Ведущая голландская энергетическая компания улучшает доступ к рабочим пространствам для совместной работы и повышает производительность с помощью удобного приложения

Опубликовано 2 октября 2018 г.

Резюме

Eneco World — это больше, чем здание корпоративной штаб-квартиры, оно отражает философию объединения людей для совместной работы и инноваций. Чтобы повысить производительность и эффективность, голландский поставщик энергии Eneco обратился к Macaw — доверенному партнеру Microsoft Gold — за помощью в разработке приложения, которое позволит почти 3000 сотрудников легко найти место, необходимое для встреч и совместной работы. Eneco решила эту задачу с помощью облачных сервисов Microsoft Office 365, используя PowerApps, Flow и Power BI для разработки приложения RoomFinder, которое теперь объединяет людей и идеи.

Eneco обеспечивает энергией 2,2 миллиона домохозяйств и предприятий в Нидерландах. Чтобы в домах и офисах людей горел свет, организация должна работать эффективно. Однако до недавнего времени 3000 сотрудников, работающих в штаб-квартире Eneco в Роттердаме, постоянно конкурировали за частные переговорные комнаты и рабочие места.

«Мы являемся одной из крупнейших энергетических компаний в регионе, — говорит Том ван дер Бург, менеджер по управлению рабочими местами и документацией в Eneco. «Развитие возобновляемых ресурсов, энергоснабжения и инновационных услуг — это самое важное, что мы делаем. Мы консультируем людей о том, как они могут снизить свои счета за электроэнергию экологически безопасным и возобновляемым способом, поэтому убедиться, что у наших команд есть все, что им нужно, чтобы оставаться инновационными — и предоставить им пространство, необходимое для совместной работы, — важно для нашего бизнеса и наших клиентов. ».

Рабочая философия

Частично принадлежащая государству компания Eneco постепенно переходит к приватизации, что создало потребность в более современном рабочем пространстве. Здание штаб-квартиры было спроектировано в 2012 году, чтобы обеспечить сотрудникам динамичную и устойчивую среду. Он объединил рабочих из шести мест, сократив поездки между офисами и углеродный след компании. Открытая планировка предоставляет сотрудникам гибкое пространство для максимального творчества и поощрения инновационного мышления и сотрудничества.

«Мы называем это здание Eneco World, — говорит Том ван дер Бург, менеджер по управлению рабочими местами и документами в Eneco. «Есть и другие офисы Eneco, но мы в основном находимся в одном здании — одном большом открытом рабочем пространстве». Когда Eneco переехала в новое здание, она также перешла в облако, развернув Microsoft Office 365. «После переезда мы больше не хотели иметь бумажные архивы или физические документы», — продолжает ван дер Бург. «Именно тогда мы перешли на Office 365 и SharePoint Online, чтобы оптимизировать рабочие процессы и консолидировать файлы».

Вызов

Хотя сотрудники Eneco получали выгоду от того, что все находились в одном офисе, вскоре стало трудно найти доступные конференц-залы и тихие рабочие места. Сотрудники Eneco использовали стандартную функцию бронирования помещений в Microsoft Exchange для бронирования официальных конференц-залов в здании штаб-квартиры, но было также около 200 небольших помещений, доступ к которым сотрудникам требовался ежедневно. К ним относятся комнаты концентрации для одного или двух сотрудников, которые можно использовать для тихой работы или совместной работы, небольшие встречи и комнаты для схваток для проектных команд.

До недавнего времени сотрудники обыскивали 14 этажей в поисках открытых конференц-залов и писали свои имена на листах бумаги, чтобы зарезервировать их. «Это большое здание, — говорит Ферри Боуман, технический руководитель отдела Office 365 в Eneco. «Если я на втором этаже, я не знаю, например, есть ли свободная комната на тринадцатом этаже». Еще одна проблема заключалась в том, что только комнаты на трех этажах, которые компания называет Eneco Village, можно было зарезервировать для встреч с коллегами за пределами Eneco. Комнаты на других этажах были отведены для внутренних совещаний, но их нельзя было забронировать.

«В 2017 году один отдел провел день испытаний, чтобы поощрить соревнование за создание приложения, которое могло бы предоставить решение, но это оказалось дорогостоящим предложением», — говорит ван дер Бург. «Итак, они повернулись к нам и сказали: «У вас есть PowerApps. Может быть, вы сможете заставить что-то работать».

