跨国乳品合作社拥抱合作，同时忠于其农民所有者的成本意识理想

Arla Foods 是一家国际乳制品合作社，由丹麦、瑞典、英国、德国、比利时、卢森堡和荷兰的 9,900 名农民拥有。对这些农民所有者资金的负责任管理，以及对气候和市场变化做出响应和尊重的增长和质量战略，使 Arla Foods 成为世界上最大的有机乳制品生产商。

奶牛养殖似乎是一个保守的行业——在很多方面确实如此。然而，在业务方面，Arla 与任何其他跨国公司一样，拥有分散在各地的劳动力。该合作社在全球拥有近 20,000 名员工，它需要工具来支持他们。同时，Arla 不是一家上市公司，而是一家合作社，有责任对其农民所有者明智地花钱。因此，当内部服务器硬件和软件 Arla 运行其 Intranet 接近过时时，合作社看到了一个节省资金的机会，同时通过现代化的智能 Intranet 改善其员工的通信、协作和生产力。

从想法到 Intranet 的（快速）旅程

Arla 的原始 Intranet 是一个基于 SharePoint 的本地安装的自定义编码网站。服务器硬件很快就要报废了，合作社不得不决定是否购买新硬件、更新软件许可证以及引入第三方供应商来修改定制代码——这是一个昂贵的前景，而不是一个合作伙伴-op想花钱。

就像命运一样，大约在那个时候，Arla 的 My Digital Workspace 的首席架构师 Stig Thomsen 参加了 Microsoft Ignite 2018 上关于智能 Intranet 的演讲。他所学到的知识在丹麦引发了大量的想法。 “嘿，我们真的可以用这个做点什么！”他说他想。

Thomsen 与他的同事 My Digital Workspace 的产品经理 Anna Kristensen 分享了这个想法。在他们之间，他们确定了新 Intranet 的三个目标：

• 仅使用最新的现成组件，无需定制开发。
• 采取成本意识的方法。
• 适应新的工作方式（例如，移动）。

在接下来的六个月里，新的 Intranet 开始形成。

通过常青树省钱

Arla 是 Microsoft 的长期客户，他已经拥有可以促进合作社领导层想要的协作未来的工具。 Thomsen 和 Kristensen 希望将新 Intranet 上的支出保持在最低限度，并尽可能多地在内部完成工作。正如克里斯滕森所说，“当你拥有世界上所有的钱时，创新很容易。当您面临挑战时，真正的创新就会出现，而且很难证明为此类项目提供资金是合理的。”

SharePoint Online 为团队提供了开箱即用的大部分需求，帮助他们严格控制成本并避免供应商锁定。

SharePoint 对合作社进行了两项重大改进：

• 常青树特征。 合作社通过采用 Microsoft 365 显着减少了 IT 工作量，因为作为软件即服务 (SaaS) 解决方案，其功能始终是最新的。
• 移动访问。 移动员工无法访问内部网。随着越来越多的员工从台式机过渡到移动设备，员工对 Intranet 的访问量下降，因此移动访问成为 Arla 全球员工的一项重要需求。

Thomsen 说：“我们能够说服领导层，因为 Intranet 不再满足员工的需求，而且需要对基础设施进行投资，所以最好使用离线的、面向未来的标准 SaaS 平台进行转换。 - 货架组件。”

当团队运行这些数字时，很明显维护系统的初始成本与迁移到智能内部网的成本差不多。但是 SaaS 解决方案的常青特性加上开箱即用的 SharePoint 功能将大大降低年度成本。合作社不仅可以节省维护和经常性每月成本，还可以节省与操作系统、软件和服务器硬件升级相关的成本。正如克里斯滕森所说，“这不是我们的钱。我们拥有成千上万的农民。这是他们的生计。我们必须对如何使用这笔钱负责。”

与旧同出，与新同进

Thomsen 和 Kristensen 在 Arla 的新 Intranet 设计中强调的一个原则是与经典 Intranet 的导航和结构的连续性。这就是 SharePoint 中主站点的大型菜单功能的用武之地。借助大型菜单，新的 Intranet 具有模仿 Arla 经典 Intranet 的导航体验。 Thomsen 说：“我们可以获得相同的功能并避免给员工带来意外，因为新的 Intranet 使用了旧 Intranet 的结构。”

当设计团队遇到功能上的差距时，他们找到了简单的解决方法。例如，企业传播团队最重要的要求是他们能够安排新闻发布——这是任何全球运营的基本任务。 Microsoft 正在开发此 SharePoint 功能，但团队无需等待或转向自定义代码，而是能够通过使用 Microsoft Flow 在不到一天的时间内创建所需的功能。

最终住宅场地的设计实际上是由合作社的员工决定的。 “我们基本上将 SharePoint 中可用的每个现成 Web 部件放到主站点上，然后询问我们的用户组他们喜欢哪些，”Thomsen 笑着说。测试组由来自整个合作社的大约 50 人组成，因此结果代表了整个 Arla。

