NPCA улучшает основные внутренние отчеты об отпусках и действиях с помощью PowerApps, Microsoft Flow

Резюме

Основанная в 1919 году Ассоциация охраны национальных парков (NPCA) уже более 100 лет является независимым и беспристрастным голосом, работающим над укреплением и защитой любимых мест Америки. NPCA, насчитывающая 1,3 миллиона членов и сторонников, выступает в качестве голоса национальных парков Америки, защищая и сохраняя самые знаковые и вдохновляющие места Америки для нынешнего и будущих поколений.

NPCA приступила к цифровому преобразованию, приняв облачную стратегию, развернув Office 365, Microsoft Teams и Power Platform. Поскольку они начали искать современные решения, которые могли бы автоматизировать и оптимизировать многие из их процессов, NPCA обратилась за помощью к Technovert.

Вызов

В деле защиты и сохранения природных парков с командой, состоящей из участников и сторонников, производительность и эффективность являются ключевыми. Без четкого понимания использования и ответственности сотрудников и членов может быть сложно развивать сотрудничество и поддерживать производительность. Так было и с NPCA. Стремясь внедрить более эффективные процессы отчетности об отпусках и активности, а также найма новых сотрудников, NPCA привлекла команду специалистов Technovert по SharePoint для принятия и внедрения цифровых решений для управления работой.

Стратегия

NPCA в тесном сотрудничестве с Technovert понял узкие места и потерю продуктивного времени, которые были вызваны неэффективными процессами подачи информации об отпусках и деятельности, а также наймом новых сотрудников.

Отслеживание, утверждение и отчетность имели решающее значение для группы бухгалтеров NPCA для обработки зарплатных чеков и доступа к их бюджету использования и рабочей силы. Команды пришли к выводу, что их идеальным решением было использование Microsoft PowerApps и Office 365.

Используя Microsoft PowerApps, команда создала приложение для отслеживания отпусков и других действий, а также отчетов о них. Это позволило заполнять отчеты об отпусках, а также о работе, помогая сотрудникам регистрировать, отслеживать и обновлять их ценные усилия с любого устройства или форм-фактора.

Приложение было создано с использованием Common Data Service (CDS) в качестве основного источника данных с дополнительными подключениями к SharePoint Online и Microsoft Flow. Благодаря этим подключениям менеджеры по отчетности и финансовая группа могут просматривать представленные доказательства из SharePoint, предпринимать действия и запускать рабочие процессы с помощью Microsoft Flow, которые обновляют приложение, делая процесс эффективным, безошибочным и безопасным.

Бизнес-приложение использует несколько сущностей в общем хранилище данных и подход на основе холста для автоматизации процессов. Информация извлекается из различных внутренних баз данных и файлов Excel и отображается на одном экране. Когда пользователи просматривают или обновляют записи, информация также синхронизируется со списками SharePoint для обеспечения избыточности. Пользователи создают рабочие и оставляют отчеты, отправляют документы и вводят свои данные в едином месте, где утверждающие лица и менеджеры по отчетности могут получить к ним доступ и вовремя обработать их.

При отправке новых рабочих отчетов информацию о пользователях и структуру отчетов можно запрашивать из Microsoft Graph, что позволяет просматривать и сохранять ключевую информацию пользователей без ручного ввода. Эти типы функций удобства использования улучшают работу пользователей и клиентов, экономят драгоценное время и усилия, а также повышают точность и запоминаемость. Дополнительная информационная панель для менеджеров по претензиям и финансовых групп предоставляет функциональные возможности и возможности, необходимые им для эффективного управления возмещениями расходов.

Полученные результаты

Используя новое приложение, сотрудники NPCA теперь могут легко подавать свои отпуска, отчеты о деятельности и другие внутренние претензии, которые менеджеры отчетов могут просматривать и утверждать. Финансовая команда может получить доступ ко всем представленным доказательствам в одном общем хранилище, защищенном необходимыми привилегиями. Централизованное управление всей этой информацией в Office 365 и наличие общих процессов для отслеживания претензий делают этот процесс проще, эффективнее и обеспечивают более высокий уровень точности во всей организации.