Стратегия

Решение стало результатом сотрудничества партнера Microsoft Macaw, Центра компетенции Eneco по Office 365 и конечных пользователей. Macaw использовала Microsoft PowerApps в Office 365 для разработки специального приложения для Eneco и Microsoft Power BI, поддерживающего создание отчетов и прогнозный анализ данных.

«Мы начали с того, что нанесли на доску требования Eneco, — говорит Эрик Боуман, консультант по решениям для Office 365 в Macaw. «Получая доступ к данным о доступных комнатах, мы создали функции, которые предоставляли бы организаторам собраний список комнат и временных интервалов. Было важно, чтобы приложение было максимально удобным для пользователя. PowerApps упростили и ускорили процесс разработки».

Команда использовала Microsoft Flow для автоматизации процесса бронирования. «Если вы бронируете комнату в приложении, встреча сохраняется в списке SharePoint, но процесс происходит в Flow», — говорит ван дер Бург. На основании изменения в списке запускается Flow для отправки напоминаний и уведомлений сотрудникам. Если напоминание не подтверждено, Flow позаботится об удалении бронирования. «Вот как мы следим за тем, чтобы комнаты использовались, — продолжает он. «В дополнение к этому создается информационная панель Power BI, позволяющая внимательно отслеживать использование приложения, а также фактическое использование комнат».

Команде потребовалось около пяти недель, чтобы разработать и развернуть приложение, включая добавление пользовательского дизайна Eneco. После того, как приложение было запущено, ван дер Бург опубликовал объявление во внутренней сети компании на основе SharePoint и Yammer. «После первой недели люди поняли, что им больше не нужно вешать на двери бумажные записки, — говорит он.

Раньше нам приходилось обходить все здание, чтобы проверить, свободна ли комната. Теперь мы можем использовать наши мобильные устройства, чтобы забронировать номер еще до того, как доберемся до офиса.

Том ван дер Бург (Менеджер по управлению рабочими местами и документами, Eneco)

Полученные результаты

Удобство — одно из самых больших преимуществ для сотрудников, использующих приложение RoomFinder. «Теперь, когда я дома в 7:00 утра, я могу проверить, есть ли свободная комната на более позднее время, и зарезервировать ее на своем мобильном устройстве», — говорит ван дер Бург.

Кнопка обратной связи была важной функцией в первой версии приложения. «Было много положительных отзывов, — говорит ван дер Бург. «Многие из наших коллег сказали: «Это здорово. Я ждал этого долгое время». А другие внесли предложения по улучшению». Ко второй версии положительных откликов было еще больше.

Используя PowerApps, команда значительно сократила затраты на разработку. По словам ван дер Бурга, стоимость разработки приложения с помощью Macaw составляла одну треть от стоимости его создания на платформе OutSystems, которую Eneco использовала в прошлом для разработки приложений для конечных пользователей. «Основные затраты были бы связаны со всем обслуживанием, необходимым для продолжения разработки приложения», — говорит ван дер Бург. «Именно здесь PowerApps оказался главным преимуществом. И мы смогли использовать Power BI и преимущества безопасности, предоставляемые лицензией Office 365 E5».

Помимо времени, сэкономленного за счет планирования встреч через приложение RoomFinder, Eneco сократила общие расходы на встречи. «Раньше мы знали, что есть свободные помещения для совещаний, но наши сотрудники не видели их. Поэтому они запланировали множество внешних встреч», — говорит ван дер Бург. «Мы шли в другую компанию или в отель и платили, чтобы забронировать номер. Теперь каждый может использовать приложение, чтобы найти свободное место в собственном здании».

В организации ощущается большее чувство общности. «Я думаю, что благодаря приложению Eneco World стала более открытой, — говорит ван дер Бург. «Теперь, когда мы бронируем номера на других этажах, люди покидают свой этаж и видят других коллег. Это действительно укрепляет сотрудничество, что является частью миссии Eneco».

Приложение также вдохновляет на новые идеи. «Раньше никто не знал, что такое PowerApps, — говорит Ферри Боуман. «После запуска RoomFinder люди думают о других возможностях. Они думают, что если это сработает, могут возникнуть и другие проблемы, которые мы сможем решить с помощью PowerApps».

Узнайте больше о Энеко на Твиттер, LinkedIn, а также Фейсбук.

Прочитать полное тематическое исследование