这个登陆页面既是一个主站点又是一个中心站点，它包括大型菜单、全球新闻、区域新闻，以及迄今为止最受员工欢迎的功能——一个 3×3 快速链接块，它帮助设计团队实现了将 Arla 的内部网从通信站点转变为目标。

变成一种自助服务门户。集成的搜索功能使员工能够在整个组织中搜索他们需要的信息，并且团队通过将一些现有工作流从 K2 迁移到 PowerApps Web 部件，消除了 Intranet 中的第三方组件。

这种精简至关重要，因为简单是关键。

“旧的 Intranet 被称为 Check-In，”Kristensen 说，“员工一直在问，'新的 Check-In 什么时候上线？'但新的 Intranet 不是 Check-In 2.0。这是一个全新的内联网……一个全新的理念。”

该团队从主站点为业务领域、公司信息、Arla 家族中的各个国家等创建了通信站点。每个业务领域的通信站点（例如，人力资源、企业通信、销售）都指定了所有者，他们有权力和责任为其站点创建内容。 Kristensen 说：“在这个项目开始时，我们决定不会将任何东西从 Check-In 迁移到新的 Intranet。一切都必须从头开始构建，这确保了新的 Intranet 上只包含相关内容。”旧版和新版 SharePoint 之间的体系结构差异使这种方法成为实现团队目标的最简单、最具成本效益的方法。通讯网站的所有者也很高兴有机会进行春季大扫除。

打造现代 Arla 员工队伍

Arla 是一个跨国组织。员工经常在移动设备上工作，而不是在办公室的办公桌上工作。 Arla 的旧 Intranet 无法容纳移动访问，并且无法集成 Office 365 功能。因此，移动是新 Intranet 的巨大推动力。正如 Kristensen 所说，“对于 Arla 来说，成为现代协作技术的领跑者以支持这种新的工作方式非常重要。同时，我们可以调整我们的工作方式，以便我们的员工能够按照它们应有的方式使用这些新技术和工具。两者可以并驾齐驱。”

成本意识方法的巨大胜利

Arla 的新内网于 2019 年 10 月 1 日上线，是集成的 Microsoft 365 生态系统的一部分。员工现在可以轻松快捷地开始一天的工作：他们可以获得最新消息，了解社区中正在发生的事情，并启动他们需要的应用程序来提高工作效率和进行协作。

Arla 的员工仍然可以访问旧的 Intranet，但它将在 2019 年底下线。为了简化过渡，员工每天启动浏览器时都会看到新的主站点。通信网站拥护者的所有者每天都会上传更多内容，并且随着新社区网站的添加，Intranet 将扩展、更改，并为协作和新的工作方式提供更多选择。

到目前为止，反馈是积极的，该公司已经投资了一项草根参与活动，使社区网站拥护者能够告诉他们的同事是什么让他们的网站变得如此出色。这些拥护者可以使用他们想要的页面和布局创建他们想要的站点，但 My Digital Workspace 保持一定程度的控制，确保跨站点的统一体验。正如 Kristensen 所说，“我们不希望这是一个 IT 项目。我们希望它是一个基层的、自下而上的运动。门户网站所有者是我们新 Intranet 的代言人。”

迄今为止，合作社的新 Intranet 已经取得了几项重大胜利：

• 在访问新 Intranet 的 20,000 名员工中，有 12,000 名是办公室工作人员，他们曾在专用 PC 上工作并正在转向移动设备，8,000 名是现在通过信息亭或个人移动设备访问 Intranet 的一线工作人员。
• Intranet 加载时间明显更快。
• 使用开箱即用的功能意味着从设计到推出的时间非常短。
• 该团队消除了测试和错误修复成本，无需定制或第三方编码即可快速轻松地进行更改，避免了供应商锁定。
• 移动无障碍意味着一线工作人员第一次可以访问内网。

Arla 的未来是协作的

工作并没有因为新的 Intranet 启动并运行而停止。随着越来越多的通信站点上线，My Digital Workspace 团队计划添加过滤器，以便为员工提供更大的个性化。汤姆森举了一个例子：“例如，只有你在芬兰，你才会看到芬兰的新闻，用芬兰语写的。”他和 Kristensen 预测，越来越多的交流将转移到 Yammer 社区，团队在 Teams 中进行协作。一位来自瑞典的销售人员这样总结 Arla 的智能内联网：“终于，我把它放在了口袋里。我可以在我所在的地方使用它。”

Arla Foods 之所以能在全球市场上占据一席之地，很大程度上是因为它对成千上万的农民业主委托给它的资金进行了谨慎的管理。但最初是一个节省资金的项目，后来发展成为一个智能内联网，这将有助于将公司转变为未来的工作场所——一个为可访问性、通信和协作而构建的工作场所。 Arla 高级副总裁兼首席信息官 Torben Fabrin 说：“我们已经对 Microsoft 技术进行了标准化，我们的员工也在使用这些技术。” “现在，无论身在何处，他们都可以与整个非洲大陆的同事合作，提高工作效率。这就是 Arla Foods 的未来。”