Резюме
Для любой компании, занимающейся продажей оборудования или материалов для крупных глобальных проектов, выигрыш в продажах зависит от полного учета сложных потребностей и спецификаций клиентов, включая десятки или сотни ознакомительных разговоров, которые приводят к первоначальному предложению о продаже и заканчиваются окончательным соглашением о покупке. Ошибки в понимании конкретных потребностей покупателя могут стоить всей продажи.
Для глобального поставщика решений в области оборудования для нефтяной, газовой, нефтехимической, энергетической и обрабатывающей промышленности конкуренция и завоевание нового бизнеса требовали квалифицированных и оперативных усилий по продажам, чтобы как точно диагностировать потребности клиентов, так и работать как единая команда, чтобы предложить комплексные продажи крупного оборудования и доработка предложений до окончательных договоренностей.
В течение жизненного цикла отношений с каждым покупателем требования к покупке фиксируются во многих электронных беседах, иногда с разными заинтересованными сторонами клиентов и разными сотрудниками производителя. Исторически сложилось так, что отдел продаж собирал электронные письма о меняющихся потребностях клиентов и обязательствах, взятых на себя отделом продаж, в общие папки Outlook. Все торговые представители энергетического подразделения могли получить доступ к общим папкам для поиска информации. Но из-за того, что Microsoft ограничила поддержку общих папок в старой инфраструктуре, такой как их собственная, глобальный поставщик оборудования осознал необходимость использования более прогрессивных возможностей контент-сервисов Microsoft для сохранения и обмена электронной почтой в отделе продаж.
С Microsoft SharePoint в помещении и с более чем 6000 пользователей, взаимодействующих с системой каждый месяц, компания хотела использовать эту базовую инфраструктуру в качестве основы для управления знаниями. В то же время бизнес признал поведение своего отдела продаж, у которого была укоренившаяся привычка собирать информацию о проекте из Microsoft Outlook. Несмотря на то, что отдел продаж осознал, что их существующий подход к сохранению электронных писем и вложений в общих папках не обеспечивает скорость и точность поиска, необходимые для эффективного создания и уточнения ставок так быстро, как они хотели, команда осталась верна своей старой привычке. сохранения электронных писем в общедоступных папках Outlook. Компании нужно было найти новый метод управления электронной почтой, который обеспечивал бы то же удобство сохранения и обмена из Outlook, но с новой эффективностью поиска и надежной инфраструктурой управления знаниями.
Вызов
В то время как глобальный поставщик оборудования использовал SharePoint до внедрения Colligo для управления электронной почтой, его отдел продаж не использовал его, предпочитая сохранять электронные письма и вложения в общедоступных общих папках в Outlook. Команда продаж считала сохранение электронной почты в SharePoint слишком трудоемким и неудобным, поскольку их повседневная работа была сосредоточена на управлении электронной почтой в Outlook.
Компания поставила перед собой цель лучше использовать SharePoint для хранения знаний для совместной работы между командами и подразделениями. Перед ИТ-командой стояла задача найти способ сделать использование SharePoint более удобным для отдела продаж и решить текущие проблемы:
Электронные письма не помечены, их трудно найти в общих папках. Сотни разговоров о продажах записывались в виде электронных писем в общедоступные папки в течение нескольких месяцев или лет, поэтому поиск Outlook изо всех сил пытался найти важную информацию без метаданных. В течение цикла продаж торговые представители могут часами искать важные сведения о проекте, рискуя упустить из виду ценную информацию о предложениях по продажам.
Общие папки разрослись, ими стало трудно управлять. Мало того, что поиск в постоянно растущих общих папках был трудным, усилия ИТ, необходимые для поддержки чрезвычайно больших общих папок, были требовательными и дорогостоящими.
Возможности SharePoint использовались не полностью. Поскольку SharePoint используется в основном группой эксплуатации, глобальный производитель оборудования осознал, что он неэффективно использует возможности SharePoint для эффективного захвата и классификации контента для совместной работы.
«Каждый член отдела продаж получает тонны электронных писем от потенциальных клиентов, и каждый торговый представитель является владельцем отношений со своими контактами. Говоря с пользователями отдела продаж, им нужен был способ легко обмениваться электронными письмами друг с другом в группе продаж, чтобы каждый был постоянно в курсе того, что обсуждалось, что было принято и что было обещано. Команда привыкла к простоте перетаскивания сообщений электронной почты в общедоступную папку. Они хотели придерживаться этого подхода и найти способ зафиксировать знания в SharePoint».
