Предприятие из списка Fortune 100 проходит аудит и достигает соответствия решению для управления записями для SharePoint с Collabware

Опубликовано 11 июля 2018 г.

Резюме

Предприятие из списка Fortune 100 в строго регулируемой отрасли («Предприятие») требовало соблюдения строгих политик управления хранением и подвергалось регулярным проверкам. Однако на Предприятии отсутствовали средства контроля записей для выполнения этого нормативного требования. Они внедрили решение для управления записями для SharePoint, чтобы собирать записи и отображать защищенные процессы управления записями.

Вызов

В связи с предстоящими аудитами предприятию необходимо было обеспечить соблюдение нормативных требований. У предприятия была зрелая программа управления записями. Однако, не имея автоматизированных систем или процессов управления документами, Предприятие решило сделать следующее:

  • Обеспечение соответствия управления записями в среде SharePoint
  • Автоматизируйте уничтожение документов в соответствии с требованиями законодательства
  • Сократите затраты на хранение, добавив политики хранения документов с датами уничтожения во все библиотеки.

Стратегия

Предприятие решило расширить функциональность своей инвестиции в SharePoint, которую они использовали для совместной работы и начали использовать для управления контентом. Предприятие решило внедрить решение Collabware CLM, которое автоматизировало процессы управления записями, сохраняя при этом соответствие документам. При поддержке Collabware решение Collabware CLM для предприятий было введено в эксплуатацию менее чем за пять месяцев, включая обучение менеджеров по учету и приемочное тестирование пользователей.

На протяжении всего процесса Collabware предоставляла обучение на месте, удаленные консультационные услуги и специального менеджера по взаимодействию с клиентами для поддержки внутренней команды. Представитель предприятия заявил: «Обучение было тщательным и эффективным, а Collabware всегда помогала ориентироваться во время технического внедрения. Команда Collabware работала вместе с нами, чтобы быстро решать любые возникающие проблемы, и в целом с нами было замечательно работать!»

Полученные результаты

Жестко регулируемая часть бизнеса теперь полностью соответствует требованиям регулирующих органов. Благодаря способности решения юридически фиксировать записи и демонстрировать защищенные процессы управления записями, Предприятие недавно прошло крупномасштабный внешний аудит, что стало важной вехой и подтверждением его внедрения.

Первоначальная реализация Collabware CLM была первой из многих, развернутых в различных подразделениях предприятия. Сотрудники стали гораздо лучше осведомлены о программе управления записями, и предприятие ожидает значительного снижения затрат на хранение.