Нефтегазовая компания Jee внедряет Microsoft 365 с помощью Intelogy для лучшего управления процессами управления персоналом.

Опубликовано 19 мая 2020 г.

Резюме

Независимая консалтинговая компания по проектированию трубопроводов, JEE предоставляет услуги по подводному проектированию и обучению для нефтегазовой отрасли. В поисках способа автоматизации своей программы льгот для сотрудников Джи обратился к Intelogy, своему доверенному партнеру Microsoft, для проекта, который можно было бы быстро внедрить и управлять внутренними силами после внедрения.

Вызов

Существующие процессы Jee для управления вознаграждениями сотрудников были в значительной степени ручными, включая печать форм, рукописный ввод ключевой информации и передачу документации как в бумажной, так и в электронной форме через различные отделы для проверки и утверждения. Ручной характер этих процессов ложится значительным бременем на отделы финансов и кадров, часто за счет других приоритетов.
В ходе первоначального консультирования Intelogy выяснила, как работают существующие процессы в Jee, и определила, что новая система должна включать следующие элементы:

  • быть простым
  • автоматизировать обмен электронной почтой и уведомлениями
  • иметь строгий контроль над безопасностью данных
  • быть легко доступным для каждого отдельного сотрудника.

В частности, в системе тикетов основное внимание уделялось необходимости собирать информацию в сжатой форме, оставаясь при этом простым и быстрым для сотрудников, чтобы создать тикет. Кроме того, Джи хотел быть уверенным в том, что форма запроса на изменение преимуществ может быть автоматизирована без ущерба для конфиденциальности и конфиденциальности данных.

Стратегия

Microsoft Power Platform в сочетании с Microsoft 365 считается идеальным решением для удовлетворения определенных требований. Решение использует простоту и скорость разработки бизнес-приложений, где Intelogy может использовать свой опыт в Microsoft 365 для полной интеграции приложений в интрасеть Jee SharePoint, обеспечивая удобство работы для пользователей.

Intelogy сосредоточилась на использовании следующих компонентов, позволяющих создать автоматизированное современное решение:

Мощные приложения был использован для создания двух приложений, одного для формы запроса на изменение и одного для создания тикета. Оба приложения существуют изолированно и служат разным целям, но с целью сэкономить время сотрудников и обеспечить фантастический, интуитивно понятный пользовательский интерфейс. Проблемы безопасности данных решаются путем создания специальных групп безопасности и назначения разрешений на уровне элемента для каждого запроса на изменение.

1ТП21Т предоставил средства для создания уведомлений и отправки электронных писем соответствующим сторонам всякий раз, когда создается тикет или отправляется запрос на изменение. Кроме того, ежемесячные напоминания о любых непогашенных билетах гарантируют, что ни один билет или запрос на изменение никогда не будет забыт.

SharePoint предоставляет всю конфигурацию хранения данных и безопасности, лежащую в основе решения.

Мы были в восторге от скорости, с которой нам удалось внедрить решение для автоматизации процессов с помощью Power Apps и Power Automate; настолько, что мы активно ищем возможности для модернизации других бизнес-процессов в нашей компании.

Джонатан МакГрегор (управляющий директор, Джи)

Полученные результаты

Сегодня Jee пользуется преимуществами автоматизации своих процессов на модернизированном рабочем месте, которое предоставляет им SharePoint. С помощью портала, доступного из любого места и с любого устройства, сотрудники могут создавать заявки и изменять запросы на ходу, что еще больше повышает эффективность. Автоматизация этих ключевых бизнес-процессов с использованием мощных бизнес-приложений с Power Apps для управления и организации простых задач и запросов на изменение стала огромной победой для Jee.