Microsoft Office 365，Group M 是 WPP 的全球媒体投资管理分支机构，是广告和营销服务的全球领导者。 Wavemaker 看到了 Microsoft OneDrive for Business、SharePoint Online 和 Teams 在帮助建立新的工作方法方面的巨大潜力。 “我们决定将所有东西都迁移到云端”，Kaganovsky 说。 “它为我们提供了前所未有的敏捷性。如果我们想传输一个 100 兆字节的文件，我们只需将它放在 OneDrive 中——我们不用拇指驱动器，或者更糟糕的是，使用互联网上不安全的免费文件传输方法。”

该公司还希望通过将员工从繁琐的任务中解放出来，让他们有更多时间专注于让他们每天都兴奋地上班的事情，从而让他们的工作更有回报。 “在旧的工作方式中，你会编写一份文档，然后通过电子邮件将其发送给所有利益相关者，”Kaganovsky 说。 “然后每个人都会进行编辑，保存本地副本，然后通过电子邮件发送回去。然后，您必须获取所有这些版本，将它们组合起来，然后再次发送回去。那只是无聊的浪费时间。如果有一种方法可以让每个人同时协作处理一个文档版本会怎样？”

战略

Wavemaker 将 Office 365 视为一套集成良好的工具，可以让员工更轻松地完成日常任务。为了向员工提供一个简单直接的 Office 365 套件入口点，该公司部署了来自 Microsoft 合作伙伴 AddIn365 的 AddIn Work Hub。除了公司的内部通信平台外，Work Hub 还为每位员工提供了访问所有 Office 365 应用程序的个性化门户。 Wavemaker 业务转型负责人 Anastasia Donchenko 说：“Work Hub 就像是通往我们一直在使用的 Office 365 各个房间的大门。” “没有人需要记住应用程序在哪里或如何到达那里。”

在 Wavemaker，所有员工都必须能够在需要时轻松访问他们需要的文件——无论是用于客户广告活动的创意内容还是用于内部运营的业务文件。 Wavemaker 发现 OneDrive 是一种出色的解决方案，可以实现这种访问并高度安全地进行。入职员工可以使用 OneDrive 从任何设备保存和访问文件——即使他们没有连接到 Intranet——使用 Windows 或 Macintosh 操作系统的同步客户端。

因此，入职员工可以在客户站点花费更多时间，并且仍然可以访问他们的所有内容。 “有一天，我在一个客户办公室，我们的首席财务官给我发了一封电子邮件，告诉我他找不到一份重要的合同，”Wavemaker 的高级合伙人 Caroline Tran 说。 “我使用 OneDrive 保存了它，因此我能够登录并将其转发给他。它挽救了一天，让他看起来很好，因为我能够如此快速和轻松地将它交给他。”

已经 100% 的入职员工使用 OneDrive 和 Teams，这意味着不再通过电子邮件发送附件或因版本控制问题而冒着生产力的风险。 “我关注的关键绩效指标之一是人们不再花费时间打开附件、保存它们、重新保存它们并重新发送它们，”McCann 说。 “我估计每天大约需要 20 分钟，我希望随着每个人都更习惯于新工具，这种情况会有所改善。我可以看到所有员工通过更高效的沟通工具每周节省半天时间。对我来说，这是一个非常容易实现的目标。”

Wavemaker 团队还使用 SharePoint 通信网站发布内容，供业务团队用作工作中的参考资料。他们还建立了一个安全的通信站点，在那里他们可以为客户提供持续的项目更新，而不是让他们在周末等待摘要电子邮件。他们还可以使用这些站点来控制项目信息的分发和安全性。

“个别团队还可以使用 Teams 与客户共享他们尚未准备好与整个部门共享的工作，”McCann 说。这些网站让我们可以查看文件是否已打开，它们在我们共享的内容方面给予了我们更多的所有权和控制权。”

结果

Wavemaker 于 2017 年 11 月开始向 Office 365 过渡，在一个英国市场与三个广告团队一起使用 AddIn Work Hub 和 AddIn365 入职方法试点。在成功部署后，这些策略和软件被推广到公司另外 8 个市场，占公司收入的 80%。 Wavemaker 现在已经让 50% 的员工入职——在短短六个月内就超过 3,500 人——并计划在 2018 年底之前完成部署。

通过 Office 365 获得的效率，入职 Wavemaker 员工拥有更大的灵活性和更好的工作体验。 “我们希望我们的员工能够很好地平衡工作/生活，”Kaganovsky 说。 “这个项目为我们提供了灵活性——Office 365 支持移动性——因此他们可以找到平衡。人们现在可以在家、咖啡店、艺术画廊或任何他们想去的地方工作。他们以前无法做到这一点，这有助于他们更有创造力。”

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