Ключевая роль Office 365 и информационного лидерства в преобразовании бизнеса и соблюдении требований в окружном совете Центрального Хокс-Бей

Опубликовано 21 апреля 2020 г.

Резюме

Окружной совет Центрального Хокс-Бей (CHB) является первым советом Новой Зеландии, который использует Office 365 для широко распространенной системы управления электронными документами и записями (EDRMS) уровня соответствия Закону о государственных записях.

Этот шаг был воспринят новым руководством CHB как краеугольный камень внутренней трансформации бизнеса. Раньше записи совета создавались и управлялись как бумажные записи и электронные документы в специальных файловых ресурсах. Это мешало персоналу получить полную картину при принятии решений и предоставлении советов. Это также затруднило оптимизацию бизнес-процессов для повышения эффективности и уровня обслуживания.

Их новая система Office 365 обеспечивает согласованные и простые способы хранения документов и электронных писем, а также обеспечивает мощный поиск, включая поиск по свойствам или клиентам. Он также интегрирован с их рейтингом и системой собственности.

Это расширило возможности сотрудников работать в любом месте, сотрудничать, более эффективно обслуживать своих клиентов и формирует основу для их рабочего места в будущем. CHB теперь использует это дальше с помощью цифровых инициатив, чтобы работать с сообществом и заинтересованными сторонами и служить им.

Вызов

Большая часть информации CHB хранилась в бумажных документах, а также в электронных файлах на файловых ресурсах и в электронной почте. Папки общего доступа были до десяти в глубину и имели специальную структуру. Это затрудняло поиск всей информации по теме или свойству, особенно для новых сотрудников.

Решая эти проблемы, компания CHB стремилась стимулировать обмен знаниями и распространение информации по всей организации, а также повысить эффективность и уровень обслуживания.

Для достижения этого потребуются значительные изменения в поведении и процессах. План реализации должен был запечься в управлении изменениями и руководстве. Кроме того, необходимо было создать последовательные согласованные структуры для хранения и поиска информации.

Стратегия

Семинары показали, что у каждого из отделов CHB были очень уникальные потребности и рабочие процессы, но им по-прежнему требовался доступ к одним и тем же документам. Из-за этого унификация различных файловых ресурсов и источников информации была приоритетной задачей. В частности, сведение всего в единый поиск недвижимости.

Простота подачи информации, а также защита конфиденциальной информации были приоритетом. Проекты включали использование приложений iWorkplace на основе Azure, которые позволяют автоматически классифицировать метаданные. Еще одно приложение iWorkplace (Smart Case Files) упрощает управление содержимым и дает администраторам легкий доступ к настройке безопасности и разрешений без прав системного администратора. Это очень полезно для управления рисками, связанными с конфиденциальностью и коммерческой конфиденциальностью.

Требования к соблюдению Закона о государственных записях были удовлетворены собственной библиотекой документов Office 365 и структурами метаданных, связанными с приложением iWorkplace Smart Records. Это приложение Azure создает витрину данных со всеми записями, которые можно использовать для создания отчетов о склеивании/нарезке, а также для создания правил хранения и удаления контента. Правила могут быть автоматизированы и включать процессы ручной оценки и утверждения, которые можно использовать по мере необходимости.

Проект включал в себя активное взаимодействие с персоналом по проектированию рабочих мест, которые они будут использовать. Также было проведено интерактивное выставочное мероприятие, на котором наглядно были показаны цель проекта, решаемые им проблемы и то, как другие новозеландские организации и советы использовали Office 365.

По мере развития проекта была организована дополнительная выставка для работы над ключевыми изменениями, необходимыми для внешнего цифрового взаимодействия — с клиентами, сообществом и группами заинтересованных сторон. Это помогло не только спланировать будущее, но и углубить понимание того, как Office 365 должен работать на них.

Мы хотели чего-то большего, чем просто хранилище цифровых файлов. Мы хотели что-то, что должно было стать катализатором нашего цифрового пути, чтобы мы могли реализовать наше стремление мыслить умнее, лучше работать вместе и обеспечивать превосходство клиентов. Office 365 дал нам доступ к рабочему месту будущего и доступ к цифровому будущему.

Моник Дэвидсон (генеральный директор Центрального районного совета Хокс-Бей)

Полученные результаты

Подробный и настраиваемый поиск в SharePoint был немедленным улучшением для сотрудников, которые теперь могут находить документы, отфильтрованные по: отделу, делу или типу документа. Информация хранится в последовательно структурированных рабочих пространствах, которые включают все функции и действия.

Сотрудники обнаружили неожиданные преимущества, такие как возможность удаленной работы на слушаниях по представлению материалов. Имея свою EDRMS и стратегию, CHB продолжает открывать для себя новые возможности работы с SharePoint и Office 365. Это определяет их стратегию, поскольку они планируют использовать свою платформу Office 365 на будущих этапах своей цифровой трансформации.

Районный совет Центрального Хокс-Бей, первая организация местного самоуправления в Новой Зеландии, внедрившая SharePoint и Office 365 для EDRMS уровня соответствия требованиям, открыла двери для других советов.

Прочитать полное тематическое исследование