1ТП10Т
Практическое руководство для ИТ-администраторов, менеджеров по коммуникациям на местах и корпоративных коммуникационных команд. Все, что вам нужно, чтобы быстро наладить связь, информировать и вовлекать сотрудников, работающих непосредственно с клиентами.
Сотрудникам Frontline workers необходимо открыть приложение, немедленно увидеть, что важно для их смены, и принять меры — менее чем за 60 секунд. Каждое решение по настройке в этом руководстве разработано таким образом, чтобы это стало возможным. Целенаправленный и простой интерфейс — это самый быстрый путь к процветанию сообщества сотрудников передовой линии.
Центр администрирования Teams
Наиболее эффективный этап настройки. Пользовательская политика настройки приложений предоставляет сотрудникам, работающим на передовой, целенаправленный и оптимизированный интерфейс Teams — именно с теми приложениями, которые им нужны, именно там, где они ожидают их увидеть.
Специально разработанная политика настройки приложений закрепляет нужные приложения на панели навигации мобильного приложения Teams и предоставляет сотрудникам, работающим непосредственно с клиентами, удобный и интуитивно понятный интерфейс с первого дня. Это делает платформу интуитивно понятной, сокращает время адаптации и поддерживает вовлеченность сотрудников в наиболее важные для них каналы.
Стратегия в отношении оборудования — выберите подходящую модель для ваших сотрудников.
Только во время смены
Полное управление устройствами через Intune. Вход по QR-коду и PIN-коду ускоряет процесс адаптации для сотрудников, работающих вне офиса. Режим общего устройства Функция автоматического выхода пользователей из системы между сменами предотвращает утечку данных между сотрудниками, использующими одно и то же мобильное устройство.
Смена + вне смены
Политики MAM (управление мобильными приложениями) защищают корпоративные данные, не осуществляя при этом управление личными устройствами. Сигналы рабочего времени Ограничение доступа вне смены для соблюдения права на отключение. Оптимальное покрытие сценариев связи вне смены, таких как обмен графиками и доступ к отделу кадров.
Только во время смены
Полное управление устройствами, идеально подходит для управления персоналом, планирования и создания обучающего контента — но не подходит для связи в режиме реального времени. Сотрудники, перемещающиеся по магазину или объекту, не могут проверять настольное приложение, находясь в торговом зале. Рассматривайте его только как дополнительную точку доступа.
Рекомендуемые основные элементы интерфейса — панель навигации мобильного приложения Teams
Кормление животных и развитие местных сообществ
Индивидуальные и групповые чаты
Когда Engage является первым закрепленным приложением в мобильной навигации, публикации сообщества охватывают 80% пользователей. Когда оно становится вторым, третьим или четвертым, охват падает до 30%.
Дополнительные опции — добавляйте их по мере того, как сотрудники будут чувствовать себя комфортно.
Как только ваши сотрудники на передовой привыкнут к интерфейсу и Engage + Chat станут для них привычными, добавьте эти дополнительные приложения, чтобы расширить их функциональность. Внедрение слишком большого количества приложений одновременно увеличивает когнитивную нагрузку и замедляет освоение — начните с малого, а затем расширяйте функционал.
Удобная корпоративная панель управления, которая отображает ресурсы отдела кадров, расчетные листы, политики компании, инструменты для поддержания благополучия сотрудников и быстрые ссылки — все в одном месте. Это уменьшает необходимость для сотрудников работать с несколькими системами или напрямую обращаться в отдел кадров. Рекомендуется внедрять систему, когда сотрудники уже активно используют Engage в качестве канала ежедневной коммуникации.
Этапы настройки — Центр администрирования Teams
1
Центр администрирования Teams → Приложения Teams → Настройка политик → + Добавить. Назовите это Передовые рабочие. Создайте отдельную политику, чтобы вы могли настраивать ее независимо от других групп пользователей.
2
Под Закрепленные приложения, Добавляйте последовательно: Viva Engage → Чат. Для запуска оставьте основной PIN-код установленным на эти два значения — добавляйте Смены, Задачи или Viva Connections, когда сотрудники освоятся.
3
Используйте политику разрешений для приложений, чтобы отображать только те приложения, которые актуальны для работы на передовой. Целенаправленный каталог помогает сотрудникам находить то, что им нужно, и обеспечивает удобство использования.
