TransAlta объединяет и экономит расходы с помощью Microsoft 365 и VersaFile

Резюме

TransAlta, частная энергетическая компания, переживает масштабный переход на возобновляемые источники энергии. Это, в свою очередь, стимулирует изменения во всех аспектах бизнеса, чтобы быть более конкурентоспособными и использовать имеющиеся ресурсы для удовлетворения своих переходных потребностей. Одной из областей, позволяющих повысить эффективность и сократить расходы, является консолидация ИТ-приложений и переход в облако.

Команда TransAlta работала с VersaFile над экспортом и преобразованием контента и метаданных из системы IBM Content Manager, подключенной к SAP, в облако Microsoft 365. Несмотря на то, что дополнительные этапы еще запланированы, значительная часть организации уже получила преимущества простоты использования и эффективно сотрудничает в своих глобальных операциях, используя расширенный набор приложений Microsoft 365.

Вызов

TransAlta имеет ряд источников бизнес-контента, включая SharePoint, IBM Content Manager, SAP и файловые системы. Одним из приоритетных направлений был IBM Content Manager, где многочисленные группы использовали эту систему для повседневного управления документами. Пользователи сочли систему сложной в использовании и предназначенной только для хранения фрагментированного контента. Тем временем организация обнаружила, что поддерживать платформу в целом дорого, и им было трудно найти легкодоступные ресурсы для ее поддержки. Не являясь полной системой для всего контента, корпоративное население в целом использовало систему все меньше и меньше, и в результате организации становилось все труднее поддерживать систему.

TransAlta требовалось единое облачное решение, простое в использовании и экономичное. Результаты, необходимые для удовлетворения потребностей пользователей и экономии затрат. Кроме того, поскольку некоторый контент был напрямую связан с основными бизнес-приложениями, такими как SAP, и основными инструментами управления чертежами, такими как AutoCAD и IBM Document Manager, для TransAlta было важно найти гибкое решение, которое позволило бы им поддерживать эти соединения.

Стратегия

TransAlta уже использовала подход и приложения Microsoft 365. Когда пришло время консолидировать системы управления контентом, выбор SharePoint в составе пакета Office 365 был простым и экономичным решением.

Команда VersaFile, используя свои унаследованные навыки и инструменты IBM, помогла TransAlta сегментировать контент и метаданные в текущей системе IBM и подготовить ее к миграции. Тип контента, который необходимо перенести, варьировался от HR до финансов, соглашений и коммерческих контрактов.

Тщательная подготовка содержимого была важна, поскольку части документов связаны с системой управления документами SAP (DMS) и привязаны к системам управления документами, управляющими их чертежами САПР для технического обслуживания предприятия.

Затем команда извлекла соответствующий контент, версии и метаданные, используя уникальные инструменты VersaFile для преобразования и извлечения IBM ECM, и выполнила необходимые переходы, чтобы подготовить их для импорта в SharePoint. Это включало следующие шаги:

• Оценка качества данных
• Подход к очистке данных и выполнение дедупликации
• Сопоставление данных и подготовка к миграции
• Проверка данных и тестирование

Команда TransAlta внедрила различные решения в Microsoft 365, а затем завершила импорт контента и метаданных в систему с помощью внутренних инструментов.

Полученные результаты

В результате этих усилий большая часть деловой документации TransAlta теперь находится в SharePoint. В то время как у подавляющего большинства пользователей есть единое решение для работы, у компании теперь есть более экономичный способ поддержки своих пользователей в рамках корпоративных групп поддержки. Экономия затрат была достигнута за счет меньшего количества подписок на обновление программного обеспечения, а также за счет снижения затрат на поддержку необычных решений, не соответствующих основным корпоративным стандартам.