Покупатель
Арла Фудс
Arla Foods — международный молочный кооператив, которым владеют 9 900 фермеров из Дании, Швеции, Великобритании, Германии, Бельгии, Люксембурга и Нидерландов. Ответственное управление деньгами этих фермеров-владельцев, а также стратегия роста и качества, учитывающая изменения климата и рынков и уважающая их, сделали Arla Foods крупнейшим в мире производителем экологически чистых молочных продуктов.
Молочное животноводство может показаться консервативной отраслью, и во многом так оно и есть. Однако с точки зрения бизнеса Arla похожа на любую другую транснациональную компанию с географически рассредоточенной рабочей силой. В кооперативе работает около 20 000 человек по всему миру, и ему нужны инструменты для их поддержки. В то же время Arla является не публичной компанией, а кооперативом, который несет ответственность перед своими фермерами-владельцами за разумное расходование своих денег. Таким образом, когда внутреннее серверное оборудование и программное обеспечение Arla запустило свою интрасеть на грани морального износа, кооператив увидел возможность сэкономить деньги, улучшив коммуникацию, совместную работу и производительность своей рабочей силы с помощью современной интеллектуальной интрасети.
(Быстрый) путь от идеи до интрасети
Первоначальная интрасеть Arla представляла собой сайт с пользовательским кодом, построенный на локальной установке SharePoint. Срок службы серверного оборудования быстро подходил к концу, и кооператив должен был решить, покупать ли новое оборудование, продлевать лицензии на программное обеспечение и привлекать стороннего поставщика для пересмотра пользовательского кода. -оп хотел потратить деньги.
По воле судьбы примерно в это же время Стиг Томсен, ведущий архитектор My Digital Workspace в Arla, посетил доклад об интеллектуальной интрасети на Microsoft Ignite 2018. То, что он узнал, вызвало лавину идей в Дании. «Эй, мы действительно можем что-то с этим сделать!» он говорит, что думал.
Томсен поделился этой идеей со своей коллегой Анной Кристенсен, менеджером по продукту My Digital Workspace. Вместе они определили три цели для новой интрасети:
- Используйте только новейшие готовые компоненты без специальной разработки.
- Применяйте экономный подход.
- Адаптируйтесь к новым способам работы (например, мобильным).
В течение следующих шести месяцев новый интранет начал обретать форму.
Экономьте деньги, становясь вечнозеленым
У Арлы, давнего клиента Microsoft, уже были инструменты, которые облегчили бы совместное будущее, к которому стремилось руководство кооператива. Томсен и Кристенсен хотели свести расходы на новый интранет к минимуму и выполнять как можно больше работы дома. Как говорит Кристенсен: «Инновации даются легко, когда у вас есть все деньги мира. Настоящая инновация приходит тогда, когда вам бросают вызов, и трудно оправдать финансирование таких проектов».
SharePoint Online предоставил команде большую часть того, что им было нужно, «из коробки», помогая им жестко контролировать расходы и избегать привязки к поставщику.
SharePoint дал кооперативу два основных улучшения:
- Вечнозеленые черты. Кооператив значительно сократил ИТ-затраты, используя Microsoft 365, потому что, поскольку это решение «программное обеспечение как услуга» (SaaS), его функции всегда актуальны.
- Мобильный доступ. Мобильные сотрудники не могли получить доступ к интрасети. По мере того как все больше и больше сотрудников переходят с настольных компьютеров на мобильные устройства, количество посещений интрасети сотрудниками сокращается, поэтому мобильный доступ стал серьезной потребностью для сотрудников Arla по всему миру.
Томсен говорит: «Нам удалось убедить руководство в том, что, поскольку интрасеть больше не отвечает потребностям сотрудников и потребуются инвестиции в инфраструктуру, лучше переключиться на стандартную, ориентированную на будущее платформу SaaS, используя оффлайн. компоненты полки».
