100년 역사의 무역 그룹, SharePoint, Power BI 및 Flow를 활용하여 내부 프로세스 현대화

2019년 1월 14일 발행

요약

뉴욕시에 본사를 둔 100년 역사의 회원 협회인 Jewelers of America는 SharePoint, Power BI, Flow 등 Office 365 애플리케이션을 활용하여 조직의 디지털 혁신을 촉진했습니다. 조직은 현재보다 더 효과적으로 통합할 수 있다고 생각하는 여러 LOB(Line of Business) 애플리케이션 데이터베이스와 수많은 수동 프로세스를 보유하고 있었습니다. Jewelers of America는 Longi Engineering에 의뢰하여 이러한 프로세스를 현대화하기 위한 Microsoft 365 솔루션을 구현했습니다.

도전

Jewelers of America는 오래된 수동 프로세스에 의존하여 비즈니스 프로세스와 비즈니스 애플리케이션 데이터베이스를 현대화해야 했습니다. 업데이트가 필요한 비즈니스 프로세스에는 전 세계에 위치한 2,000개 이상의 주얼리 조직 구성원과 협력할 수 있는 기능이 포함되었습니다. 또한 조직은 임원과 이사회 구성원에게 회원 성장과 재정적 생존 가능성을 나타내는 시각화 자료를 제공할 수 있어야 했습니다. 현대화된 프로세스를 통해 조직은 다음을 추구했습니다.

– SQL Server 멤버십 데이터베이스에 대한 통계 및 그래픽 통찰력 확보

– 경영진과 이사회 구성원에게 이 데이터에 대한 그래픽 보기를 제공합니다.

– 회계연도 재정을 전년도와 비교하고 부서별 예산을 분석합니다.

– 휴가 요청, 보상 시간 승인 등 수동 프로세스를 효과적으로 관리합니다.

전략

솔루션을 선택할 때 대체 비즈니스 인텔리전스 제품이 고려되었지만 Power BI의 통합 능력과 전반적인 가치로 인해 의사 결정자들 사이에서 빠르게 선호하게 되었습니다. Power BI가 비즈니스 멤버십 데이터베이스, Dynamics GP 회계 시스템에 통합할 수 있고 SharePoint에서 실시간으로 업데이트되는 대시보드/시각화를 렌더링할 수 있다고 판단되면 Power BI를 활용하기로 한 결정이 확정되었습니다.

회원 부서는 데이터베이스 쿼리를 실행하고 회원 관련 통계로 Excel 스프레드시트를 업데이트하는 데 많은 시간을 소비했습니다. SQL Server에 보관된 이 데이터는 Power BI 통합을 위한 탁월한 후보였습니다. 비즈니스 애플리케이션 서버를 통해 Power BI 게이트웨이 연결이 설정되면 멤버십 데이터가 원활하게 판독되고 회계연도 전반에 걸쳐 멤버십 데이터를 비교할 수 있도록 수많은 시각화가 구성되었습니다.

CFO 및 회계 부서는 회계연도 동안 지출이 예산 금액과 일치하는지 확인할 수 있는 방법을 오랫동안 찾고 있었습니다. Power BI 통합을 통해 미수금, 지급금 및 현금 잔액을 실시간으로 쉽게 볼 수 있는 대시보드를 만들 수 있었습니다.

비즈니스 인텔리전스 기능 외에도 조직에서 자동화하고 간소화하려는 여러 워크플로가 있었습니다. 이러한 워크플로 중 두 가지는 휴가 요청 프로세스와 보상 요청 프로세스였습니다. 이러한 프로세스에서는 직원들이 양식을 작성하고, 인쇄하고, 서명한 후 서명을 위해 관리자에게 양식을 가져와야 했습니다. 그렇게 하면 휴가를 추적/관리하는 담당자에게 양식을 가져오게 됩니다.

이러한 수동 프로세스는 SharePoint 양식/목록 및 Flow를 통한 프로세스 자동화에 적합합니다. 직원이 요청한 휴가를 입력할 수 있도록 SharePoint 양식이 구현되었습니다. 일단 제출되면 요청자의 관리자를 자동으로 결정하고 SharePoint에 로그인할 필요 없이 Outlook 내에서 요청을 승인하거나 거부하도록 관리자에게 이메일을 보내는 흐름이 시작되었습니다. 관리자의 승인이 완료되면 요청자 및 데이터 유지 관리 담당자에게 이메일로 통보되었습니다. 모든 휴가 시간은 상호 작용의 결과로 SharePoint 목록에 자동으로 업데이트되었습니다.

결과

SharePoint, Power BI 및 Flow는 Jewelers of America가 글로벌 회원 기반에 우수한 서비스를 지속적으로 제공하는 데 도움을 주기 위해 구축하려는 비즈니스 애플리케이션의 강력한 핵심을 형성했습니다.