— Аналитик ИТ-бизнеса
Стратегия
Компании требовалось, чтобы отдел продаж использовал возможности SharePoint для сбора контента и упрощения поиска и обмена, обеспечивая при этом безопасность, масштабируемость и путь к соответствию информации.
Отдел продаж хотел продолжать работать так же, как и в Outlook. ИТ-команде нужно было найти способ объединить два мира, и они приступили к оценке решений по управлению электронной почтой для SharePoint.
Для поддержки развертывания Colligo ИТ-команда компании работала с членами отдела продаж, чтобы настроить библиотеки и простую логическую структуру для классификации сохраненных электронных писем. Colligo упрощает применение классификаций и добавление метаданных из Outlook.
Знакомый захват электронной почты. Интегрировав доступ к папкам SharePoint непосредственно в Outlook с помощью Colligo Email Manager, отдел продаж мог продолжать работать, как раньше, перетаскивая электронные письма прямо в SharePoint из своих почтовых ящиков Outlook. Всего за пару кликов торговые представители могут сохранять предложения сайтов, информацию о ценах и черновики контрактов в соответствующей библиотеке SharePoint, а Colligo автоматически сохраняет ключевые поля, такие как тема, отправитель и дата, в виде метаданных.
Более быстрый поиск и возможности обмена. Теперь любой сотрудник отдела продаж может быстро искать, находить и обмениваться безопасными ссылками на важную информацию о продажах, поскольку электронные письма и вложения перехватываются и помечаются полезными метаданными. Более быстрое и надежное обнаружение информации о продажах помогает отделу продаж выдвигать наиболее конкурентоспособные и релевантные для клиентов коммерческие предложения в кратчайшие сроки.
Масштабируемое и безопасное управление знаниями. Благодаря тому, что знания отдела продаж теперь собираются и классифицируются в SharePoint, у глобального поставщика оборудования теперь есть несколько отделов, которые получают выгоду от удобной для поиска информации в SharePoint. По мере того, как пользователи меняются, компания собирает больше контента в SharePoint, получая больше преимуществ от масштабируемой и безопасной платформы управления знаниями.
«Colligo дала нашей компании и нашему отделу продаж то, что они хотели: простоту сохранения электронной почты с помощью перетаскивания и более эффективное использование SharePoint. Теперь торговые представители просто сохраняют сообщения в SharePoint из своих почтовых ящиков и добавляют метаданные для более быстрого поиска. Наша команда по продажам знакома с тем, как работает Colligo, поэтому им не потребовалось обучение, а использование SharePoint возросло».
— Архитектор ИТ-решений
Полученные результаты
Colligo уже два года используется отделом продаж компании, упрощая ввод электронных писем, вложений и документов в SharePoint. Управление электронной почтой Outlook с помощью перетаскивания, интегрированное в SharePoint, обеспечивает отделу продаж доступ к информации и скорость, необходимые им для лучшей конкуренции на глобальном рынке оборудования, а также ставит компанию на современную, безопасную и масштабируемую основу управления знаниями.
Общая осведомленность о продажах обеспечивает победу клиентов. Улучшенная скорость поиска и лучшие результаты поиска обеспечивают отделу продаж полный и своевременный доступ к информации о новых предложениях, контрактах и ценах, необходимых для создания и поддержания успешных отношений с клиентами.
Знакомая функциональность обеспечивает быстрое внедрение. Отдел продаж поставщика оборудования хотел того же, что и большинство пользователей: лучшего и более быстрого доступа к информации без изменения того, как они уже работают. Colligo Email Manager предоставлял знакомые функции перетаскивания в Outlook, но обеспечивал интеграцию с SharePoint. Никаких изменений в поведении или обучении не требовалось.
Расширение SharePoint демонстрирует прогрессивное управление знаниями. Компания начала работать с Colligo, стремясь превратить управление знаниями в более прогрессивный и масштабируемый подход. После того, как внедрение SharePoint распространилось не только на операционную группу, но и на отдел продаж, организация придала импульс прогрессивному управлению знаниями.
«Colligo помог нам удовлетворить потребности как людей, собирающих электронные письма, так и людей, которым эти электронные письма передаются. Теперь отдел продаж знает, как сохранять и классифицировать электронные письма на высоком уровне, а также эффективно добавлять теги с помощью метаданных. Это современный и масштабируемый подход к управлению знаниями, намного лучше, чем старые привычки со слоями и папками слоев. А для людей, получающих доступ к этим общим электронным письмам, теперь легко найти то, что они ищут, с помощью поиска, который может использовать метаданные для быстрых и релевантных результатов поиска».
— Архитектор ИТ-решений
