Распределитель электроэнергии повышает производительность с помощью SharePoint, PowerApps и Microsoft Flow

Опубликовано 24 января 2019 г.

Резюме

Кооператив Peace River Electric Cooperative из Флориды нуждался в цифровом преобразовании в масштабах всей организации. Организация стремилась оптимизировать свои операции, одновременно повышая эффективность процессов во всех своих отделах. Для этого распределитель электроэнергии обратился к Longi Engineering для внедрения решений Microsoft 365. 

Вызов

Главной целью компании Peace River Electric Cooperative было создание условий для эффективной работы своих отделов за счет автоматизации ручных процессов, которые хотели внедрить рабочие процессы и использовать мобильные приложения, интегрированные со своими организационными данными. В поисках современных решений организация стремилась сделать следующее:  

  • Автоматизируйте процесс адаптации сотрудников 
  • Создайте мобильное приложение для использования в полевых условиях для осмотра грузовиков 
  • Автоматизируйте инженерные формы для оценки затрат и перемещения оборудования 
  • Внедрение электронного документооборота для утверждения командировочных расходов 

Но найти правильное решение было непросто. ИТ-отдел и руководители проверили несколько потенциальных решений, многие из которых были предназначены исключительно для кооперативов по производству электроэнергии, но ни одно из них не обладало достаточно богатыми функциями и простотой использования, которую они искали.  

Познакомившись с Office 365 и SharePoint, компания решила определить, можно ли использовать подходящее решение, основанное на этих технологиях. После некоторых первоначальных исследований и обсуждений они пришли к выводу, что Flow и PowerApps при интеграции с их онлайн-интрасетью SharePoint обеспечат искомую функциональность.

Стратегия

Кооператив Peace River Electric пригласил Longi Engineering, надежного партнера Microsoft, для встречи с ключевыми заинтересованными сторонами из каждого отдела, чтобы окончательно согласовать требования к приложениям. После этой встречи компания Longi Engineering внедрила несколько приложений для автоматизации своих процессов. Ниже приведены два примера.  

Одним из первых внедренных приложений стала автоматизация процесса адаптации сотрудников. Раньше процесс адаптации сотрудников представлял собой процесс, при котором руководитель нового сотрудника и ИТ-отдел обменивались многочисленными электронными письмами, чтобы убедиться, что сотрудник существует в нескольких системах, имеет соответствующие разрешения и доступ к данным, которые ему необходимы для выполнения своих должностных функций. Этот процесс часто продолжался даже после того, как сотрудник приступил к работе.  

Чтобы упростить процесс, Longi внедрила форму адаптации сотрудников. С помощью этой формы руководитель сотрудника может указать все системы, к которым ему нужен доступ, и отправить форму, которая запускает поток, который затем направляет форму в ИТ-отдел. Затем ИТ-отдел может предоставить доступ ко всем назначенным системам. Поскольку в этом процессе участвует ИТ-отдел, в форме документируется отметка времени, когда и кем это выполняется. Это позволяет руководителю нового сотрудника в режиме реального времени видеть, где именно находится процесс адаптации в любое время.  

Еще одно приложение, реализованное компанией Longi Engineering, помогает отслеживать проверки грузовых автомобилей. Поскольку полевые сотрудники работают на опасных высоковольтных линиях электропередачи в рамках своих служебных обязанностей, крайне важно, чтобы они регулярно осматривали грузовики, которые они доставляют на рабочие места, и точно документировали проверки. Раньше это делалось с помощью ручного бумажного процесса. Используя PowerApp, интегрированный со списком SharePoint, полевые сотрудники теперь регистрируют в PowerApp все данные осмотра грузовиков, такие как функциональные аптечки и автоматические внешние дефибрилляторы (AED), в дополнение к дате и времени осмотра.

Полученные результаты

Это всего лишь два способа, которыми кооператив Peace River Electric смог инициировать цифровую трансформацию с помощью Flow и PowerApps.  

Flow также использовался в сочетании с SharePoint Forms для реализации форм затрат и перемещения для инженерных отделов, а также электронного документооборота для утверждения командировочных расходов. Эти приложения, наряду с SharePoint, стали высоко ценимыми критически важными системами, используемыми во всей фирме.