4
Назначьте политику группе безопасности для ваших сотрудников, работающих на передовой — по отделу, местоположению или типу лицензии. Сначала проведите пилотный проект с участием 20–50 сотрудников, прежде чем внедрять политику в широком масштабе.
Включите прямую ссылку на Viva Engage в QR-коды при запуске, плакаты в комнатах отдыха и руководства по адаптации новых сотрудников. Это гарантирует, что сотрудники попадут именно туда, куда вы хотите, во время своей первой сессии, создавая уверенное первое впечатление о платформе.
Viva Engage администратор
Продуманная структура сообщества — это основа успешного внедрения на передовой. Предоставьте сотрудникам четкую и простую иерархию — они всегда должны точно знать, где что искать, без необходимости искать или прокручивать страницу.
Уровень 1 · Обязательно
Надежный, единый источник достоверной информации об оперативных обновлениях, уведомлениях по технике безопасности, изменениях в политике и сообщениях руководства. Все сотрудники, работающие непосредственно с клиентами, автоматически подключаются, поэтому никто не пропустит важную информацию.
Рекомендуемые настройки
Уровень 2 · Обязательно
Создание отдельного сообщества для каждого региона — охватывающего группу магазинов, объектов или мест — обеспечивает сотрудникам актуальный и удобный местный контекст. Региональные менеджеры транслируют обновления на уровне округов; сотрудники общаются с коллегами в близлежащих местах. Создание сообщества для каждого отдельного магазина приводит к слишком большому количеству сообществ, слишком низкой вовлеченности и непомерным управленческим издержкам.
Рекомендуемые настройки
[Название региона/района]Уровень 3 · Рекомендуется
Специально отведенное пространство для торжеств, поощрения коллег, командных соревнований и важных событий. Отделение этого пространства от оперативного контента позволяет развивать корпоративную культуру, не конкурируя с неотложными обновлениями.
Рекомендуемые настройки
Небольшое количество действительно актуальных сообществ способствует высокой вовлеченности. Предварительно подключите сотрудников к их региональному сообществу и официальным коммуникациям при приеме на работу с помощью интеграции с HR-системой — таким образом, они будут на связи с первого дня, без необходимости самостоятельно искать или находить сообщества.
Когда инструктажи по технике безопасности и публикации, посвященные каким-либо событиям, размещаются в одной ленте, они конкурируют за внимание. Специальные сообщества для каждого типа контента обеспечивают оперативному контенту необходимую ясность, а культурному контенту — пространство для развлечения и вовлечения. Разделение приносит пользу обоим типам контента.
Идентичность и управление персоналом
Состав персонала, непосредственно взаимодействующего с клиентами, постоянно меняется — переводы в другие магазины, изменения должностей, сезонный найм. Подключение данных отдела кадров к системе Microsoft Entra ID позволяет автоматически сохранять актуальность информации о членстве в сообществах, благодаря чему каждый сотрудник всегда будет подключен к нужным сообществам без необходимости ручного вмешательства.
Рекомендуемый подход
Создавайте динамические группы безопасности в Entra ID, которые автоматически назначают сотрудников в сообщества на основе атрибутов HR, синхронизированных из вашей системы управления персоналом, такой как SAP SuccessFactors, Workday или других. Новые сотрудники подключаются в первый же день работы; уволенные удаляются автоматически.
(пользователь.отдел -экв "Управление магазином") -и (user.physicalDeliveryOfficeName -экв "Мельбурн Сентрал")
Ключевые атрибуты HR для синхронизации
Гибридная модель
Используйте динамические группы, синхронизированные с отделом кадров, в качестве основы, а затем добавляйте участников вручную для особых случаев, которые не охватываются таксономией отдела кадров:
Добавьте тестового пользователя в свою HR-систему и убедитесь, что он отображается в нужном сообществе Engage в течение 24 часов. Затем удалите тестовую учетную запись и подтвердите удаление. Это комплексное тестирование гарантирует точность данных о членстве в сообществе в масштабе предприятия, а также подключение новых сотрудников к сообществу с первого дня работы.
Уведомления
Правильная настройка параметров уведомлений по умолчанию перед запуском — один из важнейших шагов для долгосрочного внедрения платформы. Умные настройки по умолчанию позволяют информировать сотрудников, не перегружая их информацией, и поддерживать их вовлеченность в работу с платформой на протяжении длительного времени.
