Todd Energy заряжает сотрудников энергией и повышает производительность с помощью Microsoft 365 и информационного лидерства.

Резюме

Todd Energy является производителем природного газа 100% в Новой Зеландии. Имея совместные предприятия на шельфе, Тодд отвечает за более чем 50% производства углеводородной энергии в Новой Зеландии. В сотрудничестве с Nova Energy в настоящее время в Новой Зеландии работает более 500 сотрудников.

Бизнес-факторы цифровой трансформации Office 365 включали: стать предпочтительным работодателем за счет улучшения совместной работы и вовлеченности сотрудников; и снижение себестоимости продукции. Кроме того, Todd Energy хотела оптимизировать свою деятельность и предоставить персоналу информационные инструменты, необходимые им для работы, где бы они ни находились.

Внедренное решение объединяет разрозненные данные и операции в одну удобную платформу Office 365, поддерживаемую Power BI. С момента запуска в 2019 году сотрудники — от корпоративных групп до техобслуживания на местах — беспрепятственно создают и используют информацию с помощью Microsoft Teams, SharePoint, Azure, Delve, Stream, OneNote, Planner и Power Platform.

Совместная работа между отделами и офисами стала возможной, что упрощает и ускоряет доступ к нужному контенту в нужное время, в любом месте и в любом месте. Благодаря Power BI и Power Automate можно принимать более эффективные решения за счет улучшения видимости информации и процессов.

Рассел Крейг, национальный директор по технологиям Microsoft в Новой Зеландии, считает, что успех Todd Energy — это дорожная карта для других предприятий, позволяющая изучить, как они могут использовать цифровые технологии для объединения разрозненных команд и достижения значительного повышения производительности и инноваций.

Вызов

Todd Energy столкнулась с двумя основными проблемами; во-первых, сотрудники, в том числе новобранцы и миллениалы, все чаще ожидали простых цифровых способов работы. Джеймс Блэр, глава отдела управления информацией и технологий в Todd Energy, резюмирует:мыВ нашей рабочей силе несколько поколений, и они хотят прийти в организацию, где они могут работать в цифровом формате. Для Тодда важно иметь основу, которая позволяет им это делать.».

Во-вторых, люди обменивались файлами на нескольких сетевых дисках, жестких дисках, рабочих столах и в различных интрасетях. Фрагментарность информации влияла на совместную работу и производительность, а также на способность иметь нужную информацию у сотрудников на местах.

Специалист по управлению информацией Стеф Ричардсон говорит: «Справедливо сказать, что ни у кого не было единого места для доступа к одному источнику документации. В итоге мы столкнулись с дублированием файлов, и у нас по-прежнему были люди, получающие доступ к сетевым дискам».

Тодд Энерджи хотел найти время, чтобы сделать все правильно и создать надежное решение. Блэр говорит: «В прошлом, когда SharePoint был развернут, ИТ-отдел просто преподносил его бизнесу в качестве подарка и говорил: «Вот решение ECM».. Архитектуры не было, она просто разворачивалась и росла органично, а не планомерно и структурированно. Со временем это означало, что люди не могли найти свои вещи». На этот раз компания Todd Energy хотела потратить гораздо больше времени на правильную архитектуру, поскольку они знали, что ключевым моментом является предоставление персоналу возможности находить и извлекать контент.

Для Todd Energy это также было потенциальной областью риска, поскольку она работает в строго регулируемой отрасли и ежегодно подвергается многочисленным проверкам. Это также влияет на итоговую прибыль, увеличивая эксплуатационные расходы.

Стратегия

В качестве платформы решения были выбраны облачные технологии Microsoft и Office 365. Информационное лидерство, золотой партнер Microsoft и специалист по Office 365, стали партнерами по внедрению и доверенными консультантами.

Блэр резюмирует это, «Мы считаем Информационное лидерство настоящим партнером; мы сотрудничаем с организациями, для которых это улица с двусторонним движением, а не просто договоренность между поставщиком и поставщиком. Мы хотим, чтобы люди, которых мы выбираем в качестве партнеров, были частью команды».

РЕШЕНИЕ #1: КОНСОЛИДАЦИЯ ИНФОРМАЦИИ ДЛЯ РАБОТЫ И СОТРУДНИЧЕСТВА В ЛЮБОМ МЕСТЕ

Для персонала поиск и извлечение информации были постоянным источником разочарования. Решение должно было быть простым, чтобы удовлетворить их потребности. Блэр говорит: «Нам нужно было что-то, что соответствовало бы требованиям людей с самыми сложными цифровыми технологиями в организации, вплоть до некоторых из самых подкованных в технологиях…»

Компания Todd Energy нацелилась на консолидацию своих «рабочих пакетов» по техническому обслуживанию в качестве раннего решения для повышения производительности и обеспечения бесперебойной работы персонала. Благодаря интеграции системы обслуживания с Office 365 папки для каждого проекта обслуживания создавались автоматически, и сотрудники перетаскивали в папку соответствующее содержимое (объемы работ, отчеты, контракты). «Рабочие пакеты» использовались несколькими командами, и каждый имел прямой доступ к контенту, где бы он ни находился.

