Triangle Equities использует SharePoint Online и Microsoft Flow для автоматизации отчетности инвесторов.

Резюме

Triangle Equities (Triangle) — нью-йоркская девелоперская компания с полным спектром услуг, которая владеет и управляет более чем миллионом квадратных футов торговой, жилой и многофункциональной недвижимости. Последние 30 лет они были ведущей девелоперской фирмой в Нью-Йорке. Triangle владеет многочисленными разработками и объектами недвижимости по всему Нью-Йорку, которыми она владеет и управляет, и понимает, что передовые технологии необходимы для эффективного ведения бизнеса. Организация полагалась на SharePoint Online и Office 365 в течение нескольких лет, имея корпоративную интрасеть, построенную на SharePoint Online, а также являясь магазином Microsoft.

У Triangle Equities был ручной процесс, в котором использовался Microsoft Excel для управления и поддержки задач, связанных с их требованиями к отчетности для инвесторов. Эти требования включали отчеты о соответствии, финансовые отчеты и другие важные файлы, связанные с разработкой. Несмотря на то, что Excel обладает мощными возможностями, он не обладал какими-либо необходимыми возможностями рабочего процесса, управления задачами и управления проектами. Кроме того, возможность автоматического создания новых повторяющихся задач после завершения задач позволит сэкономить человеко-часы на каждом проекте. SharePoint Online с его мощными возможностями управления задачами в сочетании с Microsoft Flow обладает всеми необходимыми функциями для автоматизации этого ручного процесса и, в свою очередь, для сокращения количества человеко-часов, затрачиваемых на управление задачами или проектами.

Вызов

В рамках своей деятельности сотрудникам Triangle поручено составлять отчеты для инвесторов, которые состоят из многочисленных повторяющихся элементов, включая отчеты о соблюдении требований, финансовые отчеты, отчеты о социальных выгодах и отчеты о затратах на строительство. Сроки выполнения для этих элементов могут варьироваться от месяца, квартала, полугодия или года в зависимости от задачи.

Для управления своими задачами по отчетности для инвесторов Triangle Equities полагалась на использование электронной таблицы Excel. Одной из основных проблем, с которыми они столкнулись, было то, что многие члены команды были вовлечены в разные проекты, и у каждого были свои уникальные сроки выполнения связанных задач. Пользователи должны были иметь возможность назначать задачи членам команды и уведомлять их за 15, 30, 60 и 90 дней до даты выполнения задачи. Кроме того, все члены команды, связанные с задачей, должны были каждый понедельник получать автоматическое электронное письмо с указанием просроченных задач, а также задач, которые необходимо выполнить на следующей неделе.

При использовании Excel после того, как повторяющиеся задачи были помечены как выполненные, требовалось ручное вмешательство, чтобы добавить новые повторяющиеся задачи для следующего повторяющегося цикла. При управлении несколькими проектами выполнение этих задач требует значительного количества человеко-часов. Потенциальная возможность автоматизации этого процесса повысит ценность решения для отчетности инвесторов SharePoint.

Несмотря на то, что Excel обладает мощными возможностями, эти специфические требования к автоматизации были за пределами его возможностей. Логичным выбором было использование Microsoft Flow в сочетании с настраиваемым списком задач SharePoint для реализации требований.

Стратегия

Компания Longi Engineering внедрила интрасеть SharePoint Online для Triangle, которая использовалась во всей фирме всеми бизнес-подразделениями. Принятие пользователями было высоким, и к концу внедрения Longi Engineering продемонстрировала потенциальное использование Flow, PowerApps и Power BI для решения других бизнес-задач.

В рамках внедрения Microsoft Flow использовался для реализации уведомлений для пользователей за 15, 30, 60 и 90 дней до выполнения задач. Это помогает гарантировать, что члены команды смогут избежать пропущенных сроков, поскольку теперь они лучше осведомлены о своих предстоящих задачах. В случае, если задача не была решена к сроку, задача выделяется красным цветом и указывается первой задачей в списке. Еженедельно выполняется Microsoft Flow, который отправляет отдельным членам команды по электронной почте статус текущих элементов, выделяя просроченные задачи. После завершения повторяющихся задач запускается Microsoft Flow для автоматического создания новой задачи с новой датой выполнения.

Полученные результаты

Внедрение Microsoft Flow помогло значительно сократить расходы на управление проектами и количество человеко-часов, затрачиваемых на каждый проект.