Хорошо настроенные уведомления действуют как полезный сигнал — они сообщают сотрудникам о важных публикациях и молчат в остальное время. Установка параметра “только новые публикации” по умолчанию для оперативных сообществ гарантирует, что каждое уведомление будет иметь реальную ценность.
Рекомендуемые значения параметров уведомлений по умолчанию для каждого уровня сообщества
| Уровень сообщества | Новые публикации | Ответы на сообщения | Реакции | @Упоминания |
|---|---|---|---|---|
| Уровень 1 — Официальные сообщения | галочка НА | ВЫКЛ. (выбирается работниками) | ВЫКЛ. (выбирается работниками) | галочка НА |
| Уровень 2 — Местоположение / магазин | галочка НА | По умолчанию отключено (выбирается работниками) | Рабочие выбирают | галочка НА |
| Третий уровень — Культура и признание | Рабочие выбирают | Рабочие выбирают | Рабочие выбирают | галочка НА |
Включите краткий обзор настроек уведомлений в мобильном приложении Teams в рамках вводного инструктажа, проводимого руководителем. Помогите сотрудникам настроить «тихие часы» в соответствии с их графиком работы — это покажет, что платформа уважает их время, и укрепит доверие к каналу в долгосрочной перспективе.
Включите это в обучение менеджеров: когда сотрудник хочет прекратить получать обновления из определенной беседы, он может нажать ··· → Прекратите следить за этой беседой.. Предоставление сотрудникам возможности контролировать собственные уведомления способствует формированию более здоровых долгосрочных отношений с платформой.
Австралийское законодательство, вступающее в силу в августе 2024 года, и новые правила ЕС регулируют общение с работниками в нерабочее время. Сделайте настройку «тихих часов» обязательным шагом в вашем руководстве по адаптации новых сотрудников. Установите часы в соответствии со стандартным графиком смен каждого работника. Командные смены
Развертывание
Удачный первый опыт — это основа для долгосрочного использования. Разработайте план внедрения таким образом, чтобы он приносил немедленную и реальную пользу — сотрудники, которые видят, как платформа работает для них уже на первом сеансе, будут возвращаться снова и снова.
Модель цифровой зрелости передовой линии Microsoft
Этап 1 — Включение
Идентификация, управление устройствами, политики приложений и базовые средства связи. Каждый сотрудник имеет доступ к Teams и может использовать его с первого дня.
Этап 2 — Расширение возможностей
Сообщества Viva Engage, самообслуживание в рамках программы Shifts, управление задачами и обучение через программу Viva Learning. Работники активно участвуют и управляют своей трудовой жизнью.
Этап 3 — Трансформация
Power Platform для оцифровки процессов, ИИ; agents для вопросов и ответов и автоматизации задач; Viva Connections для персонализированного домашнего опыта. Операционная эффективность в масштабе.
Перед запуском
Неделя 1
Недели 2–4
Для команд по коммуникациям и корпоративным коммуникациям
Подготовьте контент как минимум на 2 недели до дня запуска. Сообществу Official Communications необходимо 2-3 публикации в неделю, чтобы сформировать привычку. Стабильный ритм публикаций свидетельствует об активности и надежности канала, что побуждает сотрудников возвращаться.
Обучите региональных менеджеров управлять лентой новостей в своих региональных сообществах. Корпоративные коммуникации отвечают за официальный канал; региональные менеджеры обеспечивают актуальность контента на местном уровне. Эта распределенная модель масштабирует производство контента без узких мест в центре.
Начните с самой важной информации в первом предложении. Короткие абзацы, максимум 2-3 предложения. Маркированные списки для пунктов плана действий. Выделите жирным шрифтом ключевые детали. Четкий, легко читаемый текст — находка для тех, у кого есть 30 секунд между задачами.
Статьи Viva Engage — структурированные публикации с заголовками, изображениями и разделами — идеально подходят для руководств по адаптации новых сотрудников, разъяснений правил и часто задаваемых вопросов, которые должны оставаться доступными с течением времени. Используйте стандартные публикации для актуальных оперативных обновлений, которые должны находиться в активной ленте.
Сотрудникам, использующим корпоративные устройства, необходим понятный и удобный процесс установки, а также удобный способ входа в систему, подходящий для тех, кто не пользуется корпоративной электронной почтой ежедневно.
