Молодежная организация оцифровывает записи перед офисным переездом

Опубликовано 15 мая 2022 г.

Резюме

Boys Hope Girls Hope (BHGH) — международная организация, деятельность которой направлена на расширение прав и возможностей молодежи посредством образования и комплексной поддержки. Работая в 16 городах США и Латинской Америки, BHGH использует структурированные программы, адаптированные к потребностям каждого сообщества, уникальную учебную программу и партнерские отношения с местными школами и университетами. Тысячи ученых принимают участие в программах BHGH в США и Латинской Америке.

Решение Fujitsu помогает Boys Hope Girls Hope оцифровывать тысячи бумажных документов, сводя к минимуму требования к физическому пространству и повышая удобство использования и возможности поиска. Они также поделились своими планами и соображениями относительно Project Cortex, чтобы еще больше свести к минимуму индексирование и управление метаданными, чтобы еще больше исключить людей из процесса маркировки и сортировки. Настоящая цель состоит в том, чтобы уделять больше времени созданию возможностей и обучению в колледже, чтобы развивать будущие «истории надежды выпускников».

Вызов

Томас Кейси, вице-президент по операциям, определил потребность организации в управлении вспомогательными документами и деловыми артефактами. У BHGH есть три основные программы, которые создают важные бумажные бизнес-артефакты. К ним относятся академические документы, операционные документы, данные программы в дополнение к обычным документам, требуемым в большинстве предприятий, таким как формы кадров, налоговые и платежные ведомости, а также бизнес-архивы.

Жилищная программа: в каждом доме BHGH от шести до двенадцати учащихся круглосуточно находятся под присмотром профессиональных консультантов по жилью. Ученые делят работу по дому, вместе делают домашнее задание, посещают религиозные службы, едят и растут вместе. Количество подтверждающих документов на одного ученого ошеломляет. Теперь умножьте это на несколько 2-3 жилых домов на город и 14 городов только в Соединенных Штатах.

 

Программа академии: как и учащиеся-интернаты, стипендиаты академии зачислены в программы подготовки к колледжу в школах с самым высоким рейтингом или получают учебную программу подготовки к колледжу в своем нынешнем школьном округе; ученые подбираются к наставникам, которые помогают им раскрыть свой академический потенциал, и наставникам, которые делятся их жизненным опытом; они участвуют во внеклассных мероприятиях, призванных помочь им открыть себя и окружающий мир; и они участвуют в проектах общественных работ, которые учат их ценить жизнь, посвященную служению другим.

  • Коллегиальная программа: для студентов BHGH, проживающих и не проживающих, обучение в колледже - это не мечта, это ожидание. Эта программа представляет собой многолетнюю интерактивную программу с конкретными мероприятиями, которые, как доказано, готовят ученых к требованиям жизни в кампусе и независимой жизни.

В 2012 году Microsoft пожертвовала более $1M программного обеспечения для автоматизации систем BHGH. В рамках пути цифровой трансформации в 2020 году BHGH снова использует платформу Microsoft для автоматизации своих бизнес-задач по управлению документами.

«Существует реальная потребность в защите этих документов и управлении их жизненным циклом. Программа BHGH основана на целостной поддержке наших ученых. Наличие правильных документов, доступных во время путешествия ученых с нашими программами, имеет решающее значение. Мы подумали: «Почему бы нам не оцифровать эти документы, чтобы нужные люди получали нужные данные в нужное время безопасным и безбумажным способом».

Стратегия

BHGH хотела начать со своих старых документов. В рамках проекта физического перемещения штаб-квартиры сети компания BHGH хотела оцифровать свои старые файлы. В бизнесе на протяжении более 40 лет количество бумажной информации было огромным.

BHGH нашла заинтересованного партнера в лице Fujitsu, которая предоставила готовые к облаку сканеры документов, чтобы помочь некоммерческой организации запустить свою инициативу цифровых документов с целью сканирования, индексации и хранения вспомогательных документов в нескольких местах в зависимости от типа документа, включая Microsoft SharePoint. Microsoft SharePoint предлагает безопасное место в Интернете для сканирования, управления и хранения копий важных документов и деловых артефактов.

Проект «Цифровые документы» был запущен в начале 2020 года в виде пилотного проекта в офисе в Сент-Луисе, штат Миссури. Дополнительные проекты запланированы для 14 жилых программ в Соединенных Штатах.

В рамках этой инициативы сотрудники и волонтеры BHGH будут использовать сканеры Fujitsu fi-7300NX на мобильных тележках без компьютеров для сканирования документов в SharePoint. Fujitsu fi-7300NX можно развернуть без компьютера, подключив напрямую к серверу Fujitsu NX Manager Server, размещенному в помещении, или в Microsoft Azure. Это значительно снижает нагрузку на ИТ-специалистов по обслуживанию и защите компьютеров, предназначенных исключительно для станций сканирования.

BHGH может сканировать один раз, а Fujitsu NX Manager может отправлять цифровые изображения каждого документа в 3 уникальных местоположения и в виде нескольких типов файлов (например, файлы PDF и изображения JPEG). Документы могут запускать рабочие процессы с помощью Microsoft UiFlow или безопасно храниться в SharePoint или OneDrive. Доступ к документам также можно сделать доступным с помощью Microsoft Teams.

Поскольку безопасность всегда является главным приоритетом, сканеры Fujitsu fi-7300NX не сохраняют отсканированные изображения. Решение не требует станции сканирования (ПК или настольный компьютер), поскольку документы сканируются непосредственно на сервер NX Manager, который будет размещен в Microsoft Azure.

 

Полученные результаты

Усилия BHGH Digital Document — это, казалось бы, простое решение, которое быстро приносило пользу ученым и группам поддержки.

Некоммерческие организации не освобождаются от автоматизации бизнеса. Как менеджеры пожертвований доноров, они должны обеспечить себе хорошую отдачу от своих вложений времени и таланта. Агентства социального обслуживания могут воспользоваться преимуществами оцифровки документов, поскольку это упрощает доступ к документам, которые имеют жизненно важное значение для нашей миссии, и централизует их местонахождение.

Надежность и удобство использования сканеров Fujitsu в сочетании с Microsoft Cloud предоставляют BHGH и другим организациям бесконечные возможности оптимизации их операций.