Когда команда провела подсчеты, стало ясно, что первоначальные затраты на поддержание системы на месте по сравнению с переходом на интеллектуальную интрасеть были примерно одинаковыми. Но вечнозеленый характер решения SaaS в сочетании с использованием готовых функций SharePoint значительно сократит ежегодные затраты. Кооператив сэкономит не только на обслуживании и текущих ежемесячных расходах, но и на расходах, связанных с обновлением операционной системы, программного обеспечения и серверного оборудования. Как говорит Кристенсен: «Это не наши деньги. Мы принадлежат тысячам фермеров. Это их средства к существованию. Мы должны нести ответственность за то, как мы тратим эти деньги».
Со старым, с новым
Одним из принципов, который Томсен и Кристенсен подчеркнули в новом дизайне внутренней сети Arla, была преемственность с навигацией и структурой классической внутренней сети. Вот где появились функции мегаменю для домашнего сайта в SharePoint. Благодаря мегаменю новая интрасеть имеет навигацию, имитирующую классическую интрасеть Arla. По словам Томсена, «мы могли получить ту же функциональность и избежать сюрпризов для наших сотрудников, потому что новая интрасеть использовала структуру старой интрасети».
Там, где команда дизайнеров сталкивалась с пробелами в функциональности, они находили простые обходные пути. Например, самым важным требованием отдела корпоративных коммуникаций было предоставление им возможности планировать выпуски новостей — важнейшая задача для любой глобальной операции. Эта функция SharePoint находится в разработке в Microsoft, но вместо того, чтобы ждать или переходить к пользовательскому коду, команда смогла создать желаемую функциональность менее чем за день с помощью Microsoft Flow.
Дизайн окончательного домашнего участка был фактически определен сотрудниками кооператива. «В основном мы размещали все готовые веб-части, доступные в SharePoint, на домашнем сайте, а затем спрашивали нашу группу пользователей, какие из них им понравились», — смеется Томсен. Тестовая группа состояла примерно из 50 человек, набранных со всего кооператива, поэтому результат репрезентативен для Арлы в целом.
Эта целевая страница служит как домашним сайтом, так и центральным сайтом и включает в себя мегаменю, глобальные новости, региональные новости и, безусловно, самую популярную среди сотрудников функцию — блок быстрых ссылок 3×3, который помог команда дизайнеров достигла своей цели по преобразованию внутренней сети Arla из сайта для общения.
в своего рода портал самообслуживания. Встроенная функция поиска дает сотрудникам возможность искать нужную им информацию по всей организации, а группа устранила сторонние компоненты из интрасети, перенеся некоторые существующие рабочие процессы из K2 в веб-части PowerApps.
Такая оптимизация имела решающее значение, потому что простота была ключевым моментом.
«Старый интранет назывался Check-In, — говорит Кристенсен, — и сотрудники постоянно спрашивали: «Когда заработает новый Check-In?» Но новый интранет — это не Check-In 2.0. Это совершенно новый интранет… совершенно новая философия».
На домашнем сайте команда создала коммуникационные сайты для бизнес-сфер, корпоративной информации, отдельных стран в семье Arla и многого другого. Владельцы были назначены для каждого сайта связи в сфере бизнеса (например, отдел кадров, корпоративные коммуникации, продажи), и они имели право и ответственность за создание контента для своих сайтов. Кристенсен говорит: «В начале этого проекта мы приняли решение ничего не переносить из Check-In в новую интрасеть. Все приходилось создавать с нуля, и это гарантировало, что в новую интрасеть будет включен только соответствующий контент». Различия в архитектуре между старой и новой версиями SharePoint сделали этот подход самым простым и экономичным способом достижения целей группы. Владельцы коммуникационных площадок также оценили шанс на генеральную уборку.