Для сотрудников, использующих собственные устройства (BYOD), процесс установки задает тон. Используйте QR-коды с четким и понятным сообщением, а также сеансы установки с помощью менеджера, а не только сообщения от ИТ-отдела. Личное приглашение от непосредственного руководителя обеспечивает более высокие показатели установки, чем уведомление от ИТ-отдела. Получить клиентов Teams
Настройте многофакторную аутентификацию на основе SMS или идентификатора сотрудника, чтобы работники могли регистрироваться, используя свой номер телефона или номер сотрудника, а не корпоративный адрес электронной почты. Это устранит распространенное препятствие для подключения к сети сотрудников, работающих непосредственно с клиентами. Регистрация по SMS для сотрудников передовой линии
Мобильный опыт
Frontline workers ориентированы в первую очередь на мобильные устройства — зачастую только на мобильные. Решения по контенту и конфигурации, протестированные на физическом устройстве перед развертыванием, обеспечивают неизменно превосходное качество работы для всего вашего персонала.
Форматирование контента
Изображения и видео
Тестирование перед запуском
Создание оперативного контента — инструктажей для смен, уведомлений по технике безопасности, обновлений политики — непосредственно в виде сообщений или статей Viva Engage позволяет сотрудникам оставаться в приложении и гарантирует корректное отображение контента на любом устройстве. Для справочных документов и форм, которые необходимо сохранять, используйте ссылку на SharePoint, обеспечивающую широкую совместимость с устройствами и контроль версий.
Предварительный запуск
Используйте этот контрольный список, чтобы убедиться в своей готовности к успешному запуску проекта. Пункты, отмеченные как приоритетные, являются наиболее важными для выполнения до того, как сотрудники получат первое уведомление.
checkmark_circleСоздана и названа политика настройки приложения. — Политика “Работники передовой линии” с использованием чата + Viva Engage на позициях 1 и 2.
checkmark_circleПолитика передана группе безопасности FLW. — Сначала была проведена пилотная группа из 20–50 работников.
важныйПриоритет — Проверка лицензии завершена — Подтвердите, какие функции предоставляет каждый уровень лицензии, и выберите подходящий уровень для каждой роли.
checkmark_circleНастроена политика разрешений приложения — В каталоге появились приложения, актуальные для передовой линии борьбы с пандемией.
checkmark_circleМногофакторная аутентификация настроена для BYOD — Приложение SMS или аутентификатор, настроенное для сотрудников, не имеющих корпоративной электронной почты.
checkmark_circleМобильная версия Teams протестирована на iOS и Android. — в том числе в сетях Wi-Fi магазинов и складов.
важныйПриоритет — Официально созданное и обозначенное сообщество. — отмечено как «Официальное» в административном центре Engage, публикация доступна только авторизованным отправителям.
checkmark_circleСообщества по местоположению, созданные с использованием единообразных названий. — по одному на магазин или объект
checkmark_circleРабочие были предварительно приписаны к соответствующим сообществам. — Благодаря интеграции с HR-системой, готово с первого дня.
важныйПриоритет — Заданы параметры уведомлений по умолчанию — Официальное сообщество настроено на “только новые публикации”
checkmark_circleПриветственное сообщение составлено и запланировано. — с помощью простого первого шага для работников
checkmark_circle2 недели контента спланированы и готовы. — поэтому лента активна с первого дня.
важныйПриоритет — Сквозное тестирование завершено — Новый пользователь добавлен в HR → появляется в сообществе Engage в течение 24 часов
checkmark_circleПроцесс увольнения проверен. — Ушедшие автоматически исключаются из сообществ.
checkmark_circleОчистка устаревшей учетной записи завершена. — Неактивные учетные записи удалены из Engage
checkmark_circleРабота потока перемещения товаров между складами — работник меняет место жительства → присоединяется к новому сообществу, покидает старое.
важныйПриоритет — обучение менеджеров важнее, чем обучение сотрудников. — Менеджеры являются важнейшим фактором внедрения; их уверенность в первый день определяет всё.
checkmark_circleСоздано руководство по размещению вакансий менеджерами. — Одна страница, посвященная тому, как публиковать сообщения, когда использовать Engage, а когда чат, и рекомендации по уведомлениям.
checkmark_circleПлакаты с QR-кодами напечатаны и размещены. — в комнатах отдыха с прямым доступом к Viva Engage
checkmark_circleОпределены показатели успеха — Целевые показатели активности пользователей в месяц, базовый уровень вовлеченности и даты обзора согласованы с заинтересованными сторонами.
checkmark_circleПроцесс экспорта аналитических данных налажен. — Регулярная выгрузка данных запланирована таким образом, чтобы у вас были данные о тенденциях за первую неделю.