«Когда люди ищут контент в определенном рабочем пакете, они просто набирают номер, и он автоматически выводит все, что относится к рабочему пакету. Для нас это ключевой момент — интеграция нашей системы технического обслуживания». говорит Блэр.

В дополнение к рабочим пакетам была разработана новая интрасеть для создания «единого источник истины». Интранет с каламбурным названием «Соус» сделал доступной в одном месте всю информацию, необходимую сотрудникам Тодда для работы во всей организации. Все вводные ресурсы были расположены в одном разделе под названием «Работаем здесь».

Ричардсон говорит, «Наличие одного места для новичков, где они могут получить доступ ко всем приложениям, доступным в Todd Energy, значительно облегчило их введение в свои роли».

РЕШЕНИЕ #2: БОЛЬШЕ «НА ОДНОЙ СТРАНИЦЕ» С КОМАНДАМИ MICROSOFT

Microsoft Teams изменил правила игры для запуска проектов и других инициатив. Например, Teams были основным механизмом совместной работы команды проекта Todd Energy and Information Leadership. Они использовали чат, видео и совместное использование экрана, OneNote, общие файлы и списки, а также Планировщик — все это в интерфейсе Teams с огромным сокращением использования электронной почты.

Этот успех нашел отражение в более широкой организации. В области надежности и целостности Teams является ключом к тому, как они работают вместе. Стив Смит, менеджер по надежности и целостности, говорит: «Мы создали от восьми до десяти командных пунктов в моем районе… Это то, что люди действительно приняли. Это действительно хорошо для совместной работы и структурирования того, что мы делаем».

РЕШЕНИЕ #3: МОЩНАЯ ПЛАТФОРМА ДЛЯ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТОВ И ПРОАКТИВНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ

Power Platform также помогает Todd Energy реализовывать проекты быстрее и эффективнее. Ключевая информация о проекте извлекается и объединяется с Power BI, поэтому сотрудники получают полезную информацию.

Например, для своих «Запросов на изменение завода» персонал теперь может визуализировать, выполняются ли проекты по графику, и они могут определить любые узкие места, которые мешают завершению. Руководящая группа имеет представление о прогрессе, уровне ресурсов и других ключевых показателях.

Power BI, управляемый ключевыми сотрудниками, расширил возможности сотрудников и передал возможности в руки бизнеса с людьми, которые его используют.

РЕШЕНИЕ #4: СОВРЕМЕННОЕ РАБОЧЕЕ МЕСТО; МЕНЬШЕ БУМАГИ И ГИБКИЕ РАБОЧИЕ СХЕМЫ ДЛЯ ЛУЧШЕГО БАЛАНСА РАБОТЫ И ЖИЗНИ

Todd Energy имеет яркую культуру с прекрасными возможностями для обучения и роста. Office 365 позволил им пойти дальше, упростив работу в рамках всей организации. Ханна Хеберли, советник по коммуникациям, говорит:

«Мы можем делиться большим количеством важной информации, а это означает, что мы знаем гораздо больше о том, что происходит. Мы не просто партнеры, мы знаем больше друг о друге, над чем люди работают и чем они занимаются — я думаю, что мы больше на одной волне».

Центральный репозиторий всех видео, использующих Stream, легко доступен и поддерживает самообучение персонала. Поддерживать связь с другими сотрудниками проще с помощью Delve, который обновляет списки контактов и упрощает связь.

УДАЛЕННАЯ И ЦИФРОВАЯ РАБОТА была ключевым преимуществом. Ричардсон говорит:

«18 месяцев назад команда руководителей распечатывала клочки бумаги, чтобы брать их с собой на еженедельные собрания по понедельникам. Теперь, с использованием их Surface Pro, они все электронные. Я думаю, что это сочетание технологии и того, что мы встраиваем в программное обеспечение, чтобы действительно помочь им».

А для сотрудников это помогает им справляться с потребностями работы и семьи. Хеберли говорит:

«Прямой мыслью было, что хорошо, что теперь я могу все делать удаленно. Я не одинок в том, как я работаю; Я работаю неполный рабочий день, рядом с детьми… иметь доступ к информации на ходу — это то, чего люди ожидают в наши дни, и это довольно круто — иметь возможность донести ее».

