Мгновение на десятилетие вперед менее чем за год с Microsoft 365 и информационным лидерством

Резюме

Окружной совет Тасмана (TDC) только что приступил к реализации проекта по переходу на цифровые технологии, когда началась блокировка COVID-19. Имея лишь небольшую часть своих сотрудников, способных работать из дома, TDC нажала на газ. С помощью информационного лидерства, технического партнера, они не только смогли обеспечить выполнение важных операций Совета во время блокировки и обеспечить безопасность и поддержку жителей округа, но и продвинулись вперед на пару десятилетий вперед. Недавно оцифрованный Окружной совет Тасмана работает более продуктивно, более эффективно управляет ресурсами и сотрудничает проще, чем когда-либо прежде, и это хорошая новость и для жителей.

Новая Зеландия может быть небольшой страной, но по всей стране существует более 75 названных районных советов, не считая всех различных городских и региональных советов, которые контролируют нашу повседневную жизнь. Каждый из них играет одинаково важную роль в надзоре за людьми, ресурсами и инфраструктурой своего (в основном сельского) района. Районные советы большие и сложные, с большим количеством сотрудников, большой нагрузкой, строгими нормативными требованиями и огромной ответственностью. Будь то районный совет Крайнего Севера, воплощающий в жизнь проект по очистке сточных вод, или районный совет Квинстаун-Лейкс, обсуждающий новый жилищный проект, районные советы играют важную роль в развитии всей страны.

Итак, что происходит, когда районный совет борется за то, чтобы обеспечить наилучшие результаты для своих жителей, потому что его технология устарела и устарела?

Районный совет Тасмана (TDC) выполняет функции как регионального совета, так и городского совета, что означает, что он работает в широком спектре деятельности от лицензирования собак до канализационных систем. Каждая из этих областей работы использует большие наборы данных и регулируется множеством различных правил.

Но еще в 2019 году некоторые из ключевых процессов TDC, включая согласие на использование ресурсов, по-прежнему выполнялись на бумаге, что затрудняло отслеживание активности и данных. Даже те рабочие процессы, которые были цифровыми, работали в устаревшей интранет-системе. Это было медленным и непродуктивным для Совета и его сотрудников, а также означало, что он не мог представить свои данные заинтересованным сторонам в полезной форме, позволяющей им принимать быстрые, но обоснованные решения.

«В некоторых отношениях мы могли бы сказать, что отстаем от современных организаций на 15–20 лет, — говорит Стив Мэннерс, ИТ-директор TDC.

Вызов

TDC обратилась к информационному лидерству за помощью в замене устаревшей инфраструктуры и преобразовании операций. Как организация с ценным опытом создания цифровых решений для правительства и организаций государственного сектора, Информационное лидерство было естественным выбором.

Однако проект только начался, когда страна оказалась на четвертом уровне блокировки. Это могло стать серьезным препятствием на пути. Только каждый пятый сотрудник TDC имел возможность работать из дома, поэтому даже обычный бизнес был трудным, не говоря уже о серьезном переходе на другую систему. Вместо того, чтобы приостановить проект, TDC понял, что ему нужно двигаться еще быстрее, чтобы поддержать своих жителей во время блокировки.

«Было огромное искушение сказать: «время выбрано неподходящее», и это означало бы огромную потерю импульса для нас», — говорит Джанин Даудинг, исполнительный директор TDC. «Мы решили, что нам действительно нужно сделать решающий шаг и прыгнуть в ботинках и все такое, поэтому мы фактически увеличили наши инвестиции».

Стратегия

Компания Information Leadership разработала четыре ключевых решения для оптимизации процесса, основанных на различных аспектах стека Microsoft 365. Первая заключалась в консолидации информации таким образом, чтобы обеспечить соблюдение требований, одновременно повышая производительность и предоставляя работникам больше возможностей для совместной работы. Существующая интрасеть TDC была перенесена в новую современную среду в M365, ласково известную как DORIS (Digital Office Records and Information System). Это была поистине грандиозная задача, требующая перемещения более 750 000 документов.