Показатели успеха
Цель на 30-й день
Из числа имеющих право на участие в программе FLW населения
Цель на 60-й день
Установленной базы
Непрерывный
Открыть приложение → отобразится соответствующий контент
Непрерывный
Минимальные требования для поддержания привычки
Внедрение базового процесса экспорта данных на этапе запуска позволит вам иметь данные о тенденциях, которыми вы сможете поделиться с заинтересованными сторонами, когда они запросят подтверждение рентабельности инвестиций. Запланируйте еженедельную выгрузку административных данных с первого дня, чтобы вы могли показать, как растет кривая внедрения с течением времени. Обзор аналитических данных Viva Engage
Истории клиентов
Реальные масштабные внедрения — от глобальных франчайзинговых сетей численностью 100 000 человек до распределенных команд по коммерческой недвижимости. Эти организации сделали то, что описано в этом руководстве, и результаты говорят сами за себя.
Розничная торговля · Продукты питания и напитки
Задача
На каждом из 12 рынков использовалась своя платформа и различные стратегии внутренней коммуникации. Корпоративные коммуникации охватывали только менеджеров — сотрудники, не занимающие руководящие должности, не получали никакой прямой информации. WhatsApp заполнил пробел в общении между менеджерами, создав риски, связанные с соблюдением нормативных требований и обработкой данных.
Результат
Microsoft Teams + Viva Engage заменили разрозненные инструменты, специфичные для каждого рынка, единой унифицированной платформой. Многоязычная коммуникация теперь напрямую доходит до каждого сотрудника. Культура глобальной ответственности и предпринимательства устранила информационный барьер на уровне менеджеров.
“Проект Viva Engage открывает нераскрытый потенциал для обмена информацией, знаниями и вдохновением”.”
Аманда Мейнс · Менеджер по корпоративным коммуникациям
“Программа Viva Engage решила исход сделки”.”
Маттиас Хансен · Главный технический директор группы компаний
Профессиональные услуги · Коммерческая недвижимость
Задача
115 000 сотрудников, работающих в офисе, на объектах клиентов, удаленно и в мобильных условиях. По мере расширения гибридной работы обеспечение удаленных сотрудников — особенно тех, кто находится на объектах клиентов — актуальной информацией и поддержанием связи становилось все более сложной задачей.
Результат
Интеграция Viva Connections и Viva Engage в Teams обеспечила каждому сотруднику персонализированный опыт, ориентированный на мобильные устройства. Таргетинг аудитории с помощью групп Entra ID позволил офисным работникам и сотрудникам, работающим непосредственно с клиентами, видеть контент, адаптированный к их роли. Распространение продукта благодаря рекомендациям пользователей еще до официального запуска способствовало его использованию.
“Настоящим прорывом для нас с Viva и Teams стало мобильное приложение”.”
Венди Шервуд · Вице-президент по корпоративным коммуникациям
“Поскольку Viva находится в приложении Teams, мы администрируем приложения Viva с помощью политик Teams. Команда может администрировать Viva, практически не нуждаясь в дополнительном обучении”.”
Люк Моррис · Вице-президент по цифровым технологиям
“Теперь Viva — это универсальный центр для всего, что связано с CBRE”.”
Сисили Шарлах · Директор по стратегии работы с клиентами и консалтингу
“В течение дня я часто отсутствую за рабочим столом, и мне очень нравится возможность подключаться к Viva через Teams, чтобы оставаться на связи из любого места”.”
Хуанита Мебане · Операционный менеджер
Серия из шести выпусков Frontline Fridays от Microsoft охватывает все аспекты: от стратегии развертывания и внедрения до операционной эффективности, настройки Viva Connections и искусственного интеллекта agents. Бесплатно, по запросу, создано на основе прямого взаимодействия с сотнями корпоративных клиентов. Смотреть сериал
Ресурсы
Готовы ли вы улучшить работу ваших сотрудников на передовой с помощью набора инструментов Microsoft? Присоединяйтесь к нам на Microsoft Frontline Fridays — серии сессий под руководством экспертов, призванных помочь организациям максимально повысить производительность, безопасность и эффективность работы сотрудников на передовой.
