Proventeq помогает Министерству образования Великобритании сократить расходы и реализовать интеллектуальный поиск за счет перехода на SharePoint.

Опубликовано 29 июня 2020 г.

Резюме

Министерство образования Великобритании (DfE) отвечает за услуги и образование для детей, включая ранние годы, школы, политику высшего и дальнейшего образования, ученичество и более широкие навыки в Англии.

DfE использовала ECHO, настроенный экземпляр Meridio EDRMS, в качестве основного хранилища документов и метаданных для своей системы общедоступной корреспонденции, которая существует с 2004 года и хранит более 7 миллионов документов. ECHO была сложной и дорогостоящей в управлении, а ее содержание затрудняло навигацию, управление и распространение как среди внутренних, так и среди внешних заинтересованных сторон.

В DfE также было более 700 000 отсканированных изображений, которые требовали полнотекстового преобразования и классификации. Отсутствие доступных для поиска цифровых версий этих элементов привело к пробелу в полноте доступного портфолио цифрового контента отдела.

Департамент DfE решил перенести свой контент в SharePoint, чтобы:

  • Снизить общую стоимость владения системой управления информацией
  • Интеллектуальный поиск печатных документов и изображений
  • Обеспечьте бесперебойную работу существующих пользователей Office 365 в отделе.

Вызов

Высокоспециализированная система управления корпоративным контентом Meridio от DfE потребовала от команды Proventeq глубокого анализа и реинжиниринга, чтобы гарантировать, что дизайн миграции инкапсулирует объем проекта и отвечает всем специфическим требованиям организации. Возникшие проблемы включают следующее:

  • Сложная унаследованная платформа: Полностью специальное приложение DfE для предметной области требовало обратного проектирования из-за отсутствия внутреннего опыта администрирования платформы.
  • Несогласованные исходные метаданные: Типы файлов и расширения были сохранены неправильно, что потребовало тщательной проверки файлов для определения правильных типов файлов перед миграцией в SharePoint.
  • Полнотекстовое преобразование сканов изображений: Более 700 000 отсканированных изображений нуждались в оптическом распознавании символов и извлечении полного текста перед переносом на SharePoint.
  • Пороговые значения целевой системы: Новую структуру необходимо было получить из метаданных исходного контента, чтобы соответствовать техническим пороговым значениям SharePoint.
  • Большой объем контента: С более чем 7 миллионами элементов контента, хранящихся на существующей платформе ECHO, DfE потребовалась полная миграция всего контента в SharePoint.

Стратегия

Чтобы преодолеть проблемы, возникающие при переходе от настраиваемого экземпляра DfE Meridio к SharePoint, компания Proventeq разработала индивидуальный пятиэтапный план переноса и преобразования контента.

Открытие и анализ. Команда использовала богатые возможности обнаружения и анализа Migration Accelerator, чтобы установить истинный объем и распределение контента DfE. На этом этапе они выявили и устранили множество несоответствий в исходном контенте и связанных с ним метаданных.

Оптимизация информационной архитектуры. Компания Proventeq провела глубокий анализ файловой структуры ECHO Meridio и схемы метаданных и разработала оптимальную целевую информационную архитектуру. Иерархия папок исходной системы превысила ограничения длины URL-адреса SharePoint, что команда устранила, загрузив документы в сокращенной иерархии папок.

OCR преобразование отсканированных файлов. Отсканированные изображения отдела были в различных форматах, включая многостраничные PDF-файлы, отдельные изображения, рукописные и машинописные документы. Proventeq извлекла текст из этих изображений и представила их как метаданные; сделать контент доступным для поиска.

Пилотная миграция. Чтобы продемонстрировать, что дизайн миграции полностью соответствует целям проекта DfE, Proventeq провела пилотный этап миграции. Это позволило внутренней команде DfE оценить миграцию и возможности управления документами SharePoint в среде, близкой к производственной.

Полноценная живая миграция. Как только внутренняя проектная группа DfE была удовлетворена схемой миграции и целевой архитектурой системы, Proventeq использовала Migration Accelerator для выполнения полной миграции с контрольным журналом на уровне элементов. Это обеспечило успешную миграцию более 7 миллионов элементов.

Уникальная и сложная миграция, при которой проблемы решаются на лету для успешной доставки. Мы подтвердили, что весь контент был перенесен. Окупаемость инвестиций была доказана с точки зрения нашей постоянной экономии DfE после перехода от Echo Meridio.

Филип Хамфрис (руководитель отдела знаний и информации Министерства образования Великобритании)

Полученные результаты

«Отличное сотрудничество между Proventeq, коллегами из технологического директората, MPCD (включая IICSA) и командами KIM означает, что мы успешно предоставили решение, отвечающее потребностям DfE и облегчающее коллегам поиск информации». – Шарлотта Саксон, менеджер по предоставлению ИТ, Министерство образования Великобритании.

Значительное снижение годовых затрат. Переход на SharePoint устранит затраты на обслуживание платформы ECHO, что позволит Департаменту сэкономить примерно 170 000 фунтов стерлингов в год. Улучшенный контроль над предоставлением и безопасностью приведет к снижению текущих затрат на обслуживание; дальнейшее снижение долгосрочной общей стоимости владения информационной инфраструктурой.

Умный контент и ускоренный поиск. SharePoint предоставил DfE возможность консолидировать контент в централизованном онлайн-репозитории, которым легко управлять, которым легко управлять и к которому легко получить доступ. DfE также в полной мере воспользовалась функцией OCR Migration Accelerator для выполнения полнотекстового преобразования более 700 000 документов, ранее хранившихся в виде изображений, недоступных для поиска.

Эта комбинация консолидации, преобразования текста OCR и интеллектуальной классификации помогает пользователям DfE находить контент, который им нужен для ускорения совместной работы и решения задач, связанных с обязанностями отдела и администрированием.

Повышенная производительность. Миграция на SharePoint позволяет группе управления записями DfE включить в долгосрочные планы метки хранения и уточнить, когда элементы могут быть уничтожены; обеспечивающие значительную экономию времени.

Снижен риск потери контента. SharePoint устранил риск потери контента, связанный с предыдущей неподдерживаемой системой ECM DfE, благодаря встроенным возможностям администрирования контента.

Прочитать полное тематическое исследование