Полученные результаты

Office 365 сыграл важную роль в стимулировании совместной работы, повышении производительности и снижении технических рисков в компании Todd Energy. Например, выездной персонал может работать где угодно, получая доступ к содержимому пакета работ по техническому обслуживанию через свои мобильные устройства. Сотрудники сообщают, что 60% находит информацию с рабочими пакетами быстрее, чем раньше, а доступность в полевых условиях меняет правила игры.

Смит видит, что рабочие пакеты сокращают потери времени, а также помогают сотрудникам находить информацию, о существовании которой они не подозревали:

«Люди просто хотят идти и делать свою работу. Если они не могут, они тратят слишком много времени, пытаясь найти информацию, добавляя разочарования в свой день. Теперь мы повторно используем и находим информацию, чтобы быстро планировать и готовить работы по техническому обслуживанию, а затем тратим большую часть нашего времени на ее фактическую доставку — что является реальной ценностью того, что мы делаем».

Это особенно важно с точки зрения соблюдения требований; «Наличие среды, которая позволяет нам быстро и легко предоставлять доказательства, позволяет нам эффективно соблюдать требования, поэтому с точки зрения рисков это очень помогает нам», говорит Смит.

Информация и формы, необходимые для безопасной и эффективной работы заводов Todd, стали более доступными во внутренней сети, и теперь персонал просматривает их в среднем 40 раз в неделю.

Благодаря использованию Power Automate обеспечивается лучшая идентификация опасностей и информирование о них, а также сокращается объем технического обслуживания реактивной установки. Формы об опасности заполняются автоматически, а информация представлена в стандартном формате, благодаря которому весь персонал может быть быстро и легко проинформирован. Power Automate позволяет команде быстро записывать любую возникающую реактивную работу. Автоматизируя процесс запроса и утверждения для реактивной работы, команда обслуживания может лучше понять, почему возникла проблема, и соответственно спланировать ее. Стив Смит говорит: «в результате развертывания Power Automate мы увидели, что рабочая нагрузка значительно снизилась. В результате мы находимся в гораздо более спланированной среде – это хороший результат.”

Удобнее создавать отчеты о производстве и обслуживании с помощью Office 365 для агрегирования данных из нескольких систем, а затем с помощью Power BI для представления действенных визуализаций данных. За шесть месяцев Todd Energy увеличила количество лицензий Power BI с нескольких до более чем 130. Только более 150 отчетов Power BI в настоящее время используются для производственных данных, отслеживания проектов и отслеживания контролируемых документов.

Совместная работа над проектами улучшилась благодаря использованию Microsoft Teams для выполнения проектов технического обслуживания предприятия и других инициатив, связанных с надежностью предприятия. Это, в сочетании с использованием Планировщика для управления задачами, упростило решение проблем и достижение прогресса.

Соответствие требованиям, автоматическая классификация, безопасная и простая настройка защищенных файлов дел, а также последовательное использование и управление Microsoft Teams стали возможными благодаря использованию инновационных приложений информационного лидерства, размещенных на Azure.

Производительность и сотрудничество улучшились. Office 365 позволяет сотрудникам уверенно делиться информацией и полагаться на нее. Экономия времени и улучшение совместной работы благодаря функциям совместного редактирования, используемым в сложных документах.

Исполнительный помощник Луиза Хамертон, которая готовит документы для Совета и руководства, говорит: «Наличие единого централизованного места для совместной работы делает обновление документов на доске и документов несколькими людьми намного более эффективным. Возможность отслеживать, кто был в документе, чтобы внести свои поправки, упрощает процесс.”

Документы совещаний теперь доставляются руководству в цифровом виде и доступны на устройствах Surface Pro. Сокращение бумажных отходов, повышенная безопасность и лучшая мобильность.

Соус стал незаменимым для поиска информации, в среднем более 200 просмотров в неделю. Точно так же страница бизнес-приложений представляет собой универсальный магазин для доступа ко всей линейке бизнес-приложений, и к ней обращаются в среднем 75 раз в неделю. Справочная информация и формы, необходимые для безопасной и эффективной работы заводов Todd, стали более доступными. В настоящее время сотрудники просматривают их в среднем 40 раз в неделю.

До интранета общение с персоналом было иерархическим. Обновления и информация поступали сверху вниз, и персоналу приходилось ждать электронного письма от генерального директора или исполнительного директора. Примерно каждые 6 недель проводились личные встречи всех сотрудников, но между ними были пробелы в информации.

Хеберли размышляет об этой перемене: «Теперь у нас есть цифровые доски объявлений в столовых — мы можем гораздо быстрее, чаще и визуально сообщать информацию в режиме реального времени. Поэтому, когда что-то происходит, тридцать минут спустя это может появиться на одном из этих экранов… Я думаю, что в результате мы стали более связаны и знаем гораздо больше о том, что происходит».

Прочитать полное тематическое исследование