Создание современной рабочей силы Арла
Арла — многонациональная организация. Сотрудники работают на ходу, часто со своих мобильных устройств, а не со столов в офисе. Старая интрасеть Arla не могла обеспечить мобильный доступ, и было невозможно интегрировать функции Office 365. Мобильная связь, таким образом, была огромным драйвером для новой интрасети. Как отмечает Кристенсен: «Для Arla важно быть лидером в области современных технологий совместной работы, чтобы поддерживать этот новый способ работы. В то же время мы можем адаптировать наш способ работы, чтобы наши сотрудники использовали эти новые технологии и инструменты так, как они предназначены для использования. Эти двое могут идти рука об руку».
Большие победы за экономный подход
Новый интранет Arla, запущенный 1 октября 2019 г., является частью интегрированной экосистемы Microsoft 365. Теперь у сотрудников есть быстрый и простой способ начать свой рабочий день: они могут узнавать последние новости, видеть, что происходит в их сообществах, и запускать приложения, необходимые им для продуктивной работы и совместной работы.
Сотрудники Arla по-прежнему могут получать доступ к старой интранет-сети, но в конце 2019 года она будет отключена. Чтобы упростить переход, сотрудники видят новый домашний сайт каждый день, запуская свои браузеры. Владельцы коммуникационных сайтов каждый день загружают все больше контента, и по мере добавления новых сайтов сообществ интранет будет расширяться, изменяться и предлагать больше возможностей для совместной работы и новых способов работы.
До сих пор отзывы были положительными, и компания вложила средства в кампанию по привлечению широких масс, которая позволяет активистам сайтов сообщества рассказывать своим коллегам, что делает их сайты великолепными. Эти чемпионы могут создавать сайты, которые им нужны, с нужными страницами и макетами, но My Digital Workspace сохраняет определенную степень контроля, обеспечивая унифицированный опыт на всех сайтах. Как отмечает Кристенсен: «Мы не хотим, чтобы это был ИТ-проект. Мы хотим, чтобы это было массовое движение снизу вверх. Владельцы портала являются представителями нашей новой внутренней сети».
На сегодняшний день новый интранет кооператива принес несколько значительных успехов:
- Из 20 000 сотрудников, имеющих доступ к новой интрасети, 12 000 — это офисные работники, которые работали на выделенных ПК и переходят на мобильные устройства, а 8 000 — работники первой линии, которые теперь получают доступ к интрасети с киосков или персональных мобильных устройств.
- Время загрузки интрасети значительно быстрее.
- Использование готовых функций означает удивительно короткое время от проектирования до развертывания.
- Команда устранила затраты на тестирование и исправление ошибок и может быстро и легко вносить изменения без необходимости настройки или стороннего кодирования, избегая привязки к поставщику.
- Мобильная доступность означает, что впервые работники первой линии могут получить доступ к интрасети.
Будущее Арлы в сотрудничестве
Работа не остановилась только потому, что новая интрасеть запущена и работает. По мере запуска большего количества коммуникационных сайтов команда My Digital Workspace планирует добавлять фильтры, чтобы обеспечить большую персонализацию для сотрудников. Томсен приводит пример: «Только если вы, например, находитесь в Финляндии, вы увидите новости из Финляндии, написанные на финском языке». Он и Кристенсен предсказывают, что все больше и больше общения будет перемещаться в сообщества Yammer с группами, сотрудничающими в Teams. Продавец из Швеции описывает интеллектуальную интрасеть Arla следующим образом: «Наконец-то она у меня в кармане. Я могу использовать его там, где нахожусь».
Arla Foods находится на мировом рынке во многом благодаря тщательному управлению деньгами, которые ей доверяют тысячи фермеров-владельцев. Но то, что начиналось как проект по экономии денег, превратилось в интеллектуальную интрасеть, которая поможет превратить компанию в рабочее место будущего, созданное для доступности, общения и совместной работы. «Мы стандартизировали технологии Microsoft, и наши сотрудники работают с ними, — говорит Торбен Фабрин, старший вице-президент и ИТ-директор Arla. «Теперь они могут работать продуктивно, где бы они ни находились, сотрудничая с коллегами по всему континенту. Это будущее Arla Foods».