Как только документы оказались в их новом доме в DORIS, сотрудники смогли найти все необходимые документы быстро и в одном месте. Например, поиск цифровой собственности в новой системе может найти весь контент, относящийся к одной собственности, от разрешений на строительство до вопросов контроля над животными, в одном представлении, а поскольку старые системы были закрыты, персонал получает доступ в среднем к 4500 документов в день вместо просмотра бумажных документов.

«Персонал часто удивляется полезности результатов, — говорит Питер Дарлингтон, менеджер по информационным технологиям. «Как по волшебству, документ, который им нужен, находится в начале очереди».

Вторым ключевым решением было быстрое развертывание Microsoft Teams, которое было развернуто в начале блокировки. Информационное лидерство создало четкую структуру для организации всей информации в Teams, чтобы сотрудники могли легко находить всю информацию, а также людей, с которыми им нужно иметь дело. Команды теперь являются ключевой частью общения сотрудников TDC; они даже проводят собрания с участием более 300 человек в рамках Teams, где все сотрудники вместе получают оперативные обновления от руководства и могут отвечать в режиме реального времени. Собрать всех вместе в одном месте было невозможно до появления Teams.

Вводим всех в курс дела, быстро

Третьей частью решения было управление изменениями, гарантирующее, что проект будет заключаться не только в изменении компьютерных систем, но и в том, как сотрудники TDC будут работать и вести себя в будущем. Информационное лидерство поддержало обучение, чтобы гарантировать, что персонал был в курсе дел, а любые проблемы были решены быстро. Выставку Expo посетили более 300 сотрудников, что вызвало широкий резонанс. Наставники использовались как часть ускоренного развертывания Teams в период самоизоляции, а обучающие видеосеансы проводились через Microsoft Stream для 360 сотрудников. Эта технология до сих пор используется для обучения персонала, например, для обучения произношению te reo во время Недели языка маори. Проведение онлайн-обучения не только сэкономило деньги Совета, поскольку контент остается доступным в Teams для использования в любое время, но и остается полезным ресурсом для сотрудников, к которому можно обратиться.

Расширение прав и возможностей жителей и работников

В заключительном аспекте решения информационного лидерства использовалась платформа Microsoft Power Platform, позволяющая бизнес-аналитикам TDC решать проблемы и позволять им делиться важной информацией с жителями в легко усваиваемом визуальном формате. Одной из ключевых областей, где это оказалось полезным, является управление водными ресурсами. Тасманский регион сильно зависит от ирригации, поэтому надлежащее управление водными ресурсами является важной частью роли TDC. Была разработана система с использованием Power BI, которая показывает уровень воды в реальном времени и информацию об ограничении воды на веб-сайте TDC. «Возможность легко подавать эту информацию в графическом, организованном виде для наших налогоплательщиков, чтобы увидеть и понять, была действительно ценной», — говорит Стив.

Power Automate использовался для упрощения и управления процессом регистрации внешних подрядчиков. «Раньше команда информационных служб (IS) бегала и придиралась к людям, спрашивая, подписали ли они тот или иной лист бумаги, — говорит Стив. Новая система означает, что подрядчики могут зайти на веб-сайт и автоматически создать форму, которая направляется нужному человеку для подписания их заявки.

Полученные результаты

Этот проект позволил значительно повысить производительность и эффективность, а также значительно снизить организационные риски.

Это также отличный пример способности информационного лидерства действовать быстро, что принесло им второе место в номинации FastTrack Project Award на церемонии вручения наград ALGIM (Ассоциация управления информацией местных органов власти) в 2020 году.

По словам Стива, этот переход обеспечит актуальность систем TDC в будущем, несмотря ни на что. «Покончив с устаревшими локальными системами за пару десятилетий, мы перенеслись на десятилетие вперед и продолжим идти в ногу со временем благодаря тому, как спроектирована среда Microsoft 365. Это невероятно."

Прочитать полное тематическое исследование