Yorktown Systems Group модернизирует свою архитектуру данных и безопасность с помощью Office 365 и Summit 7

Опубликовано 1 августа 2019 г.

Резюме

Yorktown Systems Group, Inc. (Йорктаун) — компания, предоставляющая профессиональные услуги, в которой работает более 750 сотрудников. Она обеспечивает обучение и образование, языковое и культурное обучение, моделирование и симуляции, управленческий анализ, административные услуги и интегрированную логистику для помощи федеральным и гражданским организациям. Штаб-квартира компании находится в Хантсвилле, штат Алабама, и большинство сотрудников Yorktown работают с клиентами на местах, что затрудняет развитие сотрудничества между отдельными лицами и командами внутри организации. Yorktown хотел использовать платформу Office 365, чтобы обеспечить лучшее общение и совместную работу между командами.

Вызов

Yorktown осуществлял большую часть управления документами и операций в локальной среде SharePoint 2010. Эта информационная система была не только ограничена набором возможностей, но и локальная модель также усложняла новую стратегию Yorktown в области безопасности и соответствия требованиям. После многих лет разрозненных отделов, создававших хранилища информации с разной степенью управления, структура разрешений в организации стала в значительной степени непоследовательной и сложной в управлении. В структуре контента Yorktown отсутствовали передовые методы современной архитектуры, и сотрудники постоянно сообщали о трудностях со своевременным поиском документов или важной информации. Наконец, некоторая часть контента Yorktown находилась на сторонней серверной ферме, и у внутренних ИТ-команд не было доступа для внутреннего администрирования.

Стратегия

Summit 7 Systems работала в партнерстве с Yorktown над анализом и документированием среды SharePoint 2010 организации, чтобы понять, как пользователи используют платформу для работы между командами. Затем Summit 7 работал с заинтересованными сторонами Yorktown и лидерами каждой команды в организации, чтобы понять, как они структурируют свой контент в SharePoint 2010 и как эта структура улучшает или мешает их существующим бизнес-процессам. Кроме того, Summit 7 предоставил подробную информацию о существующей архитектуре безопасности для контента в среде.

Используя эти данные, Summit 7 смог создать проект архитектуры информации и безопасности, учитывающий весь контент в среде Yorktown SharePoint 2010. Используя современный опыт работы с SharePoint Online, дизайн информационной архитектуры предоставил корпоративным группам области для публикации соответствующего контента, такого как объявления новостей, политики, процедуры, информация о поездках и формы безопасности, для более широкой аудитории Йорктауна с помощью информационных сайтов. Сайты групп использовались для предоставления внутренним группам возможности быстро и эффективно сотрудничать и обмениваться контентом, имеющим отношение к их команде. Центральные сайты объединили общий дизайн, предоставив иерархическую структуру контента, а использование классификаций сайтов позволило конечным пользователям легко интерпретировать тип контента, который хранится на сайтах и в группах. Summit 7 реализовал дизайн Yorktown и начальную структуру сайта для каждого сайта в среде, используя дизайн сайта.

Благодаря разработанной и внедренной надежной информационной архитектуре Summit 7 тесно сотрудничал с ИТ-отделом Yorktown для выполнения волновой миграции контента, чтобы ИТ-команда могла облегчить пользователям работу с современным интерфейсом, понять, где находится их контент и как к нему можно получить доступ. Когда группа или команда из Йорктауна переносила свой контент из SharePoint 2010 в SharePoint Online, Summit 7 проверял его вместе с ними, а ИТ-отдел Йорктауна работал непосредственно с конечными пользователями, чтобы адаптировать их к новому способу работы.

Для Йорктауна этот подход оказался очень успешным и обеспечил принятие пользователями всей организации. Summit 7 тесно сотрудничал с Yorktown, чтобы обеспечить ИТ-администраторам полное представление о платформе Office 365 и ее всех возможностях. Summit 7 обеспечил наставничество для Yorktown IT, что позволило им тесно сотрудничать с пользователями по всей организации, чтобы преодолевать трудности и способствовать дальнейшему использованию платформы. В конце концов, тесно сотрудничая с Summit 7, ИТ-команда стала неотъемлемым участником общего успеха платформы в Yorktown Systems Group.

Переход на Office 365 стал важным шагом вперед в нашем корпоративном сотрудничестве; однако именно тогда, когда мы модернизировали нашу структуру данных, мы действительно извлекли выгоду из нашего перехода к облаку.

(Директор по информационным технологиям, Yorktown Systems Group, Inc.)

Полученные результаты

При поддержке Summit 7 компания Yorktown создала легкодоступную платформу для улучшения совместной работы и взаимодействия сотрудников. Организационные данные стали более доступными для пользователей благодаря поиску SharePoint и использованию Microsoft Graph. Идентифицируя и объединяя пользователей в группы Office 365 на основе бизнес-структуры и внутренних команд, ИТ-администраторы Yorktown сэкономили время за счет упрощения управления безопасностью пользователей. Все это позволило персоналу Yorktown вести свой бизнес более эффективно и беспрепятственно, а руководство Yorktown было уверено в безопасности